eConnect procesa los siguientes tipos de archivo:

ZUGFeRD/Factur-X (PDF híbrido con XML integrado) también está admitido. La plataforma intenta primero procesar el XML integrado; si no es válido, el PDF se procesa mediante OCR.

¿Envía documentos a través de la API en lugar de por correo electrónico? Se aplica un límite mayor de hasta 15 MB por archivo. Más información sobre el envío mediante la API IDR.

Envíe siempre una factura por archivo. Si una factura tiene varias páginas, combínelas en un único archivo PDF. La plataforma procesa cada archivo como un documento independiente. Si un PDF contiene varias facturas, la tarea de conversión se rechaza con el mensaje «El documento contiene varios documentos».

El método de página de portada no está admitido: una página de portada añadida manualmente no puede utilizarse para guiar el reconocimiento. Tampoco combine varios documentos en un único archivo PDF.

El enfoque correcto es el contrario: primero envíe la factura original y, a continuación, enriquezca la factura reconocida en su propio software con información adicional.

Excepción para notas de gastos: con una nota de gastos, a veces se utiliza una página de portada. En ese caso, el IDR solo reconoce la página de portada; el documento se trata entonces como una factura simplificada, con menos datos reconocidos.

Tenga en cuenta que las imágenes en las firmas de correo electrónico y los logotipos de empresa cuentan como archivos adjuntos. Si su programa de correo incluye automáticamente un logotipo, este cuenta para el máximo de 50 archivos adjuntos y puede afectar a la clasificación. El sistema reconoce automáticamente la mayoría de los logotipos mediante la API Detect y los filtra, pero en algunos casos un logotipo puede procesarse incorrectamente como documento.

Cuando envía una factura con documentos complementarios (especificaciones, albaranes, partes de horas) en el mismo correo, los documentos complementarios se adjuntan automáticamente a la factura.

Si envía varias facturas junto con archivos adjuntos en un mismo correo, el sistema no puede determinar qué archivo adjunto pertenece a qué factura. En ese caso, envíe correos separados por factura.

Los archivos PDF con cifrado, firma digital u otras restricciones no pueden ser leídos por el motor OCR. Se rechazan con el mensaje «Documento protegido». Elimine la protección antes de enviar el archivo o solicite una versión sin protección al proveedor.

La conversión PDF (reconocimiento OCR) está disponible para facturas dirigidas a todas las organizaciones disponibles en la plataforma. No importa si el destinatario es una organización neerlandesa, belga u otra organización extranjera. El IDR admite más de 200 idiomas para el reconocimiento de texto, por lo que se reconocen facturas en prácticamente cualquier idioma.

Consejo: ¿no está seguro de si su archivo cumple los requisitos? Envíe una factura de prueba y compruebe si se procesa correctamente. En caso de error recibirá un mensaje de error claro con el motivo.