Der Email Receiver (auch Vertrauenswürdiger Absender) ist eine App auf der eConnect-Plattform, mit der Sie Rechnungen per E-Mail empfangen und verarbeiten. Er gehört zu Scan & Erkennung. Sie hinterlegen eine vertrauenswürdige E-Mail-Adresse oder Domain. Rechnungen von dieser Adresse werden automatisch verarbeitet.

Hinweis: der Email Receiver ist eine App (unter Apps im Plattformmenü), keine Verbindung. Wenn empfangene Rechnungen automatisch an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden sollen, nutzen Sie den Email-Connector. Der gehört zu Verbindungen. Siehe Verbindungsschlüssel: Email-Connector, empfangene Rechnungen weiterleiten.

Viele Softwarepakete nutzen den Email Receiver als primäre Kopplung mit eConnect. Die Plattform erzeugt eine eindeutige E-Mail-Adresse pro Organisation. Ihre Software sendet Rechnungen als Anhang an diese Adresse. Die Plattform verarbeitet sie weiter, abhängig vom eingestellten Dokumenttyp.

Beim Anlegen eines Email Receivers erzeugt die Plattform eine eindeutige E-Mail-Adresse. Diese Adresse geben Sie an Ihren Softwarelieferanten weiter oder tragen sie in Ihrem Paket ein. Sobald Ihre Software eine Rechnung als Anhang an diese Adresse sendet, verarbeitet die Plattform die Rechnung automatisch. XML-Rechnungen werden direkt verarbeitet. PDF-Rechnungen werden per IDR-Konvertierung in das E-Rechnungsformat (UBL) umgewandelt.

Welche Verarbeitung stattfindet, hängt vom Dokumenttyp ab, den Sie eingestellt haben: Entwurfsrechnung, Verkaufsrechnung oder Einkaufsrechnung.

Eine eingehende Lieferantenmail erreicht zuerst den Email Receiver. Dort erfolgen Klassifikation, die Prüfung des vertrauenswürdigen Absenders und die Zuweisung des Dokumenttyps. Danach teilt sich der Ablauf: Rechnung zur Verarbeitung, Spezifikation anhängen, oder Logo und AGB ignorieren. Jeder Lieferant erhält eine eindeutige Adresse auf trust.econnect.eu.

Beim Anlegen eines Email Receivers wählen Sie einen Dokumenttyp. Er bestimmt, wie die empfangene Rechnung verarbeitet wird.

Die Rechnung wird als Entwurf auf der Plattform bereitgestellt. Sie können die Rechnung prüfen und anschließend manuell über Peppol an den Empfänger senden. Wenn Sie XML automatisch senden (Auto-Send) aktivieren, werden gültige XML-Rechnungen ohne manuellen Eingriff gesendet.

Die Rechnung geht direkt ins Archiv zur administrativen Verarbeitung. Das passt, wenn die Rechnung bereits endgültig ist und vor der Archivierung keine weitere Prüfung braucht.

Die Rechnung wird als Einkaufsrechnung beim Empfänger zugestellt. Liegt die Rechnung bereits als UBL vor, entfällt die Konvertierung. Bei einer PDF-Rechnung findet eine IDR-Konvertierung ins E-Rechnungsformat statt.

Navigation für neue Kunden: nach der Registrierung landen Sie in der Umgebungs-/Kontoverwaltungsansicht. Der Email Receiver ist dort nicht direkt sichtbar. Klicken Sie im Menü auf Apps → Email-Empfänger (Email Receiver), um die Übersicht zu öffnen. Unter Alle sehen Sie die automatisch angelegte Empfänger-E-Mail-Adresse Ihrer Organisation.

