Polen hat eine nationale E-Rechnungsplattform eingerichtet: das KSeF (Krajowy System e-Faktur). Es handelt sich um ein Clearance-System, bei dem Rechnungen hochgeladen und von der Steuerbeh�rde genehmigt werden, bevor sie den Empf�nger erreichen. Das System ist stufenweise verpflichtend geworden und gilt inzwischen f�r die Mehrheit der polnischen Unternehmen.

Die Einf�hrung erfolgt in drei Phasen:

Alle Umsatzsteuerpflichtigen m�ssen ab dem 1. Februar 2026 KSeF-Rechnungen empfangen k�nnen, unabh�ngig davon, wann sie selbst zum Versand �ber KSeF verpflichtet sind.

Tipp: Bis Ende 2026 werden keine Bu�gelder f�r Fehler verh�ngt, die durch KSeF verursacht werden. Das gibt Unternehmen Raum, das System einzurichten, ohne ein unmittelbares Risiko einzugehen.

KSeF ist ein Pre-Clearance-System. Das bedeutet, dass eine Rechnung zun�chst auf die KSeF-Plattform hochgeladen wird, wo die Steuerbeh�rde sie pr�ft und eine eindeutige KSeF-Referenznummer zuweist. Erst danach ist die Rechnung g�ltig und f�r den Empf�nger verf�gbar.

Der Ablauf im Einzelnen:

1. Der Absender erstellt eine Rechnung im vorgeschriebenen FA_VAT-XML-Format (Schema FA(3))
2. Die Rechnung wird auf KSeF hochgeladen
3. KSeF pr�ft die Rechnung und weist eine Referenznummer zu
4. Der Empf�nger ruft die Rechnung von KSeF ab oder erh�lt sie �ber sein Access Point

Eine stabile Internetverbindung ist nicht immer verf�gbar. Deshalb bietet KSeF einen Offline24-Modus: Rechnungen d�rfen offline erstellt und sp�testens am n�chsten Gesch�ftstag auf KSeF hochgeladen werden. Offline-Rechnungen erhalten eine UPO-PDF mit einem Offline-QR-Code als vorl�ufigen Nachweis.

Neben KSeF gibt es PEF (Platforma e-Faktur), die Peppol-Route f�r die E-Rechnung in Polen. Beide Systeme bestehen nebeneinander:

F�r inl�ndische polnische B2B-Rechnungen ist KSeF die verpflichtende Route. F�r grenz�berschreitende Rechnungen (zum Beispiel von den Niederlanden nach Polen) kann Peppol verwendet werden.

KSeF erfordert das FA_VAT-XML-Format (Schema FA(3)), das speziell f�r das polnische System entwickelt wurde. Dieses Format unterst�tzt Anh�nge und hat einen verpflichtenden QR-Code.

F�r die technische Verbindung mit KSeF ben�tigen Sie Zertifikate: zwei Sätze von .key- und .crt-Dateien pro Unternehmen (einen für die Online-Nutzung, einen für die Offline-Nutzung), einschließlich Verschlüsselung und Multi-Organisations-Verwaltung. Diese Zertifikate werden von der polnischen Steuerbehörde ausgestellt.

Wichtig: �bermitteln Sie Zertifikatsdateien niemals per gew�hnlicher E-Mail. Outlook blockiert .key- und .crt-Dateien. Verwenden Sie einen sicheren Kanal.

eConnect bietet eine bewährte KSeF-Integration in Produktion, derzeit mit zwei operativen Kunden (sowohl eingehend als auch ausgehend, online und offline bewährt), für Kunden, die Rechnungen nach oder aus Polen versenden:

• KSeF-Onboarding: eConnect begleitet Sie durch den Onboarding-Prozess, einschlie�lich der Einrichtung von Zertifikaten und der Batchverarbeitungskonfiguration.
• Batchverarbeitung: Um Rate Limiting zu vermeiden, verarbeitet eConnect Rechnungen in Batches (konfigurierbares Intervall)
• KSeF-Referenznummer: Nach dem Clearance wird die KSeF-Referenznummer an Ihr ERP-System zur�ckgemeldet
• NIP-Nummer: Ihre polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (NIP) wird mit Ihrer Organisation in der eConnect-Plattform verkn�pft

Wenn Sie aus den Niederlanden an einen polnischen Empf�nger fakturieren, k�nnen Sie auch die Peppol-Route (PEF) nutzen. eConnect routet automatisch anhand des Identifiers des Empf�ngers.

M�chten Sie die KSeF-Integration �ber eConnect einrichten? Kontaktieren Sie unser Team.