Obligation fiscale de conservation aux Pays-Bas : délais, principe de conversion, archivage numérique et règles pour les e-factures.
Chaque entrepreneur aux Pays-Bas est légalement tenu de conserver les factures et la comptabilité. La Belastingdienst fixe des exigences sur la durée, la forme et l'accessibilité de cette conservation. Pour les organisations qui passent à l'e-facturation, ces règles sont particulièrement pertinentes, car elles confirment que les factures numériques doivent être conservées numériquement.
En bref : vous conservez les factures 7 ans (10 ans pour l'immobilier) sous la forme dans laquelle vous les avez envoyées ou reçues. Les factures numériques ne se impriment pas : on les stocke numériquement. Les factures papier peuvent être scannées et conservées numériquement (principe de conversion), si le scan est exact et complet.
Le délai standard de conservation des factures et des données de base est de 7 ans. Certaines catégories ont un délai plus long :
Le délai ne commence pas à la date de facture, mais au moment où la valeur d'actualité de la donnée expire. Un contrat de leasing de 4 ans se conserve d'abord 4 ans comme partie de la comptabilité active ; ce n'est qu'ensuite que commence le délai de 7 ans.
Attention : même après la cessation de votre entreprise, la comptabilité doit rester conservée pour qu'une vérification finale de la Belastingdienst soit possible.
La Belastingdienst est claire : vous conservez les factures sous la forme dans laquelle vous les avez envoyées ou reçues. Une facture reçue numériquement (UBL, Peppol BIS ou XML) se stocke numériquement. Imprimer puis supprimer le fichier numérique n'est pas autorisé.
L'inverse vaut aussi : une facture reçue sur papier se conserve en principe sur papier, sauf si vous appliquez le principe de conversion (voir ci-dessous).
Conseil : lorsque vous envoyez ou recevez des factures via eConnect, elles sont automatiquement archivées numériquement sur la plateforme. Vous répondez ainsi immédiatement à l'exigence de forme de la Belastingdienst.
Le principe de conversion permet aux entrepreneurs de transférer des données d'un support de stockage vers un autre. Pensez au scan de factures papier vers le numérique, au transfert de fichiers d'un CD-ROM vers une clé USB, ou à la conversion vers un autre format de fichier.
Après une conversion valide, le document original n'a plus à être conservé. La version numérique prend la place de l'original.
La Belastingdienst impose quatre conditions à la conversion :
Tous les documents ne peuvent pas être convertis. Le bilan, le compte de résultat et certains documents douaniers doivent rester conservés sous leur forme d'origine.
L'Auditfile Financieel est un extrait du grand livre et est pris en charge par la plupart des logiciels comptables. Il ne suffit cependant pas de conserver uniquement l'Auditfile : toutes les données détaillées sous-jacentes (factures, tickets, contrats) doivent rester disponibles.
La Belastingdienst considère comme comptabilité toutes les données relatives à votre entreprise, quelle que soit la forme :
Les messages professionnels via e-mail, WhatsApp, SMS et réseaux sociaux relèvent aussi de l'obligation de conservation. Lors d'un contrôle, ils doivent être disponibles sous la forme souhaitée par l'inspecteur. S'il n'y a pas de séparation entre données professionnelles et privées, les données privées doivent aussi être conservées.
L'obligation de conservation exige que les fichiers numériques restent consultables pendant toute la durée. En pratique, cela peut signifier conserver du matériel ou des logiciels anciens si les fichiers ne sont lisibles que là. Lors du choix d'une solution d'archivage, il est donc sage de travailler avec des formats ouverts largement supportés.
Conseil : les e-factures structurées aux formats UBL ou Peppol BIS sont des standards ouverts indépendants d'un logiciel spécifique. Vous répondez ainsi plus facilement à l'exigence de consultabilité à long terme qu'avec des formats propriétaires.
Si votre comptabilité est tenue en tout ou en partie par un comptable, un expert-comptable ou un autre bureau, les données chez ce tiers doivent aussi être conservées selon les mêmes règles.
En cas de comptabilité incomplète ou de délai trop court, la Belastingdienst peut déterminer elle-même votre chiffre d'affaires et votre bénéfice. Si vous contestez ce calcul, c'est à vous de prouver qu'il est incorrect. C'est le renversement de la charge de la preuve, une sanction lourde à éviter.
Les règles fiscales de conservation s'alignent parfaitement sur le passage à l'e-facturation :
Le délai standard de conservation des factures est de 7 ans. Pour les données immobilières et les données sous le régime de l'Union ou d'importation (One Stop Shop), le délai est de 10 ans. Le délai commence lorsque la valeur d'actualité de la donnée expire, pas à la date de facture.
Oui, sur la base du principe de conversion. Le scan doit être identique sur le fond à l'original, rester disponible pendant toute la durée de conservation et être reproductible. Les caractéristiques d'authenticité (couleur, logo, signature) doivent être stockées avec le contenu ou compensées par des mesures techniques comme une haute résolution.
Non, au contraire. La Belastingdienst prescrit de conserver les factures sous la forme dans laquelle vous les avez envoyées ou reçues. Une facture reçue numériquement (UBL, Peppol BIS ou XML) se stocke numériquement. Imprimer puis supprimer le fichier numérique n'est pas autorisé.
Vous voulez savoir quelles données sont obligatoires sur une facture ? En savoir plus sur les exigences légales de facture.
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