Du GWH (taxe sur les véhicules automobiles) à la facturation électronique complète avec Van der Velden Sewerage Management
Travaillant dans le secteur public avec un service souvent invisible mais néanmoins indispensable, Bjorn Vorstenbosch de Van der Velden Rioleringsbeheer nous explique le processus et partage son expérience avec la facturation électronique. Pourquoi cela est-il particulièrement complexe chez Van der Velden Rioleringsbeheer ? Il y a pas moins de 21 entités. En outre, à partir du 1er avril de cette année, certaines tâches financières seront prises en charge par le Shared Service Center Finance (SSCF). Cela représente donc à la fois un changement de processus et une transformation organisationnelle majeure.
Bjorn, qui travaille depuis plus de 8 ans chez Van der Velden Rioleringsbeheer en tant qu'Employé Administratif Financier aux Services Généraux, explique qu'ils ne recherchaient initialement pas du tout une solution de facturation électronique. Tout a commencé par autre chose.
GWH – PHASE I
Le point de départ de cette collaboration a été le parc automobile, qui compte près de 400 véhicules. "En 2018, nous avons reçu une lettre de l'administration fiscale indiquant qu'elle ne fournirait plus de spécifications pour la taxe sur les véhicules à moteur (Motorrijtuigenbelasting) pour le régime des grands détenteurs de flotte (GWH) sur CD-ROM," raconte Bjorn.
Bjorn Vorstenbosch, Employé Administratif Financier aux Services Généraux : "Nous n'avions plus qu'un seul poste de travail au bureau où nous pouvions encore lire cela. C'était donc le moment de faire quelque chose de différent. La récupération via Digipoort était loin d'être idéale. En cherchant sur Google, je suis tombé sur eConnect. Ils avaient le certificat PKI nécessaire et cela a fonctionné parfaitement dès le départ. Les factures de l'administration fiscale étaient d'abord téléchargées manuellement depuis la plateforme eConnect. Nous avons ensuite utilisé l'outil CLI d'eConnect pour recevoir et traiter les factures dans Syntess. Tout le processus s'est ensuite automatisé et a fonctionné sans accroc. Notre problème lié à la taxe sur les véhicules à moteur a donc été résolu à notre satisfaction."
Bjorn Vorstenbosch, Employé Administratif Financier aux Services Généraux
Facturation électronique - PHASE II
En tant que professionnel de la finance chargé des innovations au niveau du groupe, la facturation électronique était pour Bjorn l'étape logique suivante.
Factures entrantes – du papier au PDF
"La plupart des factures arrivaient déjà sous forme numérique par e-mail (PDF). Elles étaient saisies manuellement dans notre logiciel, le PDF étant ajouté en pièce jointe et la modification visible," explique Bjorn. "Nous recevons encore quelques factures par mois par courrier postal. Tous nos fournisseurs ne peuvent pas encore envoyer des factures numériques ou électroniques. Cela nous prend plus de temps que nécessaire. Nous travaillons avec toutes nos agences dans une seule base de données, où la nouvelle relation est visible pour toutes nos agences. La saisie du numéro KVK est très importante à cet égard. En raison des nombreuses étapes manuelles, il arrivait parfois que cela soit mal fait, créant ainsi différents codes de relation pour finalement le même client, ce qui avait un impact sur notre Business Intelligence (BI), où les rapports étaient générés. L'un des grands avantages de la facturation électronique est qu'elle repose sur une vérification du numéro KVK et du numéro de TVA. Une fois votre fournisseur correctement enregistré, vous n'avez plus à vous en soucier. En plus de réduire les erreurs, cela a permis d'améliorer considérablement l'efficacité avec plus de 27 000 factures par an !"
Processus interne
Au printemps 2020, à la demande de Van der Velden Rioleringsbeheer, les réponses automatisées depuis la plateforme ont été personnalisées pour correspondre au look & feel des différentes entités de Van der Velden Rioleringsbeheer. Cela contribue à la reconnaissance pour les fournisseurs et facilite leur adoption. Ensuite, la facturation électronique a officiellement commencé (flux des factures entrantes).
Comme la facturation électronique a été adoptée au niveau du groupe, les lignes de communication étaient courtes. Après l'accord de la direction, Bjorn était responsable de la mise en œuvre. "Le service informatique a configuré toute la partie technique. Nous travaillons avec des serveurs, de sorte que nos agences n'ont rien remarqué des préparatifs et ont simplement reçu un signal lorsque tout était prêt à l'emploi," explique Bjorn. Lorsqu'on lui demande les obstacles rencontrés, il répond : "Le fait que notre logiciel financier (Syntess Atrium) ne puisse pas établir de connexion directe a été une déception. Le processus n'a donc pas été aussi fluide et rapide que nous l'aurions souhaité. eConnect a parfaitement résolu ce problème avec leur plateforme. Lorsque Syntess aura une connexion directe avec Peppol, nous pourrons encore gagner en efficacité."
Intégration des fournisseurs - PHASE III
L'été 2020 a marqué le début de l'information des fournisseurs, car pour réussir la facturation électronique, la coopération des fournisseurs est nécessaire.
"Ce qui m'a frappé dans la pratique lors de mes contacts avec nos fournisseurs, c'est qu'ils ne comprenaient pas la différence entre une facture numérique et une facture électronique," raconte Bjorn. "Pour moi, cela était un signe clair que nous avions besoin d'aide. Après des discussions internes avec notre direction, nous avons décidé d'utiliser WeConnect®, l'approche d'intégration des fournisseurs d'eConnect."
