Messages de retour électroniques via Peppol
Les messages de retour électronique (réponse à la facture) via Peppol font techniquement (depuis 2015) partie des services d'eConnect. Avec les messages de retour électronique, vous, en tant qu'expéditeur, êtes automatiquement informé d'un changement de statut de facture au destinataire de la facture. Cette évolution constitue un avantage majeur par rapport à l'envoi de factures par e-mail.
Le gouvernement néerlandais a chargé l'agence de recherche GBNED de tester les messages de retour électronique en collaboration avec un groupe leader de fournisseurs de services et de progiciels aux Pays-Bas. Cela fait suite à nos voisins du sud du Gouvernement flamand, où la Business Level Response (BLR) du portail Mercurius a été la mieux notée par les utilisateurs. . Invoice Response (IR) est le successeur de BLR et eConnect fait bien entendu partie du groupe leader dans l'échange de messages de retour électronique entre les parties.
Arrière-plan
Le réseau Peppol est utilisé pour la réception et/ou l'envoi sécurisé et transfrontalier, entre autres, de factures électroniques et de bons de commande entre entreprises et gouvernements européens. L'envoi d'une facture électronique via Peppol est techniquement possible dans de plus en plus de progiciels financiers et de logiciels ERP standards. Cependant, l'envoi de factures PDF reste le plus courant, environ 75 % de toutes les factures sont encore envoyées de cette manière. Les avantages de la facturation électronique via Peppol sont bien connus, mais la facturation électronique n'a pas encore décollé. Tout le monde connaît les inconvénients de l’envoi d’un PDF par e-mail. Renvoyer par email des factures PDF qui « n’ont pas été reçues » représente un coût caché important. Il se peut bien sûr que cela ait été stoppé dans un filtre anti-spam ou que cela soit utilisé comme excuse pour payer la facture plus tard que le délai de paiement convenu. Cela pourrait être mieux ! Avec Peppol, il est techniquement possible d'échanger des statuts d'autorisation tels que machine-2-machine « approuvé » et « rejeté ». Le nom technique est Peppol BIS - Invoice - réponse 3.0 (IR), nous l'appellerons désormais e-retour. Les messages de retour électronique vont uniquement de l’acheteur au fournisseur. Schématiquement, cela ressemble à ceci (Source : GBNED)
Quels sont les statuts de retour électronique ?
Le statut de la facture est automatiquement modifié dans le processus commercial du destinataire de la facture (le client). Une facture ne peut avoir qu'un seul statut, donc chaque message de réponse à la facture ne peut contenir qu'un seul message de retour électronique. Le changement de statut du processus doit être communiqué au fournisseur dans les 3 jours suivant l'ajustement. Les statuts ci-dessous sont inclus dans les messages de retour électronique dans l'ordre du traitement :
AB reconnu Le client déclare que la facture a techniquement été reçue par lui et qu'elle peut être traitée dans le cadre de son processus d'approvisionnement.
IP en cours La facture est traitée dans l'ERP ou dans le logiciel financier du client.
UQ Sous requête Le traitement de la facture a été temporairement arrêté en raison d'incertitudes.
CA Accepté sous condition La facture a été acceptée sous condition. Il peut encore être nécessaire de faire référence à une commande ou un bon de commande.
RE Rejeté (Statut final) Ce statut est utilisé si le client ne poursuit pas le traitement de la facture et la rejette. Cela ne signifie pas que la transaction à laquelle se rapporte la facture n'a pas eu lieu. Il est possible que la facture ne soit pas conforme à la livraison.
PA accepté La facture a été approuvée pour le paiement. C'est le dernier statut avant le paiement de la facture.
PD payé (statut final) Avec ce message, le client indique le statut de paiement final de la facture. Cela vous permet, en tant que fournisseur, de vérifier si le montant a bien été reçu. Pour certains statuts (tels que UQ, CA et RE), il est obligatoire d'indiquer également la raison pour laquelle ce statut a été attribué à la facture. Ces statuts possèdent également leur propre code et sont donc automatiquement transmis.
Source : Réponse sur facture Peppol BIS 3.0
Avantages du retour électronique
- Le fournisseur peut agir plus tôt si la facture est contestée par le client.
- Avec un statut « approuvé » (AP) ou « payé » (PD), le fournisseur peut mettre à jour plus rapidement la trésorerie de l'organisation.
- Le fournisseur peut ajuster automatiquement les statuts dans l'ERP, ce qui évite les ajustements manuels.
- Les messages de retour électronique structurent la boucle de feedback de l'acheteur au fournisseur et assurent ainsi une meilleure relation.
Conclusion
L'autorité néerlandaise Peppol (NPa) a identifié le retour électronique via Peppol comme un point très important