Les documents dans Control ne sont pas disponibles indéfiniment. La PSB supprime automatiquement les fichiers sources (le fichier XML et l'éventuel PDF) après une période déterminée. Les métadonnées du document (expéditeur, destinataire, topic, audit trail) restent visibles dans Control, même après la suppression du fichier source.

La période de rétention varie selon le topic du document :

Un document avec le topic « Sent » a été livré avec succès au point d'accès destinataire. Le fichier source est supprimé 24 heures après la livraison réussie. Les métadonnées (y compris l'audit trail) restent disponibles dans Control.

Un document avec le topic « SentError » n'a pas été envoyé ou livré avec succès. Le fichier source reste disponible pendant 90 jours, ce qui vous laisse amplement le temps d'examiner et de résoudre le problème.

Un document reçu est conservé par la PSB jusqu'à ce qu'il soit récupéré par la partie destinataire (via l'API ou un autre canal). Après la récupération, le fichier source reste disponible pendant 7 jours supplémentaires. Si le document n'est pas récupéré, il reste disponible pendant 90 jours avant d'être automatiquement supprimé.

La période de rétention a un impact direct sur ce que vous pouvez voir et télécharger dans Control. Une fois le fichier source supprimé, un utilisateur TechSupport ne peut plus ouvrir ni télécharger le document. Les métadonnées, le topic et l'audit trail restent disponibles, de sorte que vous pouvez toujours retracer ce qui s'est passé avec un document.

Conseil : si vous avez besoin des fichiers sources plus longtemps, assurez-vous que votre système récupère les documents rapidement via l'API et les archive localement.