Qu'est-ce que l'e-procurement ?

L'e-procurement, ou approvisionnement électronique, est un processus numérique par lequel les entreprises et les organisations gèrent leurs activités d'achat. Cela inclut tout, de la recherche de fournisseurs et la comparaison de produits et de prix, jusqu'à la passation de commandes et la gestion des contrats via des systèmes en ligne. En utilisant l'e-procurement, les entreprises peuvent travailler de manière plus efficace, économiser des coûts et améliorer la précision et la transparence de leurs processus d'achat.

3-way matching

Le 3-way matching est un mécanisme de contrôle que les entreprises utilisent pour s'assurer que les paiements aux fournisseurs sont exacts et justifiés. Ce processus consiste à comparer trois documents : le bon de commande, le bon de livraison (fourni par le fournisseur avec l'envoi) et la facture. Cela aide à détecter les erreurs et à éviter que les entreprises ne paient trop ou ne paient pour des biens qu'elles n'ont pas reçus. En comparant les quantités et les prix sur ces documents, les entreprises peuvent identifier et résoudre les écarts avant d'approuver la facture pour paiement.

Le 3-way matching pour toutes les entreprises ?

Bien que le 3-way matching soit un mécanisme de contrôle précieux pour de nombreuses entreprises, il est important de reconnaître qu'il n'est pas la meilleure solution pour tous les secteurs. Dans les secteurs où des services ou des abonnements sont vendus, l'utilisation d'un bon de livraison est généralement inutile. Pour ces entreprises, la facturation électronique avec des mises à jour de statut sur la facture peut suffire pour garantir la précision et l'efficacité du processus de paiement.

Les entreprises doivent adapter leurs processus à leurs besoins spécifiques et à la nature de leurs transactions. Sauter certaines étapes qui n'apportent aucune valeur ajoutée peut être tout aussi important pour optimiser les processus commerciaux. La flexibilité dans l'utilisation des outils d'e-procurement peut contribuer à un processus plus efficace et plus performant.

Avantages de l'e-procurement

Efficacité et réduction des coûts L'e-procurement réduit considérablement la paperasserie et le stockage physique, car tous les documents d'achat sont gérés numériquement. Cela permet d'approuver et de traiter les commandes plus rapidement. L'automatisation des processus d'achat réduit le risque d'erreurs humaines, ce qui conduit à des données plus précises et à moins de temps consacré aux corrections. Tout cela se traduit par des économies importantes pour les entreprises.

Meilleure transparence Avec l'e-procurement, les entreprises bénéficient d'une vue en temps réel de leurs activités d'achat. Ce stockage centralisé des données facilite l'analyse et la création de rapports détaillés. Cela aide non seulement à la prise de décisions stratégiques, mais aussi à l'identification des opportunités d'économies. En centralisant toutes les informations liées aux achats à un seul endroit, les entreprises peuvent identifier les tendances, évaluer les performances des fournisseurs et détecter les inefficacités. Cela augmente la transparence globale et facilite la prise de décisions éclairées sur la base de données fiables.

Contrôle accru et conformité L'e-procurement aide les entreprises à se conformer plus strictement aux directives et aux politiques d'achat. De plus en plus, les conditions d'achat incluent l'exigence pour les fournisseurs de soumettre des factures électroniques via le réseau Peppol. Les flux de travail automatisés garantissent que toutes les commandes sont approuvées par les bonnes personnes avant d'être passées. Cela réduit le risque de dépenses non autorisées et de fraude. De plus, le système facilite la conformité avec les exigences légales et réglementaires grâce à des enregistrements précis et détaillés.

Amélioration des relations avec les fournisseurs Grâce à l'e-procurement, les entreprises peuvent payer leurs fournisseurs plus rapidement, ce qui conduit à de meilleures relations et potentiellement à des conditions plus avantageuses. Il a été prouvé que la facturation électronique permet de payer les factures plus rapidement. Cela est dû au fait que le destinataire (client) n'a pas à douter de l'identité de l'expéditeur, et l'expéditeur est informé directement en cas d'erreurs ou de factures incomplètes (par exemple, l'absence d'un numéro de commande). Les messages de réponse à la facture (ou e-retour) sur Peppol facilitent l'automatisation complète du processus de vente, permettant ainsi l'administration automatique. Les plateformes intégrées améliorent la communication et la collaboration entre les entreprises et leurs fournisseurs, ce qui permet de résoudre plus rapidement les problèmes et renforce la coopération globale.

Entrer les données une seule fois

Un aspect important de l'e-procurement est la réutilisation des données dans les fichiers électroniques, ce qui améliore l'efficacité et réduit le risque d'erreurs. Voici deux exemples :

Une commande électronique est acceptée par le client, les lignes de commande sont utilisées pour générer des lignes de facture : Lorsqu'un client passe une commande électronique, les détails des lignes de commande (comme le numéro d'article, la quantité, le prix et la description) sont enregistrés dans le système d'e-procurement. Si le vendeur peut et souhaite livrer une partie ou la totalité des lignes de commande, celles-ci sont converties en lignes de facture. Les systèmes ERP permettent de le faire automatiquement, supprimant ainsi la saisie manuelle, garantissant l'exactitude, raccourcissant les délais de traitement et réduisant le risque d'erreurs. Le réseau Peppol permet également de promouvoir les commandes en factures.

Une expédition n'arrive pas, donc une facture d'avoir doit être générée : Si une expédition n'arrive pas, la facture originale peut être ouverte et les lignes de facture concernées peuvent être marquées pour un avoir. L'avoir est automatiquement lié à la facture d'origine et ajusté dans la comptabilité, garantissant une gestion financière correcte sans intervention manuelle.

Mise en œuvre de l'e-procurement

Préparation La préparation à la mise en œuvre de l'e-procurement commence par une analyse des processus d'achat actuels. Cela inclut l'identification des inefficacités et la détermination des exigences pour un (nouveau) système. Les entreprises doivent sélectionner un logiciel d'e-procurement adapté à leurs besoins spécifiques.

Intégration L'intégration des outils d'e-procurement dans les systèmes existants est cruciale pour une mise en œuvre réussie. Si le logiciel d'e-procurement n'est pas intégré au système ERP et de comptabilité, il est nécessaire de les relier. La formation du personnel et des parties prenantes est également essentielle pour s'assurer que tout le monde comprend les nouveaux processus et peut les utiliser efficacement.

Optimisation Après la mise en œuvre, il est important d'améliorer continuellement les processus d'e-procurement. Cela peut se faire en collectant des retours d'expérience des utilisateurs et en analysant les données pour identifier et résoudre les goulots d'étranglement. Les entreprises doivent également rester informées des nouvelles technologies et des meilleures pratiques pour garder leur système d'e-procurement à jour et efficace.

Conclusion

L'e-procurement offre des avantages significatifs pour les entreprises en termes d'efficacité, de réduction des coûts et de conformité. En investissant dans un système d'e-procurement robuste et en utilisant le réseau Peppol, les entreprises peuvent moderniser leurs processus d'achat et rester compétitives dans un marché de plus en plus digitalisé.