Lo standard SETU per le e-timecard: rendicontazione digitale delle ore nel settore del lavoro interinale tramite la rete Peppol.
Lo standard SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) consente di scambiare in modo strutturato ed elettronico le ore lavorate e le spese dei lavoratori interinali. Da giugno 2024, i messaggi SETU sono disponibili sulla rete Peppol, permettendo ad agenzie interinali, utilizzatori e subappaltatori di scambiare timesheet tramite la stessa infrastruttura già utilizzata per e-fatture ed e-ordini. eConnect supporta il formato SETU come Access Point Peppol certificato.
In breve SETU è lo standard olandese per lo scambio digitale di registrazioni orarie e spese nel settore del lavoro interinale. Il messaggio timecard contiene ore lavorate, maggiorazioni, spese e informazioni di progetto. Le timecard approvate costituiscono la base per la fatturazione automatica.
SETU sta per Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche. La fondazione sviluppa e gestisce standard per lo scambio elettronico di dati nel settore del personale e del lavoro interinale. Gli standard descrivono quando e quali informazioni vengono scambiate nel processo di assunzione, dalla vacanza e selezione alla rendicontazione delle ore e fatturazione.
Gli standard SETU sono originariamente basati su HR-XML, uno schema XML internazionale per lo scambio di dati HR. Con la versione 2.0, lo standard è stato modernizzato e preparato per l'uso internazionale tramite la rete Peppol.
Lo standard è destinato esclusivamente al settore interinale e ai processi di assunzione correlati. Non è uno standard generico per la registrazione del tempo al di fuori di questo ambito.
Il messaggio centrale nello standard SETU è la Timecard (anche denominata e-timecard o timesheet digitale). Una e-timecard contiene tutte le informazioni necessarie per trasmettere in modo strutturato le ore lavorate e le spese sostenute dall'utilizzatore all'agenzia interinale.
Le ore vengono generalmente registrate e inviate settimanalmente. Una timecard approvata costituisce poi la base diretta per l'emissione della fattura.
Il processo di assunzione comprende diversi passaggi, di cui la timecard e la fattura sono gli ultimi:
Poiché l'utilizzatore e l'agenzia interinale lavorano con la stessa timecard approvata, le ore non devono essere reinserite. Questo riduce gli errori e accelera significativamente il processo di fatturazione.
Nell'assunzione secondaria, un'agenzia interinale fornisce personale di un'altra parte (il subappaltatore) all'utilizzatore. Lo standard SETU supporta tre varianti per l'inoltro delle timecard in questa situazione:
Inoltro diretto. L'utilizzatore invia la timecard all'agenzia interinale, che la inoltra invariata al subappaltatore. Ciò richiede accordi aggiuntivi sui codici di identificazione.
Adeguamento e inoltro. L'agenzia interinale riceve la timecard, adegua i riferimenti, le tariffe e i codici di identificazione all'accordo con il subappaltatore e inoltra la versione adeguata. Questa è la variante più comune.
Invio simultaneo. L'utilizzatore invia la timecard contemporaneamente sia all'agenzia interinale che al subappaltatore. Anche qui sono necessari accordi aggiuntivi sull'identificazione.
Da giugno 2024, i messaggi SETU sono disponibili sulla rete Peppol, grazie a una collaborazione tra SETU e l'Autorità Peppol olandese (NPa). Sono supportati i seguenti tipi di messaggio:
Inoltre esiste un formato fattura specifico SETU: SETU Invoice v2.2, che si basa su NLCIUS e contiene campi aggiuntivi per il settore interinale.
Suggerimento: l'elenco completo dei DocumentTypeId supportati per i messaggi SETU è disponibile nella panoramica dei DocumentType ID.
eConnect supporta il formato SETU come parte della Procurement Service Bus (PSB). Tramite la PSB, i messaggi SETU possono essere inviati e ricevuti sulla rete Peppol, con la stessa affidabilità e sicurezza delle e-fatture.
