Die niederländische Steuerbehörde bietet Organisationen mit einem Fuhrpark von mehr als 25 Kennzeichen die Möglichkeit, die Kraftfahrzeugsteuer (MRB) vereinfacht über die GWH-Regelung zu zahlen. Anstelle einzelner Bescheide pro Kennzeichen zahlt Ihre Organisation die MRB monatlich als Pauschalbetrag per automatischer Lastschrift.

Der Nachteil dieser Regelung: Sie erhalten keine Aufschlüsselung pro Kennzeichen. Sie erhalten einen einzigen Gesamtbetrag ohne Nachweis. Das erschwert die Zuordnung der Kosten zu Abteilungen, Projekten oder einzelnen Fahrzeugen.

FleetFlow löst dieses Problem, indem es die GWH-Rechnungsspezifikationen automatisch bei Digipoort abruft, dem Regierungsportal für den digitalen Nachrichtenaustausch. Die abgerufene Spezifikation wird in eine Standard-E-Rechnung (UBL) mit allen verfügbaren Informationen pro Kennzeichen auf Positionsebene umgewandelt.

Pro registriertem Unternehmen (Handelskammernummer) erhalten Sie eine Sammelrechnung, die sicher über das Peppol-Netzwerk in Ihr Postfach auf der eConnect-Plattform zugestellt wird. Die Rechnung ist auch als PDF und als CSV-Download verfügbar. Bei einer aktiven Softwareanbindung erhalten Sie die Sammelrechnung direkt in Ihrer eigenen Buchhaltungssoftware.

Sie müssen kein PKI-Zertifikat erwerben und keine kostspielige Verbindung mit Digipoort einrichten oder pflegen.

Neben der GWH-Regelung bietet FleetFlow auch die Möglichkeit, Verkehrsbußgelder des CJIB (Zentrale Justizielle Inkassostelle) automatisiert zu verarbeiten. eConnect ruft die digitalen Bußgeldbescheide beim CJIB ab und stellt sie auf der Plattform zu, wo sie die gleiche Verarbeitungskette wie andere eingehende Dokumente durchlaufen.

Um die CJIB-Verbindung zu nutzen, muss Ihre Organisation zunächst ein Formular auf der CJIB-Website ausfüllen (das Kontaktformular für Organisationen mit einem großen Fuhrpark). Die CJIB-Funktionalität ist ohne zusätzliche Abonnementkosten verfügbar; es wird nur pro zugestelltem Dokument über das reguläre Transaktionsguthaben abgerechnet.

Das FleetFlow-Abonnement ist vom regulären Plattformabonnement unabhängig. Beachten Sie stets die aktuelle eConnect-Preisliste für die gültigen Tarife.

Hinweis (Tarif in Überprüfung): Die GWH/CJIB-Funktionalität, die Schwelle von 25 Kennzeichen, der Digipoort/PKI-Ablauf und der Onboarding-Prozess wurden als aktuell bestätigt. Der Abonnementtarif (€ 290,64/Jahr) wird noch intern erörtert und soll voraussichtlich um den 2026-07-17 endgültig festgelegt werden. Bitte überprüfen Sie den Tarif im Zweifelsfall immer anhand der aktuellen Preisliste.

Um FleetFlow nutzen zu können, benötigen Sie:

• Eine GWH-Regelung (Vereinbarung) mit der niederländischen Steuerbehörde, was bedeutet, dass Sie einen Fuhrpark von 25 oder mehr Kennzeichen haben.
• Ein aktives Konto auf der eConnect-Plattform mit aktivierter Funktion „Empfangen".
• Eine unterzeichnete FleetFlow-Vereinbarung mit eConnect (für GWH, CJIB oder beides).

Die FleetFlow-Vereinbarung wird pro Unternehmen (Handelskammernummer) abgeschlossen. Bei mehreren Unternehmen gilt die Vereinbarung je Unternehmen separat.

Grundsätzlich können Sie selbst, ohne Zusatzkosten, eine Umgebung anlegen und Ihre Organisation anhand der bereitgestellten Anleitung zur Plattform hinzufügen. Unsere Support-Abteilung kann Ihnen ebenfalls bei der Einrichtung helfen (Konto einrichten und aktivieren, auf Wunsch Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware), per Fernsitzung (Teams) oder vor Ort. Diese Unterstützungsmöglichkeit und der zugehörige Tarif werden als Option in die Vereinbarung aufgenommen.

