La norme SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) permet d'échanger de manière structurée et électronique les heures travaillées et les frais des travailleurs intérimaires. Depuis juin 2024, les messages SETU sont disponibles sur le réseau Peppol, ce qui permet aux agences d'intérim, aux entreprises utilisatrices et aux sous-traitants d'échanger des timesheets via la même infrastructure déjà utilisée pour les e-factures et les e-commandes. eConnect prend en charge le format SETU en tant que Peppol Access Point certifié.

SETU signifie Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche. La fondation développe et gère des normes pour l'échange électronique de données dans le secteur du personnel et de l'intérim. Les normes décrivent quand et quelles informations sont échangées dans le processus de mise à disposition, de la vacance et la sélection jusqu'au relevé d'heures et la facturation.

Les normes SETU sont à l'origine basées sur HR-XML, un schéma XML international pour l'échange de données RH. Avec la version 2.0, la norme a été modernisée et préparée pour une utilisation internationale via le réseau Peppol.

La norme est exclusivement destinée au secteur de l'intérim et aux processus de mise à disposition connexes. Ce n'est pas une norme générique pour l'enregistrement du temps en dehors de ce domaine.

Le message central de la norme SETU est la Timecard (également appelée e-timecard ou timesheet numérique). Une e-timecard contient toutes les informations nécessaires pour transmettre de manière structurée les heures travaillées et les frais engagés de l'entreprise utilisatrice à l'agence d'intérim.

Les heures sont généralement enregistrées et soumises chaque semaine. Une timecard approuvée constitue ensuite la base directe pour l'établissement de la facture.

Le processus de mise à disposition comprend plusieurs étapes, dont la timecard et la facture sont les dernières :

1. Placement (Assignment) : le travailleur intérimaire est placé chez l'entreprise utilisatrice.
2. Enregistrement des heures : le travailleur intérimaire enregistre quotidiennement les heures travaillées et les frais.
3. Approbation : l'entreprise utilisatrice contrôle et approuve la timecard.
4. Envoi : la timecard approuvée est envoyée électroniquement à l'agence d'intérim.
5. Facturation : sur la base de la timecard approuvée, l'agence d'intérim établit automatiquement une facture.

Comme l'entreprise utilisatrice et l'agence d'intérim travaillent avec la même timecard approuvée, les heures n'ont pas besoin d'être ressaisies. Cela réduit les erreurs et accélère considérablement le processus de facturation.

En cas de mise à disposition secondaire, une agence d'intérim fournit du personnel provenant d'une autre partie (le sous-traitant) à l'entreprise utilisatrice. La norme SETU prend en charge trois variantes pour le transfert de timecards dans cette situation :

Transfert direct. L'entreprise utilisatrice envoie la timecard à l'agence d'intérim, qui la transmet sans modification au sous-traitant. Cela nécessite des accords supplémentaires sur les codes d'identification.

Adaptation et transfert. L'agence d'intérim reçoit la timecard, adapte les références, tarifs et codes d'identification selon l'accord avec le sous-traitant et transmet la version adaptée. C'est la variante la plus courante.

Envoi simultané. L'entreprise utilisatrice envoie la timecard simultanément à l'agence d'intérim et au sous-traitant. Des accords supplémentaires sur l'identification sont également nécessaires ici.

Depuis juin 2024, les messages SETU sont disponibles sur le réseau Peppol, grâce à une collaboration entre SETU et l'Autorité Peppol néerlandaise (NPa). Les types de messages suivants sont pris en charge :

Il existe également un format de facture spécifique SETU : SETU Invoice v2.2, qui s'appuie sur NLCIUS et contient des champs supplémentaires pour le secteur de l'intérim.

Conseil : la liste complète des DocumentTypeId pris en charge pour les messages SETU se trouve dans l'aperçu des DocumentType ID.

eConnect prend en charge le format SETU dans le cadre de la Procurement Service Bus (PSB). Via le PSB, les messages SETU peuvent être envoyés et reçus sur le réseau Peppol, avec la même fiabilité et sécurité que les e-factures.

Concrètement, cela signifie :

Envoyer et recevoir des timecards. Les organisations connectées à Peppol via eConnect peuvent échanger des timecards SETU avec d'autres participants Peppol. Le PSB valide le message, le route vers le destinataire et confirme la livraison.

De la timecard à la facture. Une timecard approuvée constitue la base de la facturation automatique. La facture peut ensuite également être envoyée via Peppol, en NLCIUS, BIS Billing V3 ou au format SETU Invoice.

Tous les types de messages SETU. Outre la timecard, le PSB prend également en charge les autres messages SETU pour les placements (Assignment), les demandes de personnel (StaffingOrder) et les données personnelles (HumanResource).

Les messages SETU actuels sur le réseau Peppol utilisent la version 1.4, basée sur le schéma HR-XML. La version 2.0 est en développement et introduit un certain nombre de modifications importantes :

Le changement le plus important dans la v2.0 est l'accent mis sur l'internationalisation. De nouveaux champs comme documentId, schemeAgencyId, legalId et taxId s'alignent sur les normes et réglementations internationales. Cela rend la timecard utilisable en dehors du secteur néerlandais de l'intérim, sur le réseau Peppol international.

Attention : la version 1.4 est actuellement la version active sur le réseau Peppol. La migration vers la v2.0 est accompagnée par SETU avec un mapping détaillé entre les deux versions.

Les messages SETU sont identifiés sur le réseau Peppol avec des DocumentTypeId spécifiques :

Une SETU Timecard v1.4 est un document XML basé sur le schéma HR-XML. Les éléments principaux sont :

<TimeCard xmlns="http://ns.hr-xml.org/2007-04-15">
    <Id idOwner="StaffingCustomer">
        <IdValue>TC00123456</IdValue>
    </Id>
    <ReportedResource>
        <Person>...</Person>
    </ReportedResource>
    <ReportedTime>
        <PeriodStartDate>2024-01-08</PeriodStartDate>
        <PeriodEndDate>2024-01-12</PeriodEndDate>
        <TimeInterval type="Regular" billable="true">
            <Duration>8.00</Duration>
            <RateOrAmount currency="EUR" type="hourly"
                         multiplier="100">0.00</RateOrAmount>
        </TimeInterval>
        <Allowance type="102B" billable="true">
            <Amount currency="EUR">3.50</Amount>
            <Quantity>5</Quantity>
        </Allowance>
    </ReportedTime>
    <ApprovalInfo>
        <ApprovedDateTime>2024-01-14T09:00:00</ApprovedDateTime>
    </ApprovalInfo>
</TimeCard>

L'élément TimeInterval contient les heures travaillées par partie de journée, avec le type (Regular, Overtime, Shift), la durée et le tarif. L'attribut multiplier indique le pourcentage de majoration : 100 pour les heures régulières, 150 pour les heures supplémentaires, et ainsi de suite. L'élément Allowance enregistre les frais comme les frais de déplacement.

SETU fournit des fichiers de validation Schematron pour tous les types de messages. Le PSB valide automatiquement les messages SETU entrants à la réception. Les messages non conformes au schéma sont rejetés avec un message d'erreur clair.

Les spécifications complètes, les exemples de messages et les artefacts de validation sont disponibles sur standard.setu.nl et dans Semantic Treehouse.

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