1. Melden Sie sich bei platform.econnect.eu an.
2. Öffnen Sie die App Email Receiver (unter Apps im linken Menü).
3. Klicken Sie auf Neuer Absender (die orange Schaltfläche mit Pluszeichen).
4. Stellen Sie diese Felder ein:
   • Organisation: wählen Sie die Organisation, für die Sie Rechnungen verarbeiten wollen.
   • Rechnungstyp: wählen Sie Entwurfsrechnung, Verkaufsrechnung oder Einkaufsrechnung.
   • Whitelist-Typ: tragen Sie die E-Mail-Adresse oder Domain des Absenders ein, der einsenden darf. Pro Email Receiver kann eine Domain oder E-Mail-Adresse auf die Whitelist.
   • Kontakt-E-Mail-Adresse: die Adresse, an die Ablehnungsmeldungen gehen.
5. Klicken Sie auf Speichern. Die Plattform erzeugt eine eindeutige E-Mail-Adresse für diese Verbindung.
6. Aktivieren Sie den vertrauenswürdigen Absender. Das geht auf zwei Wegen: Status manuell auf "Aktiv" setzen, oder eine Einladung an den Absender senden. Bei einer Einladung erhält der Absender eine E-Mail mit Erklärung zur erzeugten Adresse. Bei der ersten Nutzung wird der Email Receiver automatisch aktiviert.
7. Geben Sie die erzeugte E-Mail-Adresse an Ihren Softwarelieferanten weiter oder tragen Sie sie in Ihrem Paket ein.

Muss eine Organisation Rechnungen aus mehreren Domains empfangen? Legen Sie für jede Domain eine eigene Email-Receiver-Adresse an.

• Benachrichtigung bei Empfang: Sie erhalten eine E-Mail, wenn eine Rechnung eingereicht und verarbeitet wurde.
• SSL/TLS-Pflicht: nur E-Mails verarbeiten, die über eine gesicherte Verbindung gesendet wurden.
• XML automatisch senden (Auto-Send): gültige XML-Rechnungen werden ohne manuelle Prüfung gesendet. Voraussetzung: SSL/TLS ist aktiv und die XML ist gültig.
• Zulässige Dokumentarten: legen Sie fest, ob Sie nur E-Rechnungen (XML), nur digitale Rechnungen (PDF) oder beides akzeptieren.
• Lieferantenerkennung: legen Sie fest, anhand welches E-Mail-Feldes der Lieferant erkannt wird. Standard ist die Absenderadresse. Bei Aliassen oder Weiterleitungen können Sie ein anderes Feld wählen (zum Beispiel Reply-To). Die erkannte Adresse wird auch in der XML mitgegeben, die an Ihr Buchhaltungssystem geliefert wird.
• Konvertierung für mehrere Organisationen (Conversion for multiple organizations): Administrationserkennung / Multiparty-Konvertierung. Die IDR bestimmt automatisch, für welche Administration im selben Konto eine PDF-Rechnung bestimmt ist, auch wenn sie über den Email Receiver einer anderen Organisation eingereicht wurde. Voraussetzung: mindestens Professional (gesondert im Vertrag), Feature-Pack-Option Allow multi party for IDR conversion (Tab IDR Features) und die Option am Email Receiver. Beim Aktivieren entsteht eine IDR-Gruppe (Administrationsgruppe) mit den Organisationen des Kontos. Standard ist die Email-Receiver-Organisation. Bei einem besseren Treffer legt das System die Rechnung auf die andere Administration. Im Zweifel bleibt der Standard. Die Plattformphase routet auf Invoice/AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID und ist führend bei der XML-Anreicherung (unter anderem USt-IdNr. und Organisationsname). Eine Dummy-Leitweg-ID in CompanyID (Deutschland) kann den Treffer scheitern lassen, dann gilt die Standardorganisation. Details: Email-Empfänger.

Hinweis: eine endgültige Rechnung aus Ihrer Software darf nach dem Eingang als Entwurfsrechnung auf der eConnect-Plattform nicht mehr in Debitor und Rechnungszeilen geändert werden. Prüfen Sie die Rechnung nur auf Richtigkeit und senden Sie sie anschließend.

Ein defekter oder inaktiver Email Receiver muss nicht zwingend über einen neuen Email Receiver repariert werden. Oft ist der Vertrauenswürdige Absender noch nicht aktiv oder falsch konfiguriert. Prüfen Sie bei "E-Mail nicht empfangen" zuerst diese Punkte:

