La province du Brabant-Septentrional reçoit plus de 90 % de factures électroniques via Peppol dans un délai de 3 mois
On pourrait qualifier la province du Brabant du Nord de pionnière. Depuis le 1er février 2021, la facturation électronique est rendue obligatoire pour les factures entrantes. En 2020, seule une poignée de factures entrantes étaient encore des factures électroniques ; cette année, ce chiffre dépasse déjà les 90 %. Un résultat sans précédent au sein d’une institution gouvernementale, qui n’a jamais été atteint aux Pays-Bas ! Comment y sont-ils parvenus ? Eelke Blonk, responsable de l'information de gestion et de l'administration, et Dirk Booltink, coordinateur administratif de la province du Brabant-Septentrional expliquent.
Lorsque la possibilité de recevoir des factures électroniques deviendra obligatoire pour les gouvernements en 2019, la province du Brabant-Septentrional en fera un fer de lance. La province recherche une solution permettant la facturation électronique avec SAP. Ils aboutissent chez eConnect via un appel d’offres.
Factures entrantes via SAP
En collaboration avec son partenaire Avelon, eConnect veille à ce que les factures électroniques arrivent au bon endroit dans la province. Les factures électroniques sont envoyées via le réseau de facturation électronique sécurisé Peppol et sont également visibles sur la plateforme eConnect. Ces factures sont automatiquement vérifiées quant au fond et approuvées ou rejetées via un workflow. Si les factures sont approuvées, elles sont envoyées à SAP via Avelon.
[/Quote]Au début, je me demandais vraiment si nous devions faire cela. Mais j'étais également convaincu des nombreux avantages, également pour le fournisseur.[/Quote]
Une période d'essai réussie
Les exigences du gouvernement ont offert à la province du Brabant-Septentrional une excellente occasion de voir comment la facturation électronique fonctionnerait dans la pratique. « Lorsque le gouvernement a exigé que toutes les agences gouvernementales reçoivent des factures électroniques à partir d'avril 2019, la province a vu cela comme une excellente opportunité. Nous avons profité de ce moment pour voir comment fonctionne le processus de facturation électronique. A cette époque, nous traitions également les factures par courrier et par e-mail », explique Dirk Booltink. La période d'essai a été un succès. Les avantages n’ont pas seulement été considérables en interne : les fournisseurs ont également vu leurs factures payées plus rapidement. Dirk explique : « Le plus gros avantage est que les factures sont reçues de manière centralisée et que nous pouvons les traiter rapidement, car certaines d'entre elles sont déjà dans le système. Un autre gros avantage est la sécurité supplémentaire. Un fournisseur doit passer par plusieurs étapes pour prouver qu’il est bien celui qu’il prétend être. Nous n'avons donc pas à douter de l'authenticité de l'expéditeur. Ainsi, plus aucune facture fantôme n’arrive.
De la période d'essai à l'obligation
Les bénéfices étaient visibles partout et la direction était également enthousiaste. La décision de rendre la facturation électronique obligatoire pour tous les fournisseurs à compter du 1er février 2021 a donc été rapidement prise. Si les factures PDF et papier étaient encore acceptées pendant la période d'essai, ce n'était plus le cas depuis le 1er février de l'année dernière. Aucune autre institution gouvernementale n'avait procédé de cette manière, c'est pourquoi on peut à juste titre qualifier la province du Brabant-Septentrional de pionnière. Cela a également entraîné des incertitudes au début. « Je m'attendais à ce que nous rencontrions des obstacles et que tous les fournisseurs ne soient pas immédiatement d'accord. Quoi qu'il en soit, nous y sommes allés ! », déclare Eelke. Dirk ajoute : « Au début, j'ai vraiment réfléchi à l'opportunité de le faire. Mais j'étais également convaincu des nombreux avantages, également pour le fournisseur. » ###Communication interne « Non seulement nous sommes en contact avec le fournisseur, mais d'autres départements traitent également avec le même interlocuteur. Il était donc important pour nous de les impliquer et de les instruire dans cette transition, par exemple en organisant des séances avec des collègues », explique Dirk. « Et heureusement, il y avait de plus en plus de compréhension en interne », ajoute-t-il.
Eelke Blonk - Responsable de l'information de gestion et de l'administration
Dirk Booltink - Coordonnateur administratif
###Communications externes Un processus d'intégration a été lancé en collaboration avec eConnect pour informer, motiver et finalement inciter autant de fournisseurs que possible à envoyer une facture électronique. «Nous avons informé par e-mail tous les fournisseurs qui nous avaient envoyé une facture au cours des six mois précédents que nous souhaitions recevoir des factures électroniques uniquement à partir du 1er février 2021», explique Dirk. « Nous l'avons également fait inclure dans les conditions générales et dans notre règlement de facturation. Tous les fournisseurs ne l’ont pas immédiatement accepté. C'était quelque chose de nouveau et quelque chose devenait obligatoire. Surtout à l'époque du coronavirus, cela n'a pas toujours été bien accueilli", ajoute Eelke. "Mais nous ne voulions absolument pas d'option de fuite et voulions donc uniquement recevoir des factures électroniques. Nous n'avons pas dit littéralement : votre facture PDF ne sera pas envoyée. traitement, mais c’est à cela que cela se résume, à quelques exceptions près », explique Eelke. « Si nous le faisons, nous voulons le faire bien ! », déclare Dirk avec conviction. La province a non seulement inclus une obligation dans les conditions générales, mais a également créé une webpagina avec des explications claires en collaboration avec eConnect. pour les fournisseurs comment ils pourraient passer à la facturation électronique. « Cette page a vraiment été très importante dans le processus. Cela expliquait étape par étape comment les fournisseurs pouvaient nous envoyer une facture électronique », explique Eelke.
