Der Email Receiver (auch Vertrauenswürdiger Absender genannt) ist eine Funktion in der eConnect-Plattform, mit der Sie Rechnungen per E-Mail empfangen und verarbeiten können. Sie hinterlegen eine vertrauenswürdige E-Mail-Adresse oder Domain, und Rechnungen, die von dieser Adresse gesendet werden, werden automatisch verarbeitet.

Viele Softwarepakete nutzen den Email Receiver als primäre Verbindungsmethode mit eConnect. Die Plattform generiert eine eindeutige E-Mail-Adresse pro Organisation. Ihre Software sendet Rechnungen als Anhang an diese Adresse und die Plattform verarbeitet sie weiter, abhängig vom eingestellten Dokumenttyp.

Beim Erstellen eines Email Receivers generiert die Plattform eine eindeutige E-Mail-Adresse. Diese Adresse geben Sie an Ihren Softwareanbieter weiter oder tragen sie in Ihrem Paket ein. Sobald Ihre Software eine Rechnung als Anhang an diese Adresse sendet, verarbeitet die Plattform die Rechnung automatisch. XML-Rechnungen werden direkt verarbeitet; PDF-Rechnungen werden per IDR-Konvertierung in das E-Rechnungsformat (UBL) umgewandelt.

Welche Verarbeitung stattfindet, hängt vom eingestellten Dokumenttyp ab: Entwurfsrechnung, Ausgangsrechnung oder Eingangsrechnung.

Beim Erstellen eines Email Receivers wählen Sie einen Dokumenttyp. Dieser bestimmt, wie die empfangene Rechnung verarbeitet wird.

Die Rechnung wird als Entwurf auf der Plattform bereitgestellt. Sie können die Rechnung prüfen und anschließend manuell über Peppol an den Empfänger versenden. Wenn Sie die Option XML automatisch versenden (Auto-Send) aktivieren, werden valide XML-Rechnungen automatisch ohne manuelle Prüfung versendet.

Die Rechnung geht direkt ins Archiv zur administrativen Verarbeitung. Dies ist geeignet für Situationen, in denen die Rechnung bereits endgültig ist und keine weitere Prüfung vor der Archivierung benötigt.

Die Rechnung wird als Eingangsrechnung beim Empfänger zugestellt. Wenn die Rechnung bereits als UBL bereitgestellt wird, wird die Konvertierung übersprungen. Bei einer PDF-Rechnung findet IDR-Konvertierung in das E-Rechnungsformat statt.

Navigation für neue Kunden: nach der Registrierung landen Sie in der Umgebungs-/Kontoverwaltungsansicht. Der Email Receiver ist dort nicht direkt sichtbar. Klicken Sie im Menü auf Apps → Email-Empfänger (Email Receiver), um die Übersicht zu öffnen. Unter Alles sehen Sie die automatisch erstellte Empfänger-E-Mail-Adresse Ihrer Organisation.

1. Melden Sie sich bei platform.econnect.eu an.
2. Gehen Sie zur Email Receiver-App (unter Apps im linken Menü).
3. Klicken Sie auf Neuer Absender (die orangefarbene Schaltfläche mit dem Pluszeichen).
4. Stellen Sie die folgenden Felder ein:
   • Organisation: wählen Sie die Organisation, für die Sie Rechnungen verarbeiten möchten.
   • Rechnungstyp: wählen Sie Entwurfsrechnung, Ausgangsrechnung oder Eingangsrechnung.
   • Whitelist-Typ: geben Sie die E-Mail-Adresse oder Domain des Absenders ein, der einreichen darf. Pro Email Receiver kann eine Domain oder E-Mail-Adresse auf die Whitelist gesetzt werden.
   • Kontakt-E-Mail-Adresse: die Adresse, an die Ablehnungsmeldungen gesendet werden.
5. Klicken Sie auf Speichern. Die Plattform generiert eine eindeutige E-Mail-Adresse für diese Verbindung.
6. Aktivieren Sie den vertrauenswürdigen Absender. Dies kann auf zwei Arten geschehen: Ändern Sie den Status manuell auf "Aktiv", oder senden Sie eine Einladung an den Absender. Bei einer Einladung erhält der Absender eine E-Mail mit Erläuterungen zur generierten Adresse. Bei der ersten Verwendung wird der Email Receiver automatisch aktiviert.
7. Geben Sie die generierte E-Mail-Adresse an Ihren Softwareanbieter weiter oder tragen Sie sie in Ihrem Paket ein.