Concretamente questo significa:
Invio e ricezione di timecard. Le organizzazioni collegate a Peppol tramite eConnect possono scambiare timecard SETU con altri partecipanti Peppol. La PSB valida il messaggio, lo instrada al destinatario e conferma la consegna.
Dalla timecard alla fattura. Una timecard approvata costituisce la base per la fatturazione automatica. La fattura può poi essere inviata anch'essa tramite Peppol, in NLCIUS, BIS Billing V3 o nel formato SETU Invoice.
Tutti i tipi di messaggio SETU. Oltre alla timecard, la PSB supporta anche gli altri messaggi SETU per collocamenti (Assignment), richieste di personale (StaffingOrder) e dati personali (HumanResource).
I messaggi SETU attuali sulla rete Peppol utilizzano la versione 1.4, basata sullo schema HR-XML. La versione 2.0 è in fase di sviluppo e introduce alcune modifiche importanti:
La modifica più importante nella v2.0 è il focus sull'internazionalizzazione. Nuovi campi come documentId, schemeAgencyId, legalId e taxId si allineano agli standard e alle normative internazionali. Questo rende la timecard adatta all'uso al di fuori del settore interinale olandese, sulla rete Peppol internazionale.
Attenzione: la versione 1.4 è attualmente la versione attiva sulla rete Peppol. La migrazione alla v2.0 è accompagnata da SETU con un mapping dettagliato tra le due versioni.
I messaggi SETU vengono identificati sulla rete Peppol con DocumentTypeId specifici:
http://ns.hr-xml.org/2007-04-15::TimeCard##hr-xml@nl-1.4::2.5http://ns.hr-xml.org/2007-04-15::StaffingOrder##hr-xml@nl-1.4::2.5http://ns.hr-xml.org/2007-04-15::HumanResource##hr-xml@nl-1.4::2.5http://ns.hr-xml.org/2007-04-15::Assignment##hr-xml@nl-1.4.1::2.5urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2::Invoice##urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0#compliant#urn:fdc:setu.nl:invoice:v2.2::2.1Una SETU Timecard v1.4 è un documento XML basato sullo schema HR-XML. Gli elementi principali sono:
<TimeCard xmlns="http://ns.hr-xml.org/2007-04-15">
<Id idOwner="StaffingCustomer">
<IdValue>TC00123456</IdValue>
</Id>
<ReportedResource>
<Person>...</Person>
</ReportedResource>
<ReportedTime>
<PeriodStartDate>2024-01-08</PeriodStartDate>
<PeriodEndDate>2024-01-12</PeriodEndDate>
<TimeInterval type="Regular" billable="true">
<Duration>8.00</Duration>
<RateOrAmount currency="EUR" type="hourly"
multiplier="100">0.00</RateOrAmount>
</TimeInterval>
<Allowance type="102B" billable="true">
<Amount currency="EUR">3.50</Amount>
<Quantity>5</Quantity>
</Allowance>
</ReportedTime>
<ApprovalInfo>
<ApprovedDateTime>2024-01-14T09:00:00</ApprovedDateTime>
</ApprovalInfo>
</TimeCard>
L'elemento TimeInterval contiene le ore lavorate per periodo, con il tipo (Regular, Overtime, Shift), la durata e la tariffa. L'attributo multiplier indica la percentuale di maggiorazione: 100 per le ore regolari, 150 per gli straordinari, eccetera. L'elemento Allowance registra le spese come le spese di viaggio.
SETU fornisce file di validazione Schematron per tutti i tipi di messaggio. La PSB valida automaticamente i messaggi SETU in entrata alla ricezione. I messaggi che non soddisfano lo schema vengono rifiutati con un chiaro messaggio di errore.
Le specifiche complete, i messaggi di esempio e gli artefatti di validazione sono disponibili su standard.setu.nl e in Semantic Treehouse.
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