'Les commandes électroniques via Peppol constituent une nouvelle étape dans la numérisation des achats publics'

'Notre mission est de faciliter le processus d'achat du gouvernement grâce à la numérisation. C'est pourquoi nous avons mené un projet pilote avec les commandes électroniques", explique Wouter Scholten, chef de projet au bureau CPO de BZK.

« Avec une commande électronique, en tant qu'acheteur du gouvernement, vous envoyez une commande numériquement directement à un fournisseur. Ils peuvent alors traiter la commande très rapidement et renvoyer immédiatement une facture électronique sans erreur. Ce n'est pas complètement nouveau, mais la manière accessible dont nous l'organisons désormais l'est", déclare Scholten.

Quoi de neuf ?

Digipoort et le réseau mondial Peppol ont été utilisés dans le projet pilote de Scholten avec les commandes électroniques. Cela permet aux services gouvernementaux d'échanger des messages d'achat avec les fournisseurs. Il peut s'agir de factures électroniques ou de commandes électroniques, mais également de données contractuelles ou de messages de statut. « Parce que Peppol est une norme mondiale, de plus en plus d'entreprises et de gouvernements s'y connectent. Cela le rend de plus en plus accessible », explique Scholten.

Rendre les commandes électroniques accessibles

« Même si les fournisseurs peuvent déjà recevoir des commandes électroniques du gouvernement, avec une connexion directe à Digipoort, cela n'est rentable que pour les très grands acteurs du marché. Il y a encore beaucoup à gagner en envoyant également les commandes aux petits fournisseurs par voie numérique. L'avantage pour eux est que les commandes sont immédiatement saisies dans leur système de commande, sans aucune erreur, sans travail manuel. Grâce aux données de commande électronique, ils peuvent créer immédiatement une facture, que le gouvernement peut traiter efficacement, avec un paiement plus rapide comme avantage supplémentaire. C'est pourquoi nous nous concentrons désormais sur la combinaison de Digipoort et du réseau Peppol.

Pilote : e-commandes via Peppol

En collaboration avec l'Institut médico-légal des Pays-Bas (NFI) et un fournisseur spécialisé, l'entreprise allemande Merck, Scholten a mis en place un projet pilote de commandes électroniques. Comme c’était la première fois que cela se produisait de cette manière au gouvernement, il y avait évidemment des défis techniques à surmonter. Scholten : "Nous avons réussi, la commande électronique entre le NFI et Merck est désormais en production, à la grande satisfaction des deux parties."

Vers le business numérique

« Cet été, nous nous sommes déjà attaqués à la facture électronique sortante. Les services gouvernementaux pourront bientôt également les envoyer via Digipoort et le réseau Peppol. Dans l'étape suivante, nous avons désormais rendu les commandes électroniques facilement accessibles aux services gouvernementaux et à leurs fournisseurs", déclare Scholten. «Nous voulons créer les conditions nécessaires pour soutenir l'ensemble de la chaîne d'achat avec de nouvelles possibilités numériques.»

Responsable du système BZK

Étant donné que le ministère de l'Intérieur et des Relations au sein du Royaume est responsable des marchés publics, chaque étape visant à numériser davantage le système est coordonnée au niveau interministériel. Par exemple, Scholten a présenté son pilote avec des commandes électroniques au Comité interdépartemental des achats et des appels d'offres (ICIA). Cette commission a pris note des nouvelles possibilités dont disposent désormais les services gouvernementaux pour la commande électronique via Digipoort et Peppol. En outre, l’ICIA s’est engagée à entamer les préparatifs nécessaires à la mise en œuvre des commandes électroniques en 2023. Scholten : « Avec ce projet pilote, nous sommes prêts pour la prochaine étape. Les services gouvernementaux peuvent désormais implémenter les commandes électroniques dans leurs systèmes d'achat. Nous sommes heureux de les aider dans leur cheminement, afin que cela devienne la norme dans l'ensemble du gouvernement.

Texte et photo : Remon Scheinhardt, conseiller en contenu, BZK, direction NMBF/IFHR