Patient et prudent
eConnect a joué un rôle important dans l'ensemble du processus. Dirk explique : « Nous avons immédiatement répondu aux questions simples par téléphone ou par e-mail. Une réunion individuelle était prévue pour les questions plus complexes. Tout a été expliqué et guidé avec soin et patience par eConnect. Les fournisseurs ont été informés et instruits de différentes manières. Par exemple, un manuel a été rédigé et diverses vidéos pédagogiques ont été réalisées, expliquant clairement comment envoyer une facture électronique. Si le fournisseur travaillait déjà avec un progiciel, nous avons examiné comment il pourrait l'organiser dans son propre logiciel. S'ils ne disposaient pas de ce logiciel ou n'envoyaient que quelques factures par an, ils pouvaient s'inscrire sur la plateforme eConnect. Une FAQ a été créée pour les employés de l'administration afin qu'ils puissent répondre directement aux questions des fournisseurs sur la facturation électronique.
[/Quote]Là où auparavant notre délai de paiement était de 22 jours, il n'est plus que de 8 jours ![/Quote]
« Nous n’avions jamais attendu plus de 90 % »
Tous ces efforts ont donné un résultat étonnant. « Nous n'aurions jamais imaginé que moins d'un an après que ce soit devenu obligatoire, plus de 90 % de nos fournisseurs enverraient une facture électronique ! Nous pensions qu'un taux de 70 à 80 % serait réaliste», déclare Dirk avec enthousiasme. « eConnect a joué un rôle crucial dans le succès ! » ajoute immédiatement Eelke. « Alors qu'auparavant notre délai de paiement était de 22 jours, il n'est plus que de 8 jours ! » Eelke et Dirk constatent également que les choses se passent parfois différemment dans la pratique : « Nous avons différents projets, parmi lesquels la facturation électronique. Nous avons réussi le succès de la facturation électronique avec une petite équipe et avec quelqu'un d'eConnect un jour par semaine. Nous connaissons également des histoires d’organisations qui emploient 20 personnes à temps plein sur la facturation électronique, mais dont le pourcentage est bien inférieur.
Le rôle pionnier de la Province du Brabant-Septentrional
La province du Brabant-Septentrional est pionnière dans le domaine de la facturation électronique. Cela ressort également des questions qu’ils reçoivent de plus en plus de la part d’autres autorités décentralisées. « De plus en plus de provinces et de municipalités savent où nous trouver. Ils veulent savoir quelles mesures nous avons prises», explique Dirk. « Par exemple, certains gouvernements ne sont pas encore impliqués dans la facturation électronique et ne l'incluent pas comme exigence lors d'un appel d'offres pour un nouveau logiciel comptable. Ils pensent : cela viendra plus tard. Pendant que nous réfléchissons : emportez-le immédiatement avec vous. Dans 5 ans, nous ne saurons pas mieux et tout le monde utilisera la facturation électronique. »
[/Quote]Rétrospectivement, nous aurions dû accorder plus d’attention aux petits entrepreneurs locaux. Pour les grandes entreprises, il s’agit souvent de cocher une case dans leur logiciel de comptabilité, mais pour un petit boulanger ou un petit entrepreneur de restauration, par exemple, cela peut être plus difficile. Ces petites entreprises ont besoin de plus d’aide et de conseils.[/Quote]
Et ensuite ?
La province n’a pas encore fini d’intégrer les fournisseurs. Il existe un autre groupe de fournisseurs qui ont besoin d’aide pour envoyer des factures électroniques. Il s’agit souvent d’entrepreneurs locaux, comme le boulanger ou le boucher du coin. « Rétrospectivement, nous aurions dû leur accorder un peu plus d’attention. Pour les grandes entreprises, il s’agit souvent de cocher une case dans leur logiciel de comptabilité, mais pour un petit boulanger ou un petit entrepreneur de restauration, par exemple, cela peut être plus difficile. Ces petites entreprises ont besoin de plus d’aide et de conseils », déclare Dirk. eConnect jouera à nouveau ici un rôle important dans l'intégration de ces fournisseurs. « Nous aimerions prendre de nouvelles mesures à cet égard. Comment pouvons-nous mieux aider ces petits fournisseurs ? Mon ambition est de faire en sorte que cela devienne plus facile pour eux et qu'ils en voient les bénéfices. Mais d’un autre côté, cela répond également à nos exigences. Dirk se réjouit de la transition vers la facturation électronique : « Nous ne sommes pas encore à 100 %, mais nous savons aussi que ce n'est pas aussi simple pour tous les fournisseurs. Je suis fier que nous, en tant que province, travaillions de cette façon.
Factures sortantes ?
« Nous avons beaucoup investi de la part des créanciers au cours de la période écoulée en leur demandant d'envoyer une facture électronique. Nous envoyons actuellement une facture électronique sur demande