Platforma eConnect je postavena na třech klíčových pojmech: prostředí, uživatel a organizace. Jakmile pochopíte, jak tyto tři prvky spolupracují, můžete platformu efektivně využívat a nastavit, ať už pracujete jako osoba samostatně výdělečně činná, jako firma s více pobočkami, nebo jako účetní spravující klienty.

Vaše prostředí je Váš nadřazený pracovní prostor na platformě. Při vytvoření účtu se automaticky vytvoří prostředí. V rámci tohoto prostředí spravujete organizace, pro které zpracováváte faktury, uživatele s přístupem a předplatné.

Každé prostředí má vlastní zůstatek (transakční kredit), který sdílejí všechny organizace v daném prostředí. Nezáleží na tom, která organizace fakturu odešle nebo přijme, náklady se odečítají ze společného kreditu.

Uživatel je každý, kdo má vlastní účet na platformě. Každý uživatel se přihlašuje e-mailovou adresou a heslem a má v prostředí určitou roli: základní uživatel, pokročilý uživatel nebo správce. Role určuje, co může daná osoba dělat na úrovni prostředí, například zvát další uživatele nebo vytvářet organizace.

Kromě toho má každý uživatel oprávnění na úrovni jednotlivých organizací. Můžete být členem jedné nebo více organizací. Vidíte pouze ty organizace, kterých jste členem. Pokud po přihlášení nevidíte žádné faktury nebo máte prázdné obrazovky, pravděpodobně ještě nejste přiřazeni ke správným organizacím. Správce prostředí to může vyřešit.

Při vytvoření prostředí se první uživatel automaticky stává správcem. Všichni další přidaní uživatelé dostanou standardně roli základního uživatele. Správce může role kdykoli změnit.

Organizace představuje jednu firmu, nadaci nebo státní instituci, pro kterou odesíláte nebo přijímáte faktury. Při přidávání organizace platforma automaticky vyhledá podle IČO nebo názvu firmy. Po aktivaci se organizace zaregistruje v síti Peppol a můžete ihned zpracovávat faktury.

V jednom prostředí můžete spravovat více organizací. To je praktické, pokud máte holdingovou společnost s dceřinými firmami nebo jako účetní pracujete pro více klientů. Každá organizace má vlastní registraci v síti Peppol, vlastní nastavení faktur (číslování, logo, e-mailová adresa) a vlastní členy.

Struktura funguje následovně: prostředí obsahuje organizace a uživatelé jsou přiřazeni k organizacím. Uživatel, který je členem organizace A, vidí pouze faktury organizace A. Uživatel, který je členem A i B, vidí faktury obou.

Tento model nabízí velkou flexibilitu. Několik běžných nastavení:

Jedna firma, jeden zaměstnanec: máte jedno prostředí s jednou organizací. Jste správcem i členem a máte přístup ke všemu.

Jedna firma, více zaměstnanců: kolegy přidáte jako uživatele. Pro každého kolegu určíte, ke kterým organizacím bude přiřazen a jaká oprávnění dostane. Finanční oddělení tak může mít plný přístup, zatímco obchodní zástupce vidí pouze odeslané faktury.

Holding s dceřinými společnostmi: všechny organizace jsou ve stejném prostředí. Ke každé organizaci přiřadíte zodpovědné zaměstnance. Správce holdingu vidí kompletní přehled.

Účetní s klienty: máte vlastní prostředí. Prostřednictvím modelu oprávnění propojíte klientská prostředí se svým vlastním prostředím, takže z jednoho místa spravujete faktury všech klientů.

Platforma automaticky přiřazuje nové uživatele k prostředí na základě e-mailové domény. První uživatel s danou doménou se stává správcem; další uživatelé se stejnou doménou jsou automaticky přidáni jako hosté do stejného prostředí. Správci dostanou notifikaci při každém novém hostovi a mohou přidělit oprávnění.

U generických domén (jako gmail.com nebo hotmail.com) automatické propojení nefunguje. Uživatele s generickou doménou musí pozvat správce.

Platforma je dostupná v šesti jazycích: holandštině, angličtině, španělštině, francouzštině, němčině a italštině. Jazyk můžete změnit přes Upravit profil (vpravo nahoře v menu), kde si vyberete požadovaný zobrazovací jazyk. Po přepnutí může chvíli trvat, než se všechny popisky aktualizují. Pokud krátce vidíte nesrozumitelný text, obnovte stránku.

Faktury se automaticky překládají na základě kódu země příjemce. K dispozici je stejných šest jazyků: holandština, angličtina, španělština, francouzština, němčina a italština.

Tip: jazyk faktury nemusíte nastavovat ručně. Platforma automaticky zvolí správný jazyk podle země příjemce.

Ve složce Přijaté a Odeslané vidíte u každého dokumentu ikonu, která ukazuje, přes jaký kanál byla faktura přijata nebo odeslána. Čtyři nejčastější ikony:

Tyto ikony Vám pomáhají rychle rozpoznat, jak byl dokument zpracován, aniž byste museli otevírat detaily faktury.

Při prvním přihlášení Vám platforma může zobrazit pop-up s otázkou, zda chcete pro danou organizaci přijímat e-faktury. Standardně je příjem vypnutý, protože jde o placenou službu vyžadující kredit nebo předplatné (Basic nebo vyšší).

Klikněte na Zapnout pro aktivaci příjmu pro danou organizaci. Nechcete už tuto otázku vidět? Zvolte Vypnout pop-up. Nastavení se uloží v detailech organizace, kde můžete příjem kdykoli zapnout nebo vypnout.

Jakmile zapnete příjem, Vaše organizace se zaregistruje v síti Peppol pro příjem dokumentů. Ostatní strany Vám pak mohou posílat e-faktury přes Peppol.

Tip: nevíte, zda je příjem už aktivní? Přejděte do detailů Vaší organizace a zkontrolujte nastavení.

Chcete se dozvědět více o různých rolích a oprávněních? Přečtěte si Oprávnění a role v platformě.