1. Mailadresse korrekt übernommen. Prüfen Sie Tippfehler in der erzeugten Adresse …@trust.econnect.eu, die Sie an das Softwarepaket weitergegeben haben.
2. Email Receiver Status Aktiv. Steht der Vertrauenswürdige Absender noch auf "Erstellt Entwurf", ist der Email Receiver noch nicht aktiv und kann nicht genutzt werden. Der Einsender erhält dann einen Bounce (es sei denn, ein anderer aktiver Email Receiver mit einer anderen Kontakt-Mailadresse ist eingestellt).
3. Richtige Whitelist. Prüfen Sie, ob E-Mail-Adresse oder Domain des Absenders korrekt in der Whitelist des Email Receivers steht.
4. Dokumenttyp richtig gewählt. Bei einem falschen Dokumenttyp werden Rechnungen falsch verarbeitet. Beispiel: ein Vertrauenswürdiger Absender mit Dokumenttyp Einkaufsrechnung verarbeitet Rechnungen als Einkaufsrechnung statt als Entwurfsrechnung. Ein neuer Email Receiver mit Dokumenttyp Entwurfsrechnung kann als Übergangslösung gewählt worden sein. Korrigieren Sie vorzugsweise den Dokumenttyp am bestehenden Email Receiver.

Ist die Rechnung nach dem Empfang über den Email Receiver auf der Plattform sichtbar, aber (noch) nicht in UBW/Agresso, Unit4 oder einem anderen angebundenen Paket? Unterscheiden Sie zuerst eine vorübergehende Batch- oder Weiterleitungsverzögerung von einem dauerhaft ausbleibenden Durchreichen: siehe ERP-Fehlerbehebung.

Wenn Rechnungen per E-Mail an Empfänger gesendet werden, die nicht in Peppol sind, legt das Kundenkonto fest, welche Dokumente im E-Mail-Fallback mitgesendet werden. Sollen Dokumente im E-Mail-Fallback mitgesendet werden? Kontaktieren Sie uns zu den Möglichkeiten und eventuellen Kosten.

Empfohlene Alternativen für Empfänger außerhalb von Peppol:

• Peppol-Registrierung des Empfängers: der robusteste Weg. Rechnungen gehen dann über Peppol statt per E-Mail.
• Konto auf der Plattform: der Empfänger legt ein Konto an und nutzt einen Email-Connector (Verbindungen), um empfangene Rechnungen automatisch weiterzuleiten. Siehe Verbindungsschlüssel: Email-Connector.

Bei einer Ablehnung sendet der Email Receiver eine Fehlermeldung an die Kontakt-Mailadresse dieses Receivers. Dieses Feld ist nicht die Ausfall-E-Mail-Adresse. Wohin Receiver-Benachrichtigungen gehen und wie Sie die Ausfall-E-Mail-Adresse selbst ändern: siehe Ausfall-E-Mail-Adresse (Fallback).

Ungültige oder nicht erkannte XML wird abgelehnt und erscheint nicht als verarbeitete Rechnung auf der Plattform. Eine Whitelist-Sperre ist ein eigener Pfad (Absender nicht erlaubt). Dass der Absender auf der Whitelist steht, schließt eine XML-Ablehnung nicht aus.

• Keine verarbeitbaren Anhänge: keine Rechnungsdateien in der E-Mail erkannt.
• Whitelist-Sperre: der Absender steht nicht auf der Whitelist. Es wird keine Datei verarbeitet.
• SSL/TLS-Fehler: die E-Mail wurde nicht über eine gesicherte Verbindung gesendet und wird nicht verarbeitet.
• Ungültige oder nicht erkannte XML: Fehlermeldung mit Hinweisen zu UBL-Gültigkeit und UTF-8-Encoding. Enthält die E-Mail neben der XML auch ein PDF, wird das PDF trotzdem verarbeitet. Die Meldung zur abgelehnten XML lässt sich in dem Fall nicht unterdrücken, solange das PDF verarbeitet wird.
• UBL-Validierungsfehler am XML-Anhang (zum Beispiel BR-CO-18 / BR-Z-01 / BR-Z-05 Zero rated / Nullsatz): die Ablehnung betrifft nur den mitgesendeten XML-Anhang. Liegt in derselben E-Mail auch ein PDF, wird dieses PDF normal verarbeitet, während die abgelehnte XML die Fehlermeldung erzeugt ("Verarbeitung ist nicht möglich" / "Die UBL-Rechnung im Anhang konnten wir nicht verarbeiten").

Tipp bei struktureller XML- und PDF-Anlieferung: sendet ein Lieferant immer sowohl XML als auch PDF, gewünscht ist aber nur das PDF, gibt es zwei Wege: (1) der Lieferant korrigiert die XML oder lässt den XML-Anhang weg (XML weglassen); (2) Support kann den Email Receiver auf nur digitale Rechnungen (PDF) stellen. Bei Weg 2 wird die XML nicht mehr zur Validierung angeboten und die zugehörige Fehlermeldung entfällt. Das ist eine Konfigurationsänderung durch Support, auf Wunsch des Kunden.

