Wie Sie als Intermediär und Mandant zusammenarbeiten: Dokumente teilen, Gruppen und Berechtigungen.
Nach dem Erstellen einer Partnerschaft können Sie als Intermediär und Mandant auf verschiedene Weise innerhalb der eConnect-Plattform zusammenarbeiten. Sie können Dokumente teilen, Aufgaben delegieren und gemeinsam Eingangsrechnungen beurteilen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Zusammenarbeit praktisch einrichten.
Sobald die Partnerschaft aktiv ist, können Sie als Intermediär Zugriff auf die Organisationen Ihres Mandanten erhalten. Das geschieht nicht automatisch: Ein Administrator muss Sie zunächst als Mitglied der betreffenden Organisation hinzufügen.
Es gibt zwei Zugriffsebenen:
Als Intermediär reicht die Rolle „Mitglied" in der Regel aus. Damit erhalten Sie Zugriff auf die Rechnungen, Bestellungen und anderen Dokumente der Mandantenorganisation, ohne die Organisationseinstellungen ändern zu können.
Innerhalb der Plattform können Sie Dokumente mit Kollegen, Mandanten und Partnern teilen. Das Teilen funktioniert von drei Stellen aus: Dokumente, Postfach Ein und Postfach Aus.
Beim Teilen wählen Sie, wer Zugriff erhält und welche Berechtigungen diese Person hat:
Sie können Dokumente mit einzelnen Benutzern, Gruppen oder ganzen Organisationen teilen. So bestimmen Sie genau, wer was sieht.
Gruppen sind ein wirksames Mittel, um die Zusammenarbeit zu organisieren. Eine Gruppe ist eine Sammlung von Benutzern, die gemeinsam Zugriff auf dieselben Dokumente haben.
Sie können Benutzer aus Ihrer eigenen Umgebung und aus Partnerumgebungen derselben Gruppe hinzufügen. So können Sie beispielsweise eine Gruppe „Finanzteam Mandant X" erstellen, die Ihre eigenen Kollegen und die relevanten Mitarbeiter des Mandanten enthält.
Gruppen können auch als Alternative zum Standard-Berechtigungsmodell verwendet werden. Anstatt jemanden zum Mitglied einer ganzen Organisation zu machen, teilen Sie bestimmte Dokumente mit einer Gruppe. So gewähren Sie selektiven Zugriff, ohne volle Organisationsberechtigungen zu erteilen.
Innerhalb einer Partnerschaft können Sie Beziehungsmanager ernennen. Ein Beziehungsmanager koordiniert die Zusammenarbeit zwischen den beiden Umgebungen. Sie können mehrere Beziehungsmanager pro Partnerschaft einrichten.
Einen Beziehungsmanager verbinden Sie über Partner > Beziehungsmanager > Verbinden. Die Beziehungsmanager-Rolle muss separat von einem Administrator aus der Benutzerverwaltung zugewiesen werden.
Tipp: Ernennen Sie einen Beziehungsmanager, wenn Sie mehrere Mandanten verwalten. So gibt es pro Mandantenbeziehung einen festen Ansprechpartner, der die Zusammenarbeit überblickt.
Wenn Sie die Workflow-Engine verwenden (verfügbar als Add-on), können Sie Aufgaben an Benutzer in einer Partnerumgebung delegieren. Beispiel: Der Intermediär empfängt die Rechnung, führt eine erste Prüfung durch und delegiert die Genehmigungsaufgabe an den Mandanten.
Der Mandant sieht die Aufgabe in seiner eigenen Umgebung und kann genehmigen, ablehnen oder zurück delegieren. Alle Schritte werden in einem Audit-Log festgehalten.
Steuerberatungskanzlei mit 20 Mandanten: Die Kanzlei verfügt über eine eigene eConnect-Umgebung. Über Bevollmächtigungsanfragen sind alle Mandanten verknüpft. Pro Mandant gibt es eine Partnerschaft. Der Steuerberater ist Mitglied der Mandantenorganisationen und kann Rechnungen einsehen und die Softwareanbindung verwalten. Für jeden Mandanten wurde eine Gruppe erstellt, die den Steuerberater und den finanziell Verantwortlichen beim Mandanten enthält. Eingangsrechnungen werden über die Workflow-Engine zur Genehmigung an den Mandanten weitergeleitet. Der Steuerberater behält den Überblick von einem einzigen Dashboard aus.
Möchten Sie eine Partnerschaft erstellen, um zusammenzuarbeiten? Lesen Sie, wie Sie einen Mandanten verknüpfen.
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