Toen een fiscale route met cd-rom en papieren specificaties wegvalt, moet het finance-team de verwerking toch laten doorlopen. Uitstel is geen optie. De eerste reactie is vaak dat het een hele toestand is, terwijl verkoopfacturen en terugkerende belastingposten gewoon geboekt moeten worden.
Bij Van Wijngen International speelde die situatie rond de GWH-regeling van de Belastingdienst. Het team verwerkt verkoopfacturen en daarnaast motorrijtuigenbelasting binnen die regeling, voor ruim 100 trekkers en combinaties in het wegtransport van en naar Frankrijk. Vanaf het eerste contact verliep het traject snel. De kern was pragmatisch: het bestaande werkproces zo min mogelijk verstoren en de aanlevering moderniseren. De overgang is op tijd ingericht, zonder dat de financiële verwerking stilviel.
De samenwerking startte op een moment dat snelheid en duidelijkheid belangrijker waren dan omvangrijke projectplannen. In plaats van een cd-rom ontvangt Van Wijngen nu een e-mail met een downloadlink voor het nieuwe overzicht. Dat overzicht kan direct worden opgehaald en verwerkt in de bestaande werkwijze. Aanslagen worden geboekt en wijzigingen kunnen binnen een werkbaar ritme worden verwerkt. De dagelijkse handelingen bleven inhoudelijk herkenbaar voor het team.
Het acute probleem, een werkbare digitale route in de veranderde GWH-context, was daarmee opgelost, terwijl de impact op interne processen beperkt bleef. Volgens de CFO hoefde er operationeel niet veel te veranderen. Juist dat telde onder tijdsdruk, omdat het team geen compleet nieuw administratief model hoefde te leren. De oplossing zat in de aanlevering, niet in een herinrichting van het financewerk zelf.
"Vanaf het moment dat we contact hadden met eConnect ging het snel. De communicatie was duidelijk en niet opdringerig en dat vonden we erg prettig."
Greta van Wijngen, Van Wijngen International
Volgens Van Wijngen zijn er in de gekozen inrichting geen nadelen ervaren. Die uitspraak staat tegenover een start waarin veel onduidelijkheid bestond over beschikbare oplossingen en nog geen duidelijke marktroute zichtbaar was. De implementatie liet zien dat snelle keuzes mogelijk zijn zodra techniek en communicatie helder zijn.
Van Wijngen is gespecialiseerd in wegtransport van en naar Frankrijk en opereert met een omvangrijke vloot. In zo'n organisatie is continuïteit cruciaal, ook aan de financiële kant. De aankondiging van de Belastingdienst maakte duidelijk dat de vertrouwde uitwisseling met fysieke dragers en papieren specificaties niet langer houdbaar was. De vraag was hoe de verwerking operationeel blijft als de oude route stopt en een nieuwe route nog niet bewezen is.
Het finance-team verwerkt naast reguliere verkoopfacturen ook terugkerende onderdelen, zoals de motorrijtuigenbelasting binnen de GWH-regeling. Die posten horen bij de gewone financiële operatie. Toen de cd-rom en de papieren specificaties verdwenen, viel precies de aanlevering van die overzichten weg.
Het team onderzocht verschillende aanbieders die aan een softwareoplossing werkten, maar trof op dat moment geen partij die al overtuigend operationeel was. Navraag bij andere grote transportbedrijven leverde evenmin een bruikbare route op. De druk liep op, terwijl de financiële afdeling al meerdere taken en verandertrajecten tegelijk had lopen. De GWH-wijziging moest daar bovenop passen zonder de operatie te belasten.
Digitale verkoopfacturen lopen bij Van Wijngen sinds 2017, dus de GWH-wijziging kwam boven op een digitalisering die al liep. Automatisch ontvangen en verwerken van e-facturen via eConnect staat op de wensenlijst. De migratie was daarmee niet alleen het herstel van een wegvallende route, maar ook de opstap naar die vervolgstap. De overgang gaf het finance-team ruimte om die stap te plannen terwijl de dagelijkse verwerking bleef lopen.
Chauffeurs werken al met iPads. E-vrachtbrieven staan als logisch vervolg geagendeerd, en er is aandacht om repetitief administratief werk verder te automatiseren zodat medewerkers meer tijd houden voor het menselijke deel van klantcontact en samenwerking. Binnen de financiële afdeling ligt een duidelijke rol voor innovatie in administratieve processen, en de beheerste invoering van deze urgente wijziging bevestigde die rol in de praktijk. Dat helpt ook bij volgende verandertrajecten waarin timing en eigenaarschap doorslaggevend zijn.
- Het GWH-proces is op tijd vervangen, zonder verstoring van de financiële administratie.
- Digitale verkoopfacturen lopen sinds 2017.
Transportorganisaties die verkoopfacturen en terugkerende belastingposten in het bestaande ritme willen houden, kunnen de aanlevering moderniseren zonder de administratie stil te leggen. Wil je weten hoe dit in jouw omgeving past? Plan een kennismaking.