Der Email Receiver klassifiziert die Anhänge einer eingehenden E-Mail und bestimmt, welches Dokument die Rechnung und welches ein Anhang ist. eConnect prüft jedes eingereichte Dokument einzeln auf Anhang-/Rechnungsstatus. Dokumente werden in der Reihenfolge der Einreichung zusammengeführt: das erste Dokument wird die erste Seite der Rechnung, auch wenn es ein Anhang ist. Sobald eine Datei als Anhang erkannt wird, werden auch alle folgenden Dateien in derselben Mail als Anhang behandelt.

Bei mehreren PDF-Dateien gilt:

• Eine Datei als Rechnung erkannt, die übrigen sind andere Dokumenttypen. Die anderen Dokumente in derselben Mail werden als Anhang behandelt und standardmäßig an die Rechnung angehängt. Denken Sie an eine Schadensnote, einen Lieferschein oder eine Spezifikation neben dem echten Rechnungs-PDF: nennen Sie beide Dokumente "Rechnung", erkennt Detect eines davon nicht als Rechnung, ist das kein Split-Fehler, sondern erwartetes Verhalten. Das Nicht-Rechnungsdokument wird Anhang der erkannten Rechnung. Unsicher, ob das zweite Dokument doch eine Rechnung ist (Rechnungsnummer, USt, zu zahlender Betrag, Lieferant/Empfänger vorhanden)? Fordern Sie die originalen PDF-Anhänge und die XML aus dem Posteingang zur Prüfung an.
• Mehrere Anhänge als Rechnung erkannt. Jedes Rechnungs-PDF wird einzeln verarbeitet (eigene Rechnungen). Das System koppelt übrige Anhänge nicht automatisch an eine bestimmte Rechnung in derselben Mail. Im Zweifel senden Sie 1 Rechnung pro E-Mail.

Zusammenführungslogik mit und ohne XML in der E-Mail: enthält die E-Mail keine XML, gilt die obige Logik auf Basis der Detect-Klassifikation (eine Erklärung oder Rechnung, Anhänge werden hinzugefügt; zwei oder mehr Erklärungen oder Rechnungen, alles wird getrennt verarbeitet). Enthält die E-Mail eine gültige XML-Rechnung, gilt eine andere Regel: ein PDF mit exakt demselben Dateinamen wie die XML wird an diese XML angehängt. Übrige Anhänge werden über Detect klassifiziert und gegebenenfalls getrennt verarbeitet. Bei zwei oder mehr gültigen XMLs in derselben E-Mail wird ein Anhang mit exakt demselben Namen an die betreffende XML angehängt. Die übrigen Dateien werden getrennt verarbeitet.

Erkennt Detect ein loses Übersichts- oder Spezifikations-PDF fälschlich als Rechnung, entsteht neben der echten Rechnung eine zusätzliche Rechnung. Siehe Mehrere PDF-Anhänge in einer E-Mail, um das zu vermeiden.

Excel/ODS/CSV-Anhang neben einer PDF-Rechnung: ein Excel-Anhang blockiert die Verarbeitung der PDF-Rechnung nicht, sofern die Datei in einem unterstützten Format ist und nicht größer als 5 MB. Verhalten je Szenario:

• Unterstütztes Format und nicht größer als 5 MB (.xlsx, .ods, .csv): die Datei wird als sekundärer Anhang an die Rechnung angehängt (nicht an IDR gesendet). Die PDF-Rechnung wird normal verarbeitet.
• Unterstütztes Format und größer als 5 MB: die gesamte E-Mail wird mit einer Bounce-Mail abgelehnt.
• Nicht unterstütztes Format (.xls, .doc, .docx): Verarbeitung ist nicht möglich.

Unterstützte MIME-Types: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Nicht unterstützt: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls).

Seitenrotation: Seiten werden nicht automatisch gedreht. Der Kunde ist für die richtige Ausrichtung bei der Anlieferung verantwortlich.

Große Anhänge: ein sehr großer Anhang wird verkleinert, damit das PDF handhabbar bleibt.

Anhänge mergen: die Plattform kann alle Anhänge in einer E-Rechnung zu einem PDF zusammenführen.

