Een administratief pakket is de plek waar facturen worden opgesteld, verstuurd, ontvangen en verwerkt. Een gemengde stroom van e-facturen en pdf's hoort in diezelfde administratie te landen, zonder dat de eindklant zelf een Access Point beheert of maatwerk bouwt.
AFAS is in die keten het systeem. Voor basale point-to-point verzending biedt AFAS inmiddels ook een eigen Peppol-optie. De koppeling bestaat daarnaast sinds circa 2013 en dekt de bredere keten: ontvangst, PDF-conversie, archivering en routering via meerdere netwerken. Gebruikers zetten verzenden, ontvangen en verwerken aan in een paar stappen.
Door de koppeling kunnen AFAS-gebruikers binnen een paar stappen e-factureren. Verzenden, ontvangen en verwerken is een kwestie van activeren in het platform. De Access Point-aansluiting en de routering zitten naast AFAS, zodat een organisatie vanuit AFAS e-facturen kan versturen en ontvangen over het Peppol-netwerk zonder zelf een Access Point te beheren.
Voor AFAS als leverancier is de integratie een functie die de klant activeert, zonder dat die klant zelf maatwerk bouwt. De basale point-to-point verzending kan de klant inmiddels ook via de eigen Peppol-optie van AFAS laten lopen. De bredere keten, met ontvangst, PDF-conversie, archivering en routering via meerdere netwerken, blijft het deel dat via eConnect loopt. Het partnership loopt sinds circa 2013 mee met het pakket.
Niet elke factuur komt als standaard e-factuur binnen. Scan & Herken zet PDF-facturen, kassabonnetjes en foto's om in een gestructureerde e-factuur en levert deze direct af in AFAS. Alle typen facturen worden zo via dezelfde stroom verwerkt in de administratie, zonder handmatige tussenkomst.
Voor de eindklant maakt het daardoor niet uit hoe een leverancier factureert. Een Peppol e-factuur, een PDF per mail of een scan van een kassabon komt op dezelfde plek in de financiële administratie terecht. Organisaties die nu nog een mix van formaten verwerken, kunnen geleidelijk overstappen. De aanpak past bij organisaties die alle inkomende facturen gestructureerd willen ontvangen, en bij organisaties die hun uitgaande facturatie via Peppol willen versturen.
AFAS Software biedt één geïntegreerd softwarepakket voor financieel, CRM, HRM, payroll, ordermanagement en projecten. Alle onderdelen werken vanuit één database. Het pakket wordt gebruikt in sectoren van zakelijke dienstverlening en overheid tot energie en zorg. In de keten blijft AFAS de plek waar de factuur wordt opgesteld en verwerkt.
Bij de Kamer van Koophandel was de keuze voor AFAS als ERP-oplossing het startpunt voor een breed e-facturatietraject. Na een aanbestedingsprocedure werd AFAS ingericht met e-facturatie als geïntegreerd onderdeel. Daarna benaderde KVK, in samenwerking met eConnect, meer dan 900 leveranciers actief om over te stappen naar elektronisch factureren. Het volledige klantverhaal staat op KVK: e-facturatie als motor voor een adviserende finance rol.
Bij Kenter, een organisatie in de energiesector, groeide de keten uit tot een aanpak met AFAS en eConnect. Kenter verstuurt vanuit AFAS een reguliere e-factuur, waarna eConnect die in de keten verrijkt met sectorspecifieke informatie, zoals de energie-extensie. Het werkproces in AFAS hoefde daarvoor niet te veranderen. Meer over dit traject staat op Kenter: verviervoudiging e-facturatie met AFAS, Peppol en energie-extensie.
- Verzenden, ontvangen en verwerken activeren in een paar stappen.
- KVK benaderde meer dan 900 leveranciers na inrichting van AFAS met e-facturatie.
- Bij Kenter bleef het werkproces in AFAS gelijk toen een energie-extensie aan de factuur werd toegevoegd.
Wil je bespreken hoe e-facturatie in een AFAS-omgeving past? Plan een partnership-gesprek.