eConnect FleetFlow automatise le régime GWH pour les flottes de 25+ immatriculations via Peppol.
En bref FleetFlow est la solution eConnect pour les organisations disposant d'une grande flotte de véhicules. Elle automatise le régime des grands détenteurs de flotte (GWH) de l'administration fiscale néerlandaise et peut également traiter les avis d'amendes du CJIB, le tout via le réseau Peppol.
L'administration fiscale néerlandaise offre aux organisations possédant une flotte de plus de 25 immatriculations la possibilité de payer la taxe sur les véhicules à moteur (MRB) de manière simplifiée via le régime GWH. Au lieu de recevoir des avis d'imposition séparés par immatriculation, votre organisation paie la MRB mensuellement sous forme de montant global par prélèvement automatique.
L'inconvénient de ce régime est que vous ne recevez pas de détail par immatriculation. Vous recevez un montant total unique sans justificatif. Cela rend difficile l'affectation des coûts aux départements, projets ou véhicules individuels.
FleetFlow résout ce problème en récupérant automatiquement les spécifications de facturation GWH auprès de Digipoort, le portail gouvernemental pour la messagerie numérique. La spécification récupérée est convertie en facture électronique standard (UBL) avec toutes les informations disponibles par immatriculation au niveau des lignes.
Pour chaque entité enregistrée (numéro de Chambre de Commerce) vous recevez une facture consolidée, livrée de manière sécurisée via le réseau Peppol dans votre Boîte de réception sur la plateforme eConnect. La facture est également disponible en PDF et en téléchargement CSV. Avec une connexion logicielle active, vous recevez la facture consolidée directement dans votre propre logiciel comptable.
En tant que client, vous n'avez pas besoin d'acquérir un certificat PKI ni de mettre en place ou de maintenir une connexion coûteuse avec Digipoort.
En plus du régime GWH, FleetFlow offre également la possibilité de traiter automatiquement les amendes de circulation du CJIB (Bureau Central de Recouvrement Judiciaire). eConnect récupère les avis d'amendes numériques auprès du CJIB et les livre sur la plateforme, où ils suivent la même chaîne de traitement que les autres documents entrants.
Pour utiliser la connexion CJIB, votre organisation doit d'abord remplir un formulaire sur le site web du CJIB (le formulaire de contact pour les organisations avec une grande flotte de véhicules). La fonctionnalité CJIB est disponible sans frais d'abonnement supplémentaires ; la facturation s'effectue uniquement par document livré via le crédit de transactions régulier.
L’abonnement FleetFlow est indépendant de l’abonnement plateforme standard. Consultez toujours la liste de prix eConnect en vigueur pour les tarifs applicables.
Attention (tarif en cours de révision) : La fonctionnalité GWH/CJIB, le seuil de 25 plaques d’immatriculation, le flux Digipoort/PKI et le processus d’intégration ont été confirmés comme étant à jour. Le tarif d’abonnement (€ 290,64/an) fait encore l’objet d’une discussion interne et devrait être finalisé vers le 2026-07-17. En cas de doute, vérifiez toujours le tarif sur la liste de prix actuelle.
Pour utiliser FleetFlow, vous avez besoin des éléments suivants :
L'accord FleetFlow est conclu par entité (numéro de Chambre de Commerce). Pour plusieurs entités, l'accord s'applique séparément à chaque entité.
En principe, vous pouvez créer vous-même, sans coût supplémentaire, un environnement et ajouter votre organisation à la plateforme, en suivant les instructions fournies. Notre service Support peut également vous aider lors du démarrage (configuration et activation du compte, avec si souhaité une connexion à votre logiciel comptable), via une session à distance (Teams) ou sur site. Cette possibilité d'assistance et le tarif correspondant sont repris en option dans l'accord.
La mise en place de FleetFlow se déroule en plusieurs étapes. Après votre inscription, eConnect envoie un formulaire d'inscription sur lequel vous indiquez les produits qui vous intéressent. Vous recevez ensuite un accord qui doit être signé et renvoyé.
Une fois l'accord reçu, l'équipe eConnect détermine s'il s'agit de GWH, de CJIB ou des deux. Vous créez (de préférence vous-même) un compte sur la plateforme. eConnect s'inscrit ensuite auprès de l'administration fiscale en tant qu'intermédiaire pour votre organisation. L'administration fiscale vous envoie par la suite un code d'activation par courrier, ce qui prend généralement environ trois semaines. Dès que vous avez reçu ce code, vous le transmettez à eConnect, après quoi la connexion avec Digipoort est activée.
La fonction « Recevoir » doit toujours être activée sur le compte. Sans compte actif, le traitement GWH n'est pas possible ; l'e-mail de confirmation de Delivery le signale explicitement. Gardez à l'esprit que vous pouvez également recevoir d'autres factures électroniques non liées au GWH via le même compte.
Nouveau numéro de Chambre de Commerce pour un client FleetFlow existant : l'autorisation Digipoort s'applique par numéro de Chambre de Commerce, et non par client. Si un client existant obtient un nouveau numéro de Chambre de Commerce, par exemple pour une nouvelle organisation ou une filiale, l'autorisation doit être à nouveau réalisée pour ce numéro. Cela s'applique même si la réception Peppol est déjà activée pour le client : sans cette activation séparée pour le nouveau numéro de Chambre de Commerce, les spécifications GWH ne parviennent pas automatiquement. Le délai reste d'environ trois semaines pour le nouveau code d'activation envoyé par courrier.
L'activation de l'autorisation GWH se fait via l'API de gestion Digipoort. L'administration fiscale vous envoie un code d'activation par courrier après qu'eConnect s'est inscrit en tant qu'intermédiaire. Transmettez ce code à l'équipe delivery eConnect afin qu'elle puisse activer la connexion pour vous.
Après activation réussie, l'autorisation est active et les spécifications de facturation GWH sont automatiquement récupérées et livrées sous forme de factures électroniques sur votre plateforme.
Attention : même sans régime GWH actif, l'administration fiscale envoie parfois un code d'activation. Sans régime, il n'y a rien à activer et le code n'est pas utilisable.
La connexion CJIB est configurée par l'équipe eConnect après que vous avez rempli le formulaire CJIB et signé l'accord FleetFlow pour le CJIB. Il est important que le nom de votre organisation et votre code postal correspondent exactement à l'enregistrement auprès du CJIB. Après la mise en place de la connexion, les avis d'amendes sont automatiquement récupérés et livrés en tant que documents sur la plateforme.
FleetFlow fonctionne entièrement sur la plateforme eConnect. Les spécifications GWH et les amendes CJIB sont livrées sous forme de factures électroniques (UBL) dans la Boîte de réception régulière de votre compte. Elles suivent la même chaîne de traitement que les autres documents entrants : stockage sur la plateforme, disponibles en UBL, PDF et CSV, et avec une connexion logicielle active, automatiquement transmises à votre logiciel comptable.
Les documents FleetFlow sont débités de votre crédit de transactions, tout comme les autres documents reçus. L'abonnement FleetFlow est distinct de l'abonnement régulier à la plateforme.
Vous souhaitez savoir si FleetFlow convient à votre organisation, ou vous aimeriez recevoir un devis ? Contactez-nous.
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