PDF aus XML erzeugen: es gibt eine Option, automatisch ein PDF der XML-Rechnung zu erzeugen. Das ist mit der Merge-Funktion kombinierbar und einstellbar auf: immer, nie, oder nur wenn noch kein PDF existiert.

Angeliefertes PDF unverändert: eConnect übernimmt nur Übersetzung/Verarbeitung und ändert die angelieferte PDF-Datei selbst nicht (ein PDF kann trotzdem erzeugt werden).

Erhält ein Absender einen Bounce oder eine Meldung, dass ein Dokument "ein Anhang oder eine Spezifikation" ist, während die zugehörige Rechnung aus derselben E-Mail normal verarbeitet wurde? Dieselbe Meldung erscheint auch als "Dokumenttyp ist falsch" oder "Die angebotene Datei (Einkaufsrechnung) kann nicht behandelt werden, weil der Dokumenttyp falsch ist". Die englische Betreffzeile derselben Meldung lautet "This is an attachment/specification". Der Bounce kann auch eine Inline-Abbildung (image012.png) oder eine Rechnungsübersicht in einer weitergeleiteten Mail betreffen. Das ist kein Widerspruch, sondern zwei getrennte Ergebnisse innerhalb einer E-Mail.

1. Die Meldung steht losgelöst vom Rechnungsstatus. Die Meldung sagt nichts darüber, ob die Rechnung selbst fehlgeschlagen ist. Prüfen Sie den Rechnungsstatus getrennt im Posteingang.
2. Falsch-positiver Start einer Konvertierungsaufgabe. Ein PDF oder Bild mit genug Rechnungssignal (zum Beispiel das Wort "Rechnung" mit einer Nummer) startet eine eigene Konvertierungsaufgabe. Ist dieses Dokument keine Rechnung, ist der Bounce auf dieses Dokument korrekt, unabhängig von der echten Rechnung in derselben Mail.
3. Keine nachträgliche Neukopplung. Wurde einmal eine Konvertierungsaufgabe für einen Anhang gestartet, wird dieser Anhang danach nicht mehr an die Rechnung gekoppelt.
4. Getrennte Konvertierungsaufgaben lassen sich nicht zusammenführen. Mehrere Dateien, die zunächst als Rechnung gestartet wurden, bleiben getrennte Konvertierungsaufgaben. Sie lassen sich danach nicht mergen.

Produktroadmap: eine strukturelle Verbesserung der Klassifikation "an der Eingangstür" ist in einer künftigen PSB-Version des Email Receivers geplant (Horizont etwa 12 Monate ab September 2026). Bis dahin gilt das oben beschriebene Verhalten.

Kunden mit Microsoft 365 / Exchange können Rechnungsmail von eigenen Adressen (zum Beispiel rechnungen@kunde.de) an den Email Receiver weiterleiten, ohne Endbenutzern zusätzliche Postfachrechte zu geben. Das ist kundenseitiges Forwarding an eine eConnect-Empfangsadresse. Das ist nicht die Office-365-Kopplung, bei der PSB das Postfach über Graph/OAuth ausliest.

Muster: Mailkontakt + Verteilergruppe (behält den ursprünglichen Absender):

1. Legen Sie auf der Plattform eine Email-Receiver-Adresse an und setzen Sie den Status auf Aktiv.
2. Legen Sie im Exchange Admin Center einen Mailkontakt an, dessen externe Adresse die Email-Receiver-Adresse der Plattform ist.
3. Legen Sie eine Verteilergruppe mit der kundengerichteten Rechnungsadresse an. Mitglied = der Mailkontakt. Optional: ein zusätzlicher Alias auf derselben Gruppe.
4. Testen Sie den Empfang auf der Plattform.

Bei einer generischen Rechnungsadresse steht der Receiver oft auf Whitelist Alles akzeptieren (nicht bei Entwurfsrechnung). Blockiert Exchange externes Forwarding, wählen Sie die Office-365-Postfachkopplung. Vermeiden Sie Forwarding-Schleifen: leiten Sie keine Mail von den Domains everbinding.nl oder econnect.eu weiter.

Siehe auch Email-Empfänger für den Plattform-UI-Weg.

Welche Integrationsmethoden es für Ihre Software gibt, erfahren Sie hier: Übersicht der Integrationsmethoden.