Comment collaborer en tant qu'intermédiaire et client : partager des documents, groupes et droits.
Après la création d'un partenariat, vous pouvez en tant qu'intermédiaire et client collaborer de plusieurs manières au sein de la plateforme eConnect. Vous pouvez partager des documents, déléguer des tâches et évaluer ensemble les factures d'achat. Cet article vous explique comment organiser la collaboration en pratique.
Dès que le partenariat est actif, vous pouvez en tant qu'intermédiaire accéder aux organisations de votre client. Cela ne se fait pas automatiquement : un administrateur doit d'abord vous ajouter en tant que membre à l'organisation concernée.
Il existe deux niveaux d'accès :
En tant qu'intermédiaire, le rôle « Membre » est généralement suffisant. Vous accédez ainsi aux factures, commandes et autres documents de l'organisation cliente, sans pouvoir modifier les paramètres de l'organisation.
Au sein de la plateforme, vous pouvez partager des documents avec des collègues, des clients et des partenaires. Le partage fonctionne depuis trois emplacements : Documents, Boîte de réception et Boîte d'envoi.
Lors du partage, vous choisissez qui obtient l'accès et quels droits cette personne reçoit :
Vous pouvez partager des documents avec des utilisateurs individuels, des groupes ou des organisations entières. Vous déterminez ainsi précisément qui voit quoi.
Les groupes sont un outil puissant pour organiser la collaboration. Un groupe est un ensemble d'utilisateurs qui partagent l'accès aux mêmes documents.
Vous pouvez ajouter au même groupe des utilisateurs de votre propre environnement et d'environnements partenaires. Vous pouvez par exemple créer un groupe « Équipe financière Client X » comprenant vos propres collègues et les collaborateurs concernés du client.
Vous pouvez également utiliser les groupes comme alternative au modèle de droits standard. Au lieu de faire de quelqu'un un membre d'une organisation complète, vous partagez des documents spécifiques avec un groupe. Vous accordez ainsi un accès sélectif sans octroyer des droits d'organisation complets.
Au sein d'un partenariat, vous pouvez désigner des gestionnaires de relations. Un gestionnaire de relations coordonne la collaboration entre les deux environnements. Vous pouvez nommer plusieurs gestionnaires de relations par partenariat.
Un gestionnaire de relations est connecté via Partenaires > Gestionnaires de relations > Connecter. Le rôle de gestionnaire de relations doit être attribué séparément par un administrateur depuis la gestion des utilisateurs.
Conseil : désignez un gestionnaire de relations lorsque vous gérez plusieurs clients. Chaque relation client dispose ainsi d'un point de contact fixe qui supervise la collaboration.
Si vous utilisez le Workflow Engine (disponible en tant que module complémentaire), vous pouvez déléguer des tâches aux utilisateurs d'un environnement partenaire. Pensez par exemple à l'approbation de factures d'achat : l'intermédiaire reçoit la facture, effectue un premier contrôle et délègue la tâche d'approbation au client.
Le client voit la tâche dans son propre environnement et peut approuver, rejeter ou redéléguer. Toutes les étapes sont consignées dans un journal d'audit.
Cabinet comptable avec 20 clients : le cabinet dispose d'un seul environnement eConnect. Via des demandes de mandat, tous les clients sont reliés. Un partenariat existe pour chaque client. Le comptable est membre des organisations clientes et peut consulter les factures et gérer la connexion logicielle. Pour chaque client, un groupe a été créé comprenant le comptable et le responsable financier du client. Les factures d'achat sont transmises au client pour approbation via le Workflow Engine. Le comptable garde la vue d'ensemble depuis un seul tableau de bord.
Vous souhaitez créer un partenariat pour pouvoir collaborer ? Découvrez comment relier un client.
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