Muss eine Organisation Rechnungen aus mehreren Domains empfangen? Erstellen Sie dann für jede Domain eine separate Email Receiver-Adresse.

• Benachrichtigung bei Empfang: Sie erhalten eine E-Mail, wenn eine Rechnung eingereicht und verarbeitet wurde.
• SSL/TLS-Anforderung: nur E-Mails verarbeiten, die über eine gesicherte Verbindung gesendet wurden.
• XML automatisch versenden (Auto-Send): valide XML-Rechnungen werden automatisch ohne manuelle Prüfung versendet. Erfordert aktiviertes SSL/TLS und valides XML.
• Erlaubte Dokumenttypen: legen Sie fest, ob Sie nur E-Rechnungen (XML), nur digitale Rechnungen (PDF) oder beides akzeptieren.
• Lieferantenerkennung: legen Sie fest, anhand welches E-Mail-Feldes der Lieferant erkannt wird. Standard ist die Absenderadresse, aber bei Aliassen oder Weiterleitungskonstruktionen können Sie ein anderes Feld wählen (zum Beispiel Reply-To). Die erkannte Adresse wird auch in der XML mitgegeben, die an Ihr Buchhaltungssystem geliefert wird.
• Conversion for multiple organizations (Konvertierung fuer mehrere Organisationen): Administrationserkennung / Multiparty-Konvertierung. Die IDR bestimmt automatisch, fuer welche Administration im selben Account eine PDF-Rechnung bestimmt ist -- auch bei Einreichung ueber den E-Mail-Empfaenger einer anderen Organisation. Erfordert mindestens Professional (im Vertrag gesondert genannt), Feature-Pack-Option Allow multi party for IDR conversion (Registerkarte IDR Features) und die Option am E-Mail-Empfaenger. Standard ist die Organisation des E-Mail-Empfaengers; bei besserer Uebereinstimmung legt das System die Rechnung auf der anderen Administration ab. Im Zweifel bleibt der Standard.

Wichtig: Eine endgültige Rechnung aus Ihrer Software darf nach dem Empfang als Entwurfsrechnung in der eConnect-Plattform nicht mehr in Bezug auf Debitor und Rechnungszeilen geändert werden. Prüfen Sie die Rechnung nur auf Richtigkeit und versenden Sie sie anschließend.

Neben dem Email Receiver bietet eConnect auch eine Schnellverbindung über den E-Mail-Connector an. Dabei handelt es sich um eine verbindungsschlüsselbasierte Integration, die schnell über die Schnellverbindungs-Benutzeroberfläche in der Plattform eingerichtet wird. Achtung: Obwohl der Name "E-Mail-Connector" nach E-Mail-Einreichung klingt, funktioniert er über Verbindungsschlüssel, nicht über eingereichte E-Mails.

Die folgenden Pakete sind über Schnellverbindung (E-Mail-Connector) verfügbar:

Neben dem Standard-E-Mail-Connector gibt es Varianten, die das empfangene Dokument in ein bestimmtes Format umwandeln (immer SI 2.0, immer BIS v3, immer SI 1.2 oder immer SALES005 Rechnung). Die Einstellung ist dieselbe wie beim Standard-E-Mail-Connector; eConnect übernimmt die Zustellung im gewählten Format.

