Een kleine crediteurenbezetting houdt een hoog factuurvolume alleen vol als de invoer niet meer op papier en handwerk leunt. Groei door overnames maakt die spanning eerder zichtbaar: vestigingen, internationale activiteiten en persoonsgebonden routines vertragen de keten zodra één persoon de stroom nog zelf overtypt.
Peinemann groeide sterk door overnames en autonome omzetgroei, terwijl de administratieve verwerking dat tempo niet volgde. Het concern telt meer dan 30 entiteiten en circa 850 medewerkers. Eén medewerker verwerkte alle inkomende facturen, bij een volume dat opliep naar ruim 50.000 per jaar. Met AllSolutions als ERP in 20 entiteiten en eConnect voor de factuurverwerking kon dat gegroeide volume digitaal worden afgehandeld. De bezetting op de crediteurenadministratie bleef compact.
De partij die eerder Scan & Herken leverde, stopte met de dienstverlening. Peinemann moest niet alleen vervangen, maar kiezen tussen opnieuw een beperkt hulpmiddel of een bredere ketenaanpak met ruimte voor e-facturatie op termijn. De criteria uit de praktijk waren gebruiksvriendelijkheid, aansluiting op het bestaande ERP-landschap en ervaring met de context van AllSolutions.
De keuze viel op AllSolutions als ERP-fundament en eConnect voor factuurverwerking en de voorbereiding op e-facturatie. In de eerste fase lag de nadruk op inkomende stromen in de entiteiten die al met AllSolutions werken. Scan & Herken en automatische data-overname moesten de handmatige invoer terugdringen. Het team rolde dat stap voor stap uit over die entiteiten.
Het bleef geen eenmalig project. Intern heten de vervolgstappen miniprojecten, zoals het digitaliseren van de bankverwerking en het verhogen van automatische matching. Zo ontstond naast het nieuwe systeem ook een doorlopend verbeterproces. Zodra de laatste AllSolutions-entiteit op de digitale verwerking was aangesloten, kon de focus verschuiven van interne efficiëntie naar ketenoptimalisatie met leveranciers. Leveranciersonboarding en een bredere inzet van e-facturatie zijn die volgende fase.
In de dagelijkse operatie is vooral de taakverdeling veranderd. Factuurgegevens worden direct overgenomen, en medewerkers letten op uitzonderingen in plaats van op standaardinvoer. Die werkvorm is sneller en schaalt beter mee als het concern verder groeit.
"Het fijnste is dat het gelijk alle factuurgegevens overneemt. Het gaat snel, vrijwel foutloos en bespaart zo veel tijd."
Annette Godijn, Peinemann
Ongeveer 80 facturen konden in minder dan een uur worden nagekeken en verwerkt. Door automatische data-overname en de focus op afwijkingen werd het proces volgens de gebruikers vrijwel foutloos, met minder herstelwerk achteraf. Ruim 50.000 inkomende facturen per jaar gingen zo door een compacte crediteurenbezetting, ondanks de groei in entiteiten en activiteiten.
Medewerkers merkten het voordeel en gingen zelf nieuwe verbeteringen aandragen, zodat digitalisering een gedeeld werkprincipe werd in plaats van een opgelegd project. In een periode van thuiswerken liep de verwerking door, zonder afhankelijkheid van fysieke ordners of papieren routes tussen bureaus. Vanuit group control bood de beheersomgeving meer inzicht in organisaties, gebruikers en data. Die laag maakte het ook eenvoudiger om organisaties en gebruikers in te richten en dashboards te volgen.
Kleine stappen hadden direct effect, en daardoor groeide de bereidheid om de volgende verbetering zelf aan te dragen. Dezelfde beheerslaag gaf group control een stuurinstrument boven de snellere invoer op de crediteurenadministratie.
- Ongeveer 80 facturen in minder dan een uur nagekeken en verwerkt.
- Ruim 50.000 inkomende facturen per jaar door een compacte crediteurenbezetting.
- Gebruikers noemen het proces vrijwel foutloos, met minder herstelwerk achteraf.
Werk je met AllSolutions, meerdere entiteiten en een kleine crediteurenbezetting op een hoog factuurvolume? Plan een kennismaking.