Die Einrichtung von FleetFlow erfolgt in mehreren Schritten. Nach Ihrer Anmeldung sendet eConnect ein Anmeldeformular, auf dem Sie angeben, für welche Produkte Sie sich interessieren. Anschließend erhalten Sie eine Vereinbarung, die unterzeichnet zurückgesendet werden muss.

Sobald die Vereinbarung eingegangen ist, stellt das eConnect-Team fest, ob es sich um GWH, CJIB oder beides handelt. Sie erstellen (vorzugsweise selbst) ein Konto auf der Plattform. eConnect meldet sich dann bei der Steuerbehörde als Intermediär für Ihre Organisation an. Die Steuerbehörde sendet Ihnen anschließend einen Aktivierungscode per Post, was in der Regel etwa drei Wochen dauert. Sobald Sie diesen Code erhalten haben, leiten Sie ihn an eConnect weiter, woraufhin die Digipoort-Verbindung aktiviert wird.

Die Funktion „Empfangen" muss auf dem Konto immer aktiviert sein. Ohne ein aktives Konto ist die GWH-Verarbeitung nicht möglich; die Bestätigungs-E-Mail von Delivery weist ausdrücklich darauf hin. Beachten Sie, dass Sie über dasselbe Konto auch andere, nicht GWH-bezogene E-Rechnungen empfangen können.

Neue Handelskammernummer bei einem bestehenden FleetFlow-Kunden: Die Digipoort-Bevollmächtigung gilt pro Handelskammernummer, nicht pro Kunde. Erhält ein bestehender Kunde eine neue Handelskammernummer, zum Beispiel durch eine neue Organisation oder Tochtergesellschaft, muss die Bevollmächtigung für diese Nummer erneut durchlaufen werden. Dies gilt auch, wenn der Peppol-Empfang für den Kunden bereits aktiviert ist: Ohne die separate Aktivierung für die neue Handelskammernummer gehen die GWH-Spezifikationen nicht automatisch ein. Die Bearbeitungszeit bleibt bei rund drei Wochen für den neuen Aktivierungscode per Post.

Die Aktivierung der GWH-Bevollmächtigung läuft über die Digipoort Management API. Die Steuerbehörde sendet Ihnen einen Aktivierungscode per Post, nachdem eConnect sich als Intermediär angemeldet hat. Leiten Sie diesen Code an das eConnect-Delivery-Team weiter, damit es die Verbindung für Sie aktivieren kann.

Nach erfolgreicher Aktivierung ist die Bevollmächtigung aktiv und die GWH-Rechnungsspezifikationen werden automatisch abgerufen und als E-Rechnungen auf Ihrer Plattform zugestellt.

Achtung: Auch ohne aktive GWH-Regelung sendet die Steuerbehörde manchmal einen Aktivierungscode. Ohne Regelung gibt es jedoch nichts zu aktivieren, und der Code ist nicht verwendbar.

Die CJIB-Verbindung wird vom eConnect-Team konfiguriert, nachdem Sie das CJIB-Formular ausgefüllt und die FleetFlow-Vereinbarung für CJIB unterzeichnet haben. Dabei ist wichtig, dass Ihr Organisationsname und Ihre Postleitzahl exakt mit der Registrierung beim CJIB übereinstimmen. Nach der Einrichtung der Verbindung werden Bußgeldbescheide automatisch abgerufen und als Dokumente auf der Plattform zugestellt.

FleetFlow läuft vollständig auf der eConnect-Plattform. Die GWH-Spezifikationen und CJIB-Bußgelder werden als E-Rechnungen (UBL) im regulären Postfach Ihres Kontos zugestellt. Sie durchlaufen die gleiche Verarbeitungskette wie andere eingehende Dokumente: Speicherung auf der Plattform, verfügbar als UBL, PDF und CSV, und bei einer aktiven Softwareanbindung automatisch an Ihr Buchhaltungspaket weitergeleitet.

FleetFlow-Dokumente werden mit Ihrem Transaktionsguthaben verrechnet, genau wie andere empfangene Dokumente. Das FleetFlow-Abonnement ist vom regulären Plattform-Abonnement getrennt.

Möchten Sie wissen, ob FleetFlow für Ihre Organisation geeignet ist, oder möchten Sie ein Angebot erhalten? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.