Als Empfänger können Sie einen Email-Connector anlegen, um von eConnect empfangene Rechnungen automatisch an eine angegebene E-Mail-Adresse weiterleiten zu lassen. Standardmäßig wird dabei nur die XML mitgesendet — keine PDF oder andere Anhänge. Dieses Verhalten wird durch den Parameter excludeAdditionalAttachments gesteuert:

• excludeAdditionalAttachments=true (Standard): zusätzliche Anhänge wie eine PDF werden nicht mitgesendet.
• excludeAdditionalAttachments=false: die PDF und eventuelle andere Anhänge werden ebenfalls mitgesendet.

Beim Standard-Email-Connector (dem Collabrr Auto-Hook) steht dieser Parameter auf true. Möchten Sie auch die PDF empfangen, kann nur der Techsupport dies anpassen.

Hinweis nach einer Techsupport-Anpassung: Ändern Sie als Kunde den Email-Connector danach selbst, überschreibt diese Änderung automatisch die Techsupport-Anpassung. Die PDF wird dann wieder unterdrückt und nicht mehr mitgesendet. Ändern Sie den Connector nach der Korrektur nicht selbst.

Nutzen Sie den Mailhook in der PSB und richten den Connector selbst ein, können Sie diesen Parameter selbst setzen — das ist eine separate, eigenständige Self-Service-Route.

Diese Weiterleitung ist eine geeignete Alternative für einen Empfänger, der (noch) nicht in Peppol ist, aber die Rechnungsdaten oder das PDF-Dokument automatisch abrufen möchte.

Wenn Rechnungen per E-Mail an Empfänger außerhalb von Peppol versendet werden, kommen zwei separate Mechanismen zum Einsatz:

Benachrichtigungs-E-Mail "Neue Rechnung erhalten" (für Empfänger auf der Plattform) enthält keine Anhänge -- weder XML noch PDF; das Dokument verbleibt auf der Plattform. Der Empfänger kann diese Benachrichtigung über das eigene Benutzerprofil deaktivieren (siehe Benachrichtigungen und Alerts).

Dokumente in der Versand-E-Mail werden pro Kundenkonto von einem Supportmitarbeiter eingestellt. Die Wahl bestimmt, welche Dokumente beim Versand in der E-Mail enthalten sind:

• Nur XML
• Nur das primäre PDF (falls vorhanden)
• Sowohl XML als auch das primäre PDF (falls ein PDF vorhanden ist)

Ob für die PDF-Mitsendefunktion zusätzliche Kosten anfallen, wird vom Sales-Team festgelegt; besprechen Sie dies mit dem Vertrieb.

Empfohlene Alternativen für Empfänger außerhalb von Peppol:

• Peppol-Registrierung des Empfängers -- der zuverlässigste Weg; Rechnungen werden dann über Peppol statt per E-Mail übertragen.
• Konto auf der Plattform -- der Empfänger erstellt ein Konto und verwendet einen E-Mail-Connector, um empfangene Rechnungen automatisch weiterzuleiten.

Bei Ablehnung sendet der Email Receiver eine Fehlermeldung an die konfigurierte Kontakt-E-Mail-Adresse:

• Keine verarbeitbaren Anhänge: keine Rechnungsdateien in der E-Mail erkannt.
• Whitelist-Sperre: der Absender steht nicht auf der Whitelist; es wird keine Datei verarbeitet.
• SSL/TLS-Fehler: die E-Mail wurde nicht über eine gesicherte Verbindung gesendet und wird nicht verarbeitet.
• Ungültige oder nicht erkannte XML: Fehlermeldung mit Anweisungen zu UBL-Gültigkeit und UTF-8-Kodierung. Enthält die E-Mail neben der XML auch eine PDF, wird die PDF trotzdem verarbeitet. Die Meldung zur abgelehnten XML lässt sich in dem Fall nicht unterdrücken, solange die PDF verarbeitet wird.

Tipp bei struktureller XML- und PDF-Anlieferung: wenn ein Lieferant immer sowohl XML als auch PDF einreicht, aber nur die PDF gewünscht ist, kann der Support den Email Receiver auf nur digitale Rechnungen (PDF) einstellen. Die XML wird dann nicht mehr zur Validierung angeboten und die zugehörige Fehlermeldung entfällt. Dies ist eine Konfigurationsänderung durch den Support auf Kundenwunsch.

