Sammelrechnungen | eConnect

Eine Sammelrechnung bündelt mehrere Lieferungen, Bestellungen oder Leistungen auf einer einzigen Rechnung. Statt pro Lieferung eine separate Rechnung zu versenden, erhält der Empfänger eine, die alles zusammenfasst. Dies spart Verarbeitungszeit auf beiden Seiten und reduziert die Anzahl der Dokumente in der Buchhaltung. In UBL ist eine Sammelrechnung technisch gesehen eine reguläre Rechnung, aber die Art und Weise, wie Sie die Positionen und Verweise strukturieren, verdient besondere Aufmerksamkeit.

Wie sieht eine Sammelrechnung in UBL aus?

Eine Sammelrechnung ist kein separater Dokumenttyp. Es ist eine reguläre UBL Invoice (InvoiceTypeCode 380) mit mehreren Rechnungspositionen, die jeweils auf eine andere Bestellung, Lieferung oder Periode verweisen. Der Unterschied liegt in den Referenzen.

Verweis auf Dokumentebene

Wenn alle Positionen zur selben Bestellung gehören, genügt eine einzelne OrderReference auf Dokumentebene:

<cac:OrderReference>
  <cbc:ID>PO-2026-5500</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

Verweise pro Position

Bei einer echten Sammelrechnung (mehrere Bestellungen) setzen Sie den Bestellverweis auf jede Rechnungsposition separat über das OrderLineReference-Element:

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>1</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">20</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">500.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:OrderLineReference>
    <cbc:LineID>1</cbc:LineID>
    <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO-2026-5500</cbc:ID>
    </cac:OrderReference>
  </cac:OrderLineReference>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Lieferung 1. März</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">25.00</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>2</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">15</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">375.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:OrderLineReference>
    <cbc:LineID>1</cbc:LineID>
    <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO-2026-5501</cbc:ID>
    </cac:OrderReference>
  </cac:OrderLineReference>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Lieferung 15. März</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">25.00</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

Jede Position verweist auf eine andere Bestellnummer (PO-2026-5500 und PO-2026-5501). Der Empfänger kann so pro Position nachvollziehen, zu welcher Bestellung die Lieferung gehört.

Abrechnungszeitraum

Bei periodischen Sammelrechnungen (z. B. eine Monatsrechnung für alle Lieferungen im März) ist es sinnvoll, den Abrechnungszeitraum aufzunehmen. Dies kann auf Dokumentebene geschehen:

<cac:InvoicePeriod>
  <cbc:StartDate>2026-03-01</cbc:StartDate>
  <cbc:EndDate>2026-03-31</cbc:EndDate>
</cac:InvoicePeriod>

Oder pro Rechnungsposition, wenn die Zeiträume pro Position unterschiedlich sind. Empfangende Systeme können diese Zeiträume für die Buchung im richtigen Monat verwenden.

Wichtige Hinweise

Eine OrderReference pro Rechnung. Peppol BIS Billing V3 erlaubt maximal eine OrderReference auf Dokumentebene. Bei einer Sammelrechnung mit mehreren Bestellungen müssen Sie die Bestellverweise daher pro Rechnungsposition über OrderLineReference angeben, nicht auf Dokumentebene. Verwenden Sie dennoch mehrere Bestellungen auf Dokumentebene, müssen Sie die Rechnung in separate Einzelrechnungen aufteilen.

MwSt.-Berechnung. Die MwSt. wird pro Steuersatz über alle Positionen gemeinsam berechnet, nicht pro Position. Bei einer Sammelrechnung mit vielen Positionen ist dies besonders wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle Positionen die richtige MwSt.-Kategorie haben und die Summen korrekt sind.

Maximale Dateigröße. Eine Sammelrechnung mit Hunderten von Positionen kann eine große XML-Datei ergeben. Einige empfangende Systeme haben eine Dateigrößenbeschränkung. Rechnen Sie bei sehr großen Rechnungen mit einer maximalen Größe von ca. 10 MB (dies variiert je nach Empfänger).

Lesbare Positionen. Geben Sie jeder Rechnungsposition eine klare Beschreibung. Bei einer Sammelrechnung ist es für den Empfänger schwieriger zu erkennen, welche Position zu welcher Lieferung gehört. Ein gut ausgefülltes Item/Name-Feld mit z. B. dem Lieferdatum hilft enorm.

Lieferdetails. Bei mehreren Lieferungen an verschiedene Adressen können Sie pro Rechnungsposition ein Delivery-Element mit dem Lieferdatum und der Lieferadresse aufnehmen. Dies ist optional, macht die Rechnung für den Empfänger aber wesentlich transparenter.

Tipp: Bei eConnect können Sie Sammelrechnungen genau wie reguläre Rechnungen über die Plattform, per E-Mail oder über die API einreichen. Die Plattform verarbeitet Rechnungen mit Hunderten von Positionen problemlos. Bei mehr als 500 Positionen empfehlen wir jedoch, den Support für eine optimale Verarbeitung zu kontaktieren.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mehrere Bestellungen auf einer Rechnung bündeln?

Ja, aber Peppol BIS Billing V3 erlaubt nur eine OrderReference auf Dokumentebene. Bei mehreren Bestellungen müssen Sie die Bestellverweise pro Rechnungsposition über OrderLineReference angeben. Jede Position verweist dann auf die Bestellnummer, zu der die Lieferung gehört.

Gibt es eine maximale Anzahl an Positionen auf einer Sammelrechnung?

Es gibt kein hartes Maximum im UBL-Standard, aber beachten Sie die Dateigröße. Bei sehr großen Rechnungen (mehr als 500 Positionen) empfehlen wir, den Support für eine optimale Verarbeitung zu kontaktieren. Einige empfangende Systeme haben eine Begrenzung von ca. 10 MB.

Wie gebe ich den Lieferzeitraum auf einer Sammelrechnung an?

Verwenden Sie das InvoicePeriod-Element mit StartDate und EndDate. Dies kann auf Dokumentebene (für die gesamte Rechnung) oder pro Rechnungsposition erfolgen, wenn die Zeiträume pro Position unterschiedlich sind. Empfangende Systeme können diese Zeiträume für die Buchung im richtigen Monat verwenden.

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