Come collaborare come intermediario e cliente: condividere documenti, gruppi e diritti di accesso.
Dopo la creazione di un partnership, intermediario e cliente possono collaborare in diversi modi all'interno della piattaforma eConnect. È possibile condividere documenti, delegare attività e valutare insieme le fatture di acquisto. In questo articolo viene illustrato come organizzare la collaborazione nella pratica.
Non appena il partnership è attivo, come intermediario è possibile ottenere l'accesso alle organizzazioni del cliente. Questo non avviene automaticamente: un amministratore deve prima aggiungere l'utente come membro all'organizzazione interessata.
Esistono due livelli di accesso:
Come intermediario, il ruolo "Membro" è generalmente sufficiente. Consente di accedere alle fatture, agli ordini e agli altri documenti dell'organizzazione del cliente, senza poter modificare le impostazioni dell'organizzazione.
All'interno della piattaforma è possibile condividere documenti con colleghi, clienti e partner. La condivisione è disponibile da tre posizioni: Documenti, Posta in arrivo e Posta in uscita.
Quando si condivide, si sceglie chi ottiene l'accesso e con quali diritti:
È possibile condividere i documenti con singoli utenti, con gruppi o con intere organizzazioni. In questo modo si determina con precisione chi vede cosa.
I gruppi sono uno strumento efficace per organizzare la collaborazione. Un gruppo è un insieme di utenti che condividono l'accesso agli stessi documenti.
È possibile aggiungere allo stesso gruppo utenti dal proprio ambiente e da ambienti partner. Ad esempio, si può creare un gruppo "Team finanziario Cliente X" che include i propri colleghi e i collaboratori pertinenti del cliente.
I gruppi possono essere utilizzati anche come alternativa al modello di autorizzazione standard. Invece di rendere qualcuno membro di un'intera organizzazione, si condividono documenti specifici con un gruppo. In questo modo si concede un accesso selettivo senza assegnare i diritti completi sull'organizzazione.
All'interno di un partnership è possibile designare dei responsabili della relazione. Un responsabile della relazione coordina la collaborazione tra i due ambienti. È possibile configurare più responsabili della relazione per ciascun partnership.
Un responsabile della relazione si collega tramite Partner > Responsabili della relazione > Collega. Il ruolo di responsabile della relazione deve essere assegnato separatamente da un amministratore nella gestione utenti.
Suggerimento: designare un responsabile della relazione quando si gestiscono più clienti. In questo modo per ogni relazione con il cliente c'è un referente fisso che supervisiona la collaborazione.
Se si utilizza il Workflow Engine (disponibile come add-on), è possibile delegare attività agli utenti di un ambiente partner. Ad esempio, per l'approvazione delle fatture di acquisto: l'intermediario riceve la fattura, effettua un primo controllo e delega l'attività di approvazione al cliente.
Il cliente visualizza l'attività nel proprio ambiente e può approvare, rifiutare o rimandare la delega. Tutti i passaggi vengono registrati in un audit log.
Studio commercialista con 20 clienti: lo studio dispone di un unico ambiente eConnect. Tramite le richieste di delega, tutti i clienti sono stati collegati. Per ogni cliente è stato creato un partnership. Il commercialista è membro delle organizzazioni dei clienti e può visualizzare le fatture e gestire il collegamento software. Per ogni cliente è stato creato un gruppo che include il commercialista e il responsabile finanziario del cliente. Le fatture di acquisto vengono inoltrate al cliente per l'approvazione tramite il Workflow Engine. Il commercialista mantiene la visione d'insieme da un'unica dashboard.
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