Der Email Receiver klassifiziert die Anhänge einer eingehenden E-Mail und bestimmt, welches Dokument als Rechnung und welches als Anhang gilt. eConnect prüft jedes eingereichte Dokument einzeln auf Anhang-/Rechnungsstatus. Dokumente werden in der Reihenfolge der Einreichung zusammengeführt: das erste Dokument wird die erste Seite der Rechnung, auch wenn es ein Anhang ist. Sobald eine Datei als Anhang erkannt wird, werden auch alle nachfolgenden Dateien in derselben Mail als Anhang behandelt.

Bei Einreichung mehrerer PDF-Dateien gilt:

• Eine Datei als Rechnung erkannt, übrige sind andere Dokumenttypen — die anderen Dokumente in derselben Mail werden als Anhang behandelt und standardmäßig der Rechnung hinzugefügt. Denken Sie an eine Schadensmeldung, einen Lieferschein oder eine Spezifikation neben der eigentlichen Rechnungs-PDF: Sie können beide Dokumente "Rechnung" nennen, aber wenn Detect eines davon nicht als Rechnung erkennt, ist das kein Trennfehler, sondern erwartetes Verhalten — das Nicht-Rechnungsdokument wird zum Anhang der erkannten Rechnung. Zweifeln Sie, ob das zweite Dokument doch eine Rechnung ist (Rechnungsnummer, MwSt., zu zahlender Betrag, Lieferant/Empfänger vorhanden)? Fordern Sie die originalen PDF-Anhänge und die XML aus dem Posteingang zur Untersuchung an.
• Mehrere Anhänge als Rechnung erkannt — jede als Rechnung erkannte PDF wird einzeln verarbeitet (separate Rechnungen). Das System verknüpft übrige Anhänge nicht automatisch mit einer bestimmten Rechnung in derselben Mail. Im Zweifel: pro E-Mail nur eine Rechnung einreichen.

Excel/ODS/CSV-Anhang neben PDF-Rechnung: das Vorhandensein eines Excel-Anhangs blockiert die Verarbeitung der PDF-Rechnung nicht, sofern die Datei in einem unterstützten Format vorliegt und nicht größer als 5 MB ist. Verhalten pro Szenario:

• Unterstütztes Format + nicht größer als 5 MB (.xlsx, .ods, .csv) -- die Datei wird als sekundärer Anhang der Rechnung hinzugefügt (nicht an IDR gesendet); die PDF-Rechnung wird normal verarbeitet.
• Unterstütztes Format + größer als 5 MB -- die gesamte E-Mail wird mit einer Bounce-E-Mail abgelehnt.
• Nicht unterstütztes Format (.xls, .doc, .docx) -- Verarbeitung ist nicht möglich.

Unterstützte MIME-Typen: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Nicht unterstützt: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls). Implementiert über EVCS-5805 und EVCS-5802.

Seitendrehung: Seiten werden nicht automatisch gedreht. Der Kunde ist für die korrekte Ausrichtung bei der Anlieferung verantwortlich.

Große Anhänge: ein sehr großer Anhang wird verkleinert, damit die PDF handhabbar bleibt.

Anhänge mergen: die Plattform bietet die Option, alle Anhänge in einer E-Rechnung zu einer PDF zusammenzuführen („mergen“).

PDF aus XML generieren: es gibt eine Option, automatisch eine PDF aus der XML-Rechnung zu generieren. Dies ist mit der Merge-Funktionalität kombinierbar und einstellbar auf: immer, nie, oder nur wenn noch keine PDF existiert.

Angelieferte PDF unverändert: eConnect übernimmt nur die Übersetzung/Verarbeitung und ändert die angelieferte PDF-Datei selbst nicht (eine PDF kann weiterhin generiert werden).

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