Wie lange sind Dokumente in eConnect Control verfügbar? Erfahren Sie die Aufbewahrungsfristen je Dokumenttopic und was nach Ablauf geschieht.
Dokumente in Control sind nicht unbegrenzt verfügbar. Die PSB löscht Quelldateien (die XML-Datei und das eventuelle PDF) automatisch nach einer festgelegten Frist. Die Metadaten des Dokuments (Absender, Empfänger, Topic, Audittrail) bleiben in Control sichtbar, auch nachdem die Quelldatei gelöscht wurde.
Die Aufbewahrungsfrist unterscheidet sich je nach Dokumenttopic:
Ein Dokument mit dem Topic „Sent" wurde erfolgreich an das empfangende Access Point zugestellt. Die Quelldatei wird 24 Stunden nach erfolgreicher Zustellung gelöscht. Die Metadaten (einschließlich Audittrail) bleiben in Control verfügbar.
Ein Dokument mit dem Topic „SentError" wurde nicht erfolgreich versendet oder zugestellt. Die Quelldatei bleibt 90 Tage verfügbar, sodass Sie ausreichend Zeit haben, das Problem zu untersuchen und zu beheben.
Ein empfangenes Dokument wird von der PSB aufbewahrt, bis es von der empfangenden Partei abgerufen wird (über die API oder einen anderen Kanal). Nach dem Abruf bleibt die Quelldatei noch 7 Tage verfügbar. Wird das Dokument nicht abgerufen, bleibt es 90 Tage verfügbar, bevor es automatisch gelöscht wird.
Die Aufbewahrungsfrist hat direkte Auswirkungen darauf, was Sie in Control sehen und herunterladen können. Wenn die Quelldatei gelöscht wurde, kann ein TechSupport-Benutzer das Dokument nicht mehr öffnen oder herunterladen. Die Metadaten, das Topic und der Audittrail bleiben verfügbar, sodass Sie stets nachvollziehen können, was mit einem Dokument geschehen ist.
Tipp: Wenn Sie Quelldateien länger benötigen, stellen Sie sicher, dass Ihr System Dokumente zeitnah über die API abruft und lokal archiviert.
Nachdem die Quelldatei gelöscht wurde, kann sie über Control nicht mehr wiederhergestellt werden. Die Metadaten und der Audittrail bleiben weiterhin verfügbar. Stellen Sie sicher, dass Ihr System Dokumente rechtzeitig über die API abruft und lokal archiviert.
Empfangene Dokumente, die nicht abgerufen werden, bleiben 90 Tage verfügbar. Nach diesem Zeitraum werden sie automatisch gelöscht. Die Metadaten bleiben in Control sichtbar.
Die Aufbewahrungsfristen in Control sind fest und können nicht angepasst werden. Wenn Sie Quelldateien länger benötigen, rufen Sie diese rechtzeitig über die API ab und archivieren Sie sie in Ihren eigenen Systemen.
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