L'UWV � uno dei maggiori destinatari di e-fatture nei Paesi Bassi e pone requisiti specifici al contenuto e alla struttura delle fatture. Tramite eConnect � possibile inviare fatture all'UWV via Peppol, ma � importante conoscere il flusso finanziario corretto, il numero OINO giusto e i campi obbligatori. Questo articolo spiega tutto passo per passo.

L'UWV distingue due flussi finanziari, ciascuno con un proprio numero OINO (numero di identificazione organizzazione governativa) e propri requisiti di fatturazione:

Attenzione: l'OINO � sempre lungo 20 cifre, inclusi gli zeri iniziali. Se si omettono degli zeri, la fattura non viene consegnata.

Nell'emissione della fattura, utilizzare l'OINO del flusso finanziario corretto. Se non si � sicuri a quale flusso appartiene la propria fattura, verificare con il proprio referente presso l'UWV.

Il Grande Flusso ha i requisiti pi� estesi. La fattura deve soddisfare i seguenti requisiti:

Campi obbligatori a livello documento:

• Numero ordine d'acquisto: il numero d'ordine UWV ricevuto. Massimo un numero d'ordine per fattura.
• Dati legali fattura: numero KvK, partita IVA e IBAN del fornitore devono essere compilati completamente.
• Dati contatto fornitore: indirizzo e-mail e numero di telefono devono figurare sulla fattura.

Campi obbligatori per riga fattura:

• Codice prodotto (BuyersItemIdentification): ogni riga fattura deve contenere il codice prodotto indicato dall'UWV nell'ordine d'acquisto.
• Riferimento alla riga d'ordine: ogni riga fattura deve fare riferimento alla riga d'ordine corrispondente.

Suggerimento: i codici prodotto si trovano nell'ordine d'acquisto ricevuto dall'UWV. Riprenderli esattamente, poich� codici diversi portano al rifiuto.

Il Piccolo Flusso ha requisiti leggermente diversi:

Campi obbligatori a livello documento:

• Numero ordine d'acquisto o centro di costo: inserire il numero d'ordine dell'ordine d'acquisto UWV, oppure il centro di costo se non � disponibile un numero d'ordine.
• Nome referente UWV: il nome del proprio referente presso l'UWV deve figurare sulla fattura.

Campi obbligatori per riga fattura:

• Numeri riga d'ordine: ogni riga fattura deve fare riferimento alla riga corrispondente nell'ordine d'acquisto UWV.

Verificare l'importo totale: l'importo totale della fattura non pu� superare l'importo dell'ordine d'acquisto corrispondente. Un importo superiore porta al rifiuto automatico.

L'UWV utilizza indirizzi postali diversi per flusso. Sebbene per l'invio tramite Peppol ci� non sia rilevante (la fattura viene consegnata elettronicamente), � buona prassi indicare l'indirizzo corretto sulla fattura:

• Grande Flusso: Postbus 56011, 1040 AA Amsterdam
• Piccolo Flusso: Postbus 57025, 1040 CZ Amsterdam

Se si riceve un ordine d'acquisto dall'UWV tramite Peppol, nella piattaforma eConnect � possibile convertirlo in fattura con pochi clic. Questa funzione si chiama Order flip. La piattaforma riprende automaticamente i dati dell'ordine (numero ordine, righe, codici prodotto, importi), cos� basta solo verificare e inviare.

L'Order flip previene errori di digitazione e garantisce che la fattura soddisfi immediatamente tutti i requisiti UWV, poich� i campi obbligatori vengono automaticamente ripresi dall'ordine d'acquisto.

Bisogna correggere una fattura? L'UWV accetta solo accreditamenti completi: accreditare l'intero importo originale e poi creare una nuova fattura con l'importo corretto. La nota di credito deve avere un nuovo numero fattura unico.

Prima di poter fatturare all'UWV per la prima volta, � necessario registrarsi come fornitore. Questo si fa tramite la piattaforma eConnect attivando la propria organizzazione e inviando una fattura al numero OINO corretto. L'UWV riconosce il nuovo fornitore non appena arriva la prima fattura.