WeConnect®
En raison du grand nombre d'agences qui ont pu travailler de manière autonome sur le fichier relationnel au fil des ans, il s'est avéré que le fichier était obsolète et incomplet. En plus des doublons, de nombreuses parties privées y figuraient, ainsi qu'un mélange de créanciers et de débiteurs. Finalement, environ 25 % du fichier relationnel s'est avéré exploitable pour l'intégration des fournisseurs. "Jusqu'à présent, c'est un grand succès !" déclare Bjorn avec enthousiasme. "Nous commencerons la deuxième phase en avril. Nous sommes donc sur la bonne voie."
Shell comme plus grand succès
Bjorn est inarrêtable et ajoute que les agences sont jusqu'à présent très satisfaites. "Prenez l'exemple de Shell. Le grand avantage est que les factures ne doivent plus être téléchargées individuellement sur la plateforme de Shell et ensuite saisies manuellement. Cela nous évite tellement d'efforts. De plus, le processus est désormais très précis et entièrement automatisé. Shell nous a également indiqué que nous sommes leur tout premier client à recevoir des factures Peppol via l'enregistrement GLN. Nous avons été leur projet pilote et cela a été une expérience fantastique !"
Impact du COVID-19
Linda Gebben, qui travaille depuis plus de 12 ans chez Van der Velden Rioleringsbeheer, indique que la facturation électronique a commencé juste à temps pour eux. "C'est tellement agréable de recevoir tout si rapidement et précisément via la facturation électronique. Avec toutes les directives liées au COVID-19, le télétravail s'est soudainement accéléré. Nous avons un planning pour ceux qui doivent ou souhaitent être présents au bureau. La différence réside dans nos collègues opérationnels (terrain), qui travaillent vraiment sur place dans les égouts, et nos collègues administratifs qui assurent le soutien. Pour ces derniers, nous disposons de tous les outils nécessaires pour travailler à domicile, donc cela se passe bien."
Avancée de la digitalisation
"Nous étions d'ailleurs déjà assez digitalisés. Tous les techniciens ont des tablettes au lieu de bons de travail papier, c'était l'une des plus grandes avancées internes en matière de digitalisation que nous ayons réalisées," raconte Linda, employée de projet, avec enthousiasme. "Chaque mois, nous avons effectué cette mise à niveau dans une agence différente, avec des soirées de formation et un suivi. Au début, c'était un défi pour nos collègues, car il fallait lâcher prise.
"Maintenant, ils sont ravis, c'est fantastique ! Tout fonctionne sans interruption, il n'y a plus de travail manuel, à l'exception des contrôles aléatoires. C'est très agréable. En fait, on s'attend même à plus de digitalisation en interne, et pas seulement de la part de la direction. Récemment, un collègue s'est étonné que les demandes de congé ne puissent pas également être soumises numériquement, au lieu d'être sur papier," ajoute Linda en riant.
Shared Service Center Finance
Une grande transformation organisationnelle est l'introduction du Shared Service Center Finance. Linda a de nombreuses années d'expérience chez Van der Velden Rioleringsbeheer en tant qu'Administratrice d'Agence, et à partir du 1er avril 2021, elle occupera le poste de Responsable d'Équipe SSCF.
"Non seulement une nouvelle équipe, mais aussi un tout nouveau service. Un vrai défi !" Linda est ravie de cette évolution. "Le SSCF fait partie des Services Généraux et gère la gestion des créances et des factures d'achat. Un professionnel de la finance restera présent dans chaque agence pour s'occuper de la facturation. L'objectif du SSCF est, par exemple, d'améliorer la qualité des processus de travail. En raison des nombreuses agences, le travail pouvait se faire de manière très différente. Nous avions beaucoup de libertés. Maintenant, avec la professionnalisation des processus de travail, plus d'uniformité sera instaurée, et cela est important. L'uniformité est interchangeable et ne dépend pas d'un individu."
Avenir
De nombreux projets sont encore à venir cette année, en plus du déploiement du SSCF. Par exemple, une formation supplémentaire en collaboration avec eConnect pour la facturation électronique pour toute l'équipe SSCF et la mise en place du flux des factures de vente (également via l'outil CLI d'eConnect à partir de Syntess). En outre, il y a la volonté de faire passer la facturation électronique de l'arrière-plan à l'avant-plan. Cela signifie que l'équipe des ventes sera également informée et que la facturation électronique sera incluse dans les contrats et conditions à conclure. Le processus de commande offre également des opportunités, notamment pour les organisations d'achat et le travail avec des prix journaliers.
Conclusion
Linda Gebben, Administratrice d'Agence
À la question de savoir s'ils ont des conseils pour les entreprises qui souhaitent également commencer la facturation électronique ou qui se trouvent dans une phase similaire, ils ont tous deux répondu.
La facturation électronique vaut bien l'investissement ! Cela rapporte beaucoup plus, car cela permet de gagner énormément de temps. Nous sommes tous humains, donc une erreur de frappe est vite faite, et la facturation électronique permet de l'éviter. Ne pensez pas que cela coûte de l'argent et que vous pourriez aussi bien tout faire rapidement vous-même en attendant. D'après mon expérience, les avantages pratiques l'emportent largement. (Linda)
Discutez avec votre fournisseur de logiciels pour voir s'ils facilitent la facturation électronique via Peppol et explorez d'autres options si cela ne semble pas possible immédiatement. L'Autorité Peppol néerlandaise (NPa) propose une vue d'ensemble des intégrations et des prestataires de services de facturation (BSP) tels qu'eConnect. Cela en vaut vraiment la peine, surtout en raison des innovations qu'ils continuent d'apporter, comme le soutien à l'e-retour. (Bjorn)