L'Agenzia delle Entrate olandese (Belastingdienst) offre alle organizzazioni con un parco veicoli di più di 25 targhe la possibilità di versare la tassa di circolazione (MRB) in modo semplificato tramite la procedura GWH. Invece di ricevere accertamenti singoli per ogni targa, l'organizzazione versa la MRB mensilmente come importo complessivo tramite addebito diretto automatico.

Lo svantaggio di questa procedura è che non si riceve una specifica per targa. Si riceve un importo complessivo unico senza dettaglio. Questo rende difficile attribuire i costi a reparti, progetti o singoli veicoli.

FleetFlow risolve questo problema recuperando automaticamente le specifiche delle fatture GWH da Digipoort, il portale governativo per la comunicazione digitale. La specifica recuperata viene convertita in una e-fattura standard (UBL) con tutte le informazioni disponibili per targa a livello di riga.

Per ogni impresa registrata (numero Camera di Commercio) si riceve una fattura riepilogativa che viene consegnata in modo sicuro tramite la rete Peppol nella Posta in arrivo sulla piattaforma eConnect. La fattura è disponibile anche come PDF e come download CSV. Con una connessione software attiva, la fattura riepilogativa viene ricevuta direttamente nel proprio software di contabilità.

Come cliente non è necessario acquistare un certificato PKI né configurare o mantenere un costoso collegamento con Digipoort.

Oltre alla procedura GWH, FleetFlow offre anche la possibilità di elaborare automaticamente le multe stradali del CJIB. eConnect recupera le notifiche digitali delle sanzioni dal CJIB e le consegna sulla piattaforma, dove seguono lo stesso flusso di elaborazione degli altri documenti in arrivo.

Per utilizzare il collegamento CJIB, l'organizzazione deve prima compilare un modulo sul sito web del CJIB (il modulo di contatto per organizzazioni con un grande parco veicoli). La funzionalità CJIB è disponibile senza costi di abbonamento aggiuntivi; si paga solo per ogni documento consegnato tramite il credito transazioni regolare.

L'abbonamento FleetFlow è indipendente dall'abbonamento standard alla piattaforma. Consultare sempre il listino prezzi eConnect aggiornato per le tariffe in vigore.

Attenzione (tariffa in revisione): Le funzionalità GWH/CJIB, la soglia di 25 targhe, il flusso Digipoort/PKI e il processo di onboarding sono stati confermati come attuali. La tariffa di abbonamento (€ 290,64/anno) è ancora in discussione interna e si prevede venga finalizzata entro il 2026-07-17. In caso di dubbio, verificare sempre la tariffa sul listino prezzi aggiornato.

Per poter utilizzare FleetFlow sono necessari i seguenti requisiti:

• Una procedura GWH (accordo) con l'Agenzia delle Entrate, il che significa che si dispone di un parco veicoli di 25 o più targhe.
• Un account attivo sulla piattaforma eConnect, con la funzione "Ricezione" attivata.
• Un accordo FleetFlow firmato con eConnect (per GWH, CJIB o entrambi).

L'accordo FleetFlow viene stipulato per entità (numero Camera di Commercio). In caso di più entità, l'accordo vale per ciascuna entità separatamente.

In linea di principio è possibile creare autonomamente, senza costi aggiuntivi, un ambiente e aggiungere la propria organizzazione alla piattaforma, seguendo le istruzioni fornite. Il nostro reparto Supporto può anche aiutare nell'avvio (configurazione e attivazione dell'account, con eventuale collegamento al proprio software contabile), tramite una sessione da remoto (Teams) o in sede. Questa possibilità di assistenza e la relativa tariffa vengono inserite come opzione nell'accordo.

L'avvio di FleetFlow avviene in diversi passaggi. Dopo la registrazione, eConnect invia un modulo di iscrizione in cui si indica per quali prodotti si ha interesse. Successivamente si riceve un accordo che deve essere firmato e restituito.

Una volta ricevuto l'accordo, il team eConnect stabilisce se si tratta di GWH, CJIB o entrambi. Si crea (preferibilmente in autonomia) un account sulla piattaforma. eConnect si registra poi presso l'Agenzia delle Entrate come intermediario per la propria organizzazione. L'Agenzia delle Entrate invia successivamente un codice di attivazione per posta, operazione che richiede generalmente circa tre settimane. Una volta ricevuto il codice, lo si inoltra a eConnect, dopodiché viene attivato il collegamento con Digipoort.

Per l'account, la funzione "Ricezione" deve essere sempre attiva. Senza un account attivo non è possibile l'elaborazione GWH; l'e-mail di conferma di Delivery lo segnala esplicitamente. Si tenga presente che tramite lo stesso account è possibile ricevere anche altre e-fatture non legate a GWH.

Nuovo numero di Camera di Commercio per un cliente FleetFlow già esistente: l'autorizzazione Digipoort vale per numero di Camera di Commercio, non per cliente. Se un cliente esistente ottiene un nuovo numero di Camera di Commercio, ad esempio per una nuova organizzazione o una controllata, l'autorizzazione deve essere ripetuta per quel numero. Questo vale anche se la ricezione Peppol è già attiva per il cliente: senza questa attivazione separata per il nuovo numero di Camera di Commercio, le specifiche GWH non arrivano automaticamente. Il tempo di elaborazione resta di circa tre settimane per il nuovo codice di attivazione inviato per posta.

L'attivazione dell'autorizzazione GWH avviene tramite la Digipoort Management API. L'Agenzia delle Entrate invia un codice di attivazione per posta dopo che eConnect si è registrato come intermediario. Inoltrare questo codice al team delivery di eConnect, affinché possano attivare il collegamento.

Dopo l'attivazione riuscita, l'autorizzazione è attiva e le specifiche delle fatture GWH vengono recuperate automaticamente e consegnate come e-fattura sulla piattaforma.

Attenzione: anche senza una procedura GWH attiva, l'Agenzia delle Entrate può talvolta inviare un codice di attivazione. Senza procedura attiva, tuttavia, non c'è nulla da attivare e il codice non è utilizzabile.

Il collegamento CJIB viene configurato dal team eConnect dopo aver compilato il modulo CJIB e aver firmato l'accordo FleetFlow per il CJIB. È importante che il nome dell'organizzazione e il codice postale corrispondano esattamente alla registrazione presso il CJIB. Dopo la configurazione del collegamento, le notifiche delle sanzioni vengono recuperate automaticamente e consegnate come documento sulla piattaforma.

FleetFlow funziona interamente sulla piattaforma eConnect. Le specifiche GWH e le sanzioni CJIB vengono consegnate come e-fatture (UBL) nella Posta in arrivo regolare del proprio account. Seguono lo stesso flusso di elaborazione degli altri documenti in arrivo: archiviazione sulla piattaforma, disponibilità come UBL, PDF e CSV, e con una connessione software attiva inoltro automatico al software di contabilità.

I documenti FleetFlow vengono addebitati sul credito transazioni, come gli altri documenti ricevuti. L'abbonamento FleetFlow è separato dall'abbonamento regolare della piattaforma.

Per sapere se FleetFlow è adatto alla propria organizzazione o per ricevere un preventivo, contattarci.