Les trois concepts clés de la plateforme eConnect : environnement, utilisateur et organisation. Icônes, langue et inscription à la réception.
La plateforme eConnect repose sur trois concepts fondamentaux : l'environnement, l'utilisateur et l'organisation. Lorsque vous comprenez comment ces trois éléments interagissent, vous pouvez utiliser et configurer la plateforme efficacement, que vous soyez indépendant, une entreprise multi-sites ou un cabinet comptable gérant plusieurs clients.
Votre environnement est votre espace de travail englobant sur la plateforme. Lors de la création d'un compte, la plateforme vérifie si un environnement existe déjà pour le domaine de votre adresse e-mail. Si c'est le cas, vous êtes ajouté comme invité à l'environnement existant. Si aucun environnement n'existe encore pour ce domaine, un nouvel environnement est créé automatiquement. Pour les domaines génériques (comme gmail.com ou hotmail.com), un environnement propre est toujours créé. Depuis cet espace, vous gérez les organisations pour lesquelles vous traitez des factures, les utilisateurs qui y ont accès et votre abonnement.
À partir de l'abonnement Basic, chaque environnement dispose d'un solde propre (crédit de transactions) et d'options de paiement, partagés par toutes les organisations qu'il contient. Peu importe quelle organisation envoie ou reçoit une facture, les frais sont déduits du crédit commun. L'Invoice Portal gratuit permet d'envoyer des factures sans frais, mais ne propose ni solde ni options de paiement.
Les administrateurs d'environnement reçoivent une notification à chaque nouvel invité et peuvent lui attribuer les droits nécessaires.
Un utilisateur est toute personne disposant d'un compte sur la plateforme. Chaque utilisateur se connecte avec une adresse e-mail et un mot de passe, et possède un rôle au sein de l'environnement : utilisateur de base, utilisateur avancé ou administrateur. Le rôle détermine ce que la personne peut faire au niveau de l'environnement, comme inviter d'autres utilisateurs ou créer des organisations.
De plus, chaque utilisateur dispose de droits au niveau des organisations individuelles. Vous pouvez être membre d'une ou plusieurs organisations. Seules les organisations dont vous êtes membre sont visibles dans la plateforme. Si, après connexion, vous ne voyez pas de factures ou obtenez des écrans vides, vous n'avez probablement pas encore été rattaché aux bonnes organisations. L'administrateur de l'organisation peut y remédier.
Lors de la création d'un environnement, le premier utilisateur devient automatiquement administrateur. Tous les utilisateurs ajoutés par la suite reçoivent par défaut le rôle d'utilisateur de base. L'administrateur peut modifier les rôles à tout moment.
Une organisation représente une entreprise, association ou administration publique pour laquelle vous envoyez ou recevez des factures. Une organisation peut également comprendre plusieurs administrations (par exemple, différents départements ou services). Lors de l'ajout d'une organisation, la plateforme recherche automatiquement par numéro d'immatriculation ou raison sociale. Après activation, l'organisation est enregistrée sur le réseau Peppol et vous pouvez immédiatement traiter des factures.
Vous pouvez gérer plusieurs organisations au sein d'un même environnement. C'est pratique si vous avez un groupe avec des filiales, ou si vous travaillez comme comptable pour plusieurs clients. Chaque organisation dispose de sa propre inscription Peppol, de ses propres paramètres de facturation (numérotation, logo, adresse e-mail) et de ses propres membres.
Visuel : environnement → organisations → utilisateurs. Un utilisateur membre de l'organisation A voit toutes les factures (entrantes et sortantes) de A. Membre de A et B ? Alors il voit celles des deux. La plateforme distingue deux niveaux d'administrateurs : l'administrateur d'environnement gère les paramètres globaux, tandis que l'administrateur d'organisation gère l'accès des membres à son organisation.
La structure fonctionne ainsi : l'environnement contient des organisations, et les utilisateurs sont rattachés aux organisations. Un utilisateur membre de l'organisation A voit toutes les factures (entrantes et sortantes) de A. Un utilisateur membre de A et de B voit les factures des deux. L'administrateur d'environnement n'a pas automatiquement accès à toutes les organisations : il doit être ajouté comme membre pour voir les factures d'une organisation.
Ce modèle offre une grande flexibilité. Voici quelques configurations courantes :
Une entreprise, un collaborateur : vous avez un environnement avec une seule organisation. Vous êtes à la fois administrateur et membre, et vous avez accès à tout.
Une entreprise, plusieurs collaborateurs : vous ajoutez des collègues comme utilisateurs. Pour chaque collègue, vous déterminez à quelles organisations il est rattaché et quels droits il reçoit. Chaque membre d'une organisation voit toutes les factures entrantes et sortantes de cette organisation.
Groupe avec filiales : toutes les organisations se trouvent dans le même environnement. Par organisation, vous attribuez les collaborateurs responsables. L'administrateur du groupe a une vue d'ensemble complète.
Comptable avec clients : vous disposez de votre propre environnement. Via le modèle de mandats, vous reliez les environnements de vos clients au vôtre, afin de gérer les factures de tous vos clients depuis un seul endroit.
La plateforme est disponible en plusieurs langues. Vous pouvez modifier la langue via Modifier le profil (en haut à droite du menu) et y sélectionner la langue d'affichage souhaitée. Après le changement, il peut falloir quelques instants pour que tous les libellés soient mis à jour. Rafraîchissez l'écran si vous voyez brièvement du texte incompréhensible.
Les factures sont automatiquement traduites en fonction du code pays du destinataire.
Conseil : vous n'avez pas besoin de définir manuellement la langue de la facture. La plateforme choisit automatiquement la langue appropriée en fonction du pays du destinataire.
Conseil : À côté de chaque facture, vous voyez une icône (Scan, E-mail, Plateforme ou Peppol). Vous identifiez ainsi d'un coup d'œil par quel canal le document a été traité, sans avoir à ouvrir les détails.
Dans la Boîte de réception et la Boîte d'envoi, chaque document est accompagné d'une icône indiquant par quel canal la facture a été reçue ou envoyée. Les quatre icônes les plus courantes :
Ces icônes vous aident à identifier rapidement comment un document a été traité, sans avoir à ouvrir les détails de la facture.
À chaque connexion, la plateforme affiche un pop-up vous demandant si vous souhaitez recevoir des factures électroniques par organisation. Par défaut, la réception est désactivée. Attention : activer la réception est un service payant qui nécessite un solde préchargé sur votre environnement (disponible à partir de l'abonnement Basic).
Cliquez sur Activer pour activer la réception pour une organisation. Vous ne souhaitez plus voir cette question ? Choisissez Désactiver le pop-up. Le paramètre de réception est enregistré dans les détails de l'organisation, où vous pouvez activer ou désactiver la réception à tout moment.
Dès que vous activez la réception, votre organisation est enregistrée sur le réseau Peppol pour la réception de documents. Les autres parties peuvent alors vous envoyer des factures électroniques via Peppol.
Conseil : vous ne savez pas si la réception est déjà active ? Consultez les détails de votre organisation et vérifiez le paramètre correspondant.
Pour en savoir plus sur les différents rôles et droits, consultez Droits et rôles sur la plateforme.
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