Obbligo fiscale di conservazione nei Paesi Bassi: termini, principio di conversione, archiviazione digitale e regole per le e-fatture.
Ogni imprenditore nei Paesi Bassi è legalmente obbligato a conservare fatture e amministrazione. La Belastingdienst impone requisiti su durata, forma e accessibilità di tale conservazione. Per le organizzazioni che passano all'e-fatturazione queste regole sono particolarmente rilevanti, perché confermano che le fatture digitali devono essere conservate digitalmente.
In sintesi: le fatture si conservano 7 anni (10 anni per gli immobili) nella forma in cui sono state inviate o ricevute. Le fatture digitali non si stampano: si archiviano digitalmente. Le fatture cartacee possono essere scansionate e conservate digitalmente (principio di conversione), purché la scansione sia corretta e completa.
Il termine standard di conservazione per fatture e dati di base è di 7 anni. Per alcune categorie vale un termine più lungo:
Il termine non inizia dalla data fattura, ma dal momento in cui il valore di attualità del dato decade. Un contratto di leasing di 4 anni si conserva prima 4 anni come parte dell'amministrazione attiva; solo dopo inizia il termine di 7 anni.
Attenzione: anche dopo la cessazione dell'impresa l'amministrazione deve restare conservata affinché la Belastingdienst possa effettuare un controllo finale.
La Belastingdienst è chiara: conserva le fatture nella forma in cui le hai inviate o ricevute. Una fattura ricevuta digitalmente (come UBL, Peppol BIS o XML) si archivia digitalmente. Stampare ed eliminare il file digitale non è consentito.
Vale anche il contrario: una fattura ricevuta su carta si conserva in linea di principio su carta, salvo l'uso del principio di conversione (vedi sotto).
Suggerimento: se invii o ricevi fatture via eConnect, vengono archiviate automaticamente in digitale sulla piattaforma. Così soddisfi subito il requisito di forma della Belastingdienst.
Il principio di conversione consente agli imprenditori di trasferire dati da un supporto di archiviazione a un altro. Pensa a scansionare fatture cartacee in digitale, trasferire file da un CD-ROM a una USB, o convertire dati in un altro formato.
Dopo una conversione valida, il documento originale non deve più essere conservato. La versione digitale prende il posto dell'originale.
La Belastingdienst impone quattro condizioni alla conversione:
Non tutti i documenti possono essere convertiti. Il bilancio, il conto economico e determinati documenti doganali devono restare conservati nella forma originale.
L'Auditfile Financieel è un estratto del libro mastro ed è supportato dalla maggior parte dei pacchetti contabili. Tuttavia non basta conservare solo l'Auditfile: tutti i dati di dettaglio sottostanti (fatture, scontrini, contratti) devono restare disponibili.
La Belastingdienst considera amministrazione tutti i dati relativi alla Sua impresa, indipendentemente dalla forma:
Anche i messaggi aziendali via e-mail, WhatsApp, SMS e social media rientrano nell'obbligo di conservazione. In caso di controllo devono essere disponibili nella forma richiesta dall'ispettore. Se non c'è separazione tra dati aziendali e privati, vanno conservati anche i dati privati.
L'obbligo di conservazione richiede che i file digitali restino consultabili per l'intero termine. In pratica può significare conservare hardware o software obsoleti se i file sono leggibili solo lì. Nella scelta di una soluzione di archiviazione è quindi saggio usare formati aperti ampiamente supportati.
Suggerimento: le e-fatture strutturate in formato UBL o Peppol BIS sono standard aperti indipendenti da software specifico. Così soddisfa più facilmente il requisito di consultabilità a lungo termine rispetto ai formati proprietari.
Se la Sua amministrazione è tenuta in tutto o in parte da un commercialista, un accountant o un altro studio, anche i dati presso quel terzo devono essere conservati secondo le stesse regole.
Con un'amministrazione incompleta o un termine troppo breve, la Belastingdienst può determinare da sola il Suo fatturato e profitto. Se non è d'accordo con quel calcolo, deve dimostrare che è errato. È l'inversione dell'onere della prova, una sanzione pesante da evitare.
Le regole fiscali di conservazione si allineano perfettamente al passaggio all'e-fatturazione:
Il termine standard di conservazione delle fatture è di 7 anni. Per dati su immobili e dati sotto il regime dell'Unione o di Importazione (One Stop Shop) vale un termine di 10 anni. Il termine inizia quando decade il valore di attualità del dato, non dalla data fattura.
Sì, in base al principio di conversione. La scansione deve essere identica nel contenuto all'originale, restare disponibile per l'intero termine di conservazione ed essere riproducibile. I tratti di autenticità (colore, logo, firma) devono essere archiviati o compensati con misure tecniche come l'alta risoluzione.
No, anzi. La Belastingdienst prescrive di conservare le fatture nella forma in cui le ha inviate o ricevute. Una fattura ricevuta digitalmente (UBL, Peppol BIS o XML) si archivia digitalmente. Stampare ed eliminare il file digitale non è consentito.
Vuole sapere quali dati sono obbligatori su una fattura? Legga di più sui requisiti legali di fattura.
Scopra come eConnect archivia digitalmente le Sue fatture
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