Se si ha gi� un contratto con l'UWV e si � ricevuto un ordine d'acquisto, � possibile fatturare direttamente tramite Peppol. Non � necessario un passaggio di registrazione separato presso eConnect; la registrazione Peppol avviene automaticamente all'attivazione dell'organizzazione.

Se la fattura non soddisfa i requisiti, si riceve un messaggio di errore con un codice errore specifico UWV. L'UWV applica proprie regole di validazione oltre alla validazione standard Peppol/NLCIUS.

Suggerimento: riceve un codice errore che non � elencato qui? Contatti support@econnect.eu e La aiuteremo.

UWV017 non e' una semplice validazione di campo ma un invoiceCheck: la piattaforma eConnect verifica tramite il servizio InvoiceCheck nel sistema UWV se il numero ordine fornito e' un numero ordine UWV valido ed esistente -- in combinazione con il numero Camera di Commercio del fornitore. Se non viene trovata una combinazione valida, il campo numero ordine viene svuotato e segue UWV017.

Requisiti per il numero ordine:

• Campo: Invoice/OrderReference/ID (massimo un numero ordine per fattura -- piu' numeri ordine generano UWV009).
• Formato: AN10 (alfanumerico, massimo 10 caratteri), con almeno 7 cifre.
• Il numero ordine deve esistere effettivamente presso UWV ed essere collegato al numero Camera di Commercio con cui si invia.

Soluzione:

1. Verificare il numero ordine sull'ordine di acquisto UWV e inserirlo esattamente in Invoice/OrderReference/ID (formato AN10, almeno 7 cifre).
2. Verificare che il numero Camera di Commercio in fattura sia il numero a cui e' stato assegnato l'ordine UWV. Una discrepanza e' la causa piu' comune di UWV017.
3. La via piu' affidabile e' l'Order flip: convertire l'ordine di acquisto inviato da UWV tramite Peppol in una fattura, cosi' il numero ordine e il collegamento Camera di Commercio vengono copiati automaticamente in modo corretto.

Nota (KG): quando il campo numero ordine viene svuotato dall'invoiceCheck, si vede solo UWV017 e non UWV013 (numero riga ordine).

UWV014 significa che in una o piu' righe fattura manca il codice prodotto o non soddisfa il formato richiesto. Il codice prodotto e' obbligatorio nel Grande Flusso (GG) e di default facoltativo nel Piccolo Flusso (KG).

Requisiti per il codice prodotto:

• Campo: Invoice/InvoiceLine[n]/Item/BuyersItemIdentification/ID.
• Formato: A2_N4_N3 (2 lettere, 4 cifre, 3 cifre), oppure N4 (4 cifre), oppure N3 (3 cifre).

Soluzione:

1. Inserire il codice prodotto dall'ordine di acquisto UWV in ogni riga fattura in Item/BuyersItemIdentification/ID, nel formato A2_N4_N3, N4 o N3.
2. Se il codice prodotto non puo' essere inserito in quel campo, eConnect (solo nel flusso GG) riconosce il codice anche da altri campi -- purche' con un prefisso come productcode, product o code (opzionalmente con UWV, non case-sensitive).
3. Nei campi OrderReference/ID, AccountingCost e AccountingCostCode un codice prodotto senza prefisso viene riconosciuto non appena corrisponde al formato.
4. La via piu' affidabile e' di nuovo l'Order flip, dove i codici prodotto dall'ordine di acquisto vengono automaticamente inseriti nelle righe fattura.

1. Accedere a platform.econnect.eu e cliccare su Factuur opstellen.
2. Cercare l'UWV come destinatario tramite il numero OINO del flusso finanziario corretto.
3. Compilare il numero ordine d'acquisto ricevuto dall'UWV.
4. Aggiungere le righe fattura con i corretti codici prodotto e numeri riga d'ordine.
5. Verificare che numero KvK, partita IVA, IBAN, indirizzo e-mail e numero di telefono siano correttamente compilati.
6. Verificare l'importo totale: non deve superare l'importo dell'ordine (per il Piccolo Flusso).
7. Cliccare su Verzenden.

La fattura viene consegnata all'UWV tramite Peppol. Lo stato pu� essere monitorato nella Posta in Uscita.

Desidera sapere come funzionano gli e-order dall'UWV? Maggiori informazioni su ricevere e-order tramite Peppol.