Standard SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) umožňuje strukturovaně a elektronicky vyměňovat odpracované hodiny a náklady dočasných pracovníků. Od června 2024 jsou zprávy SETU dostupné v síti Peppol, díky čemuž si personální agentury, uživatelé a subdodavatelé mohou vyměňovat timesheety přes stejnou infrastrukturu, která se již používá pro e-faktury a e-objednávky. eConnect podporuje formát SETU jako certifikovaný Peppol Access Point.

SETU znamená Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche. Nadace vyvíjí a spravuje standardy pro elektronickou výměnu dat v personálním a dočasném sektoru. Standardy popisují, kdy a jaké informace se vyměňují v procesu pronájmu pracovníků, od volného místa a výběru po vykazování hodin a fakturaci.

Standardy SETU jsou původně založeny na HR-XML, mezinárodním XML schématu pro výměnu dat souvisejících s HR. S verzí 2.0 byl standard modernizován a připraven pro mezinárodní použití přes síť Peppol.

Standard je určen výhradně pro sektor dočasného zaměstnávání a související procesy pronájmu. Není to obecný standard pro evidenci času mimo tuto doménu.

Jádrovou zprávou ve standardu SETU je Timecard (též e-timecard nebo digitální timesheet). E-timecard obsahuje všechny informace potřebné pro strukturované předání odpracovaných hodin a vynaložených nákladů od uživatele k personální agentuře.

Hodiny se obvykle registrují a podávají týdně. Schválená timecard pak tvoří přímý základ pro vystavení faktury.

Proces pronájmu zahrnuje více kroků, z nichž timecard a faktura jsou poslední:

1. Umístění (Assignment): dočasný pracovník je umístěn u uživatele.
2. Evidence hodin: dočasný pracovník denně registruje odpracované hodiny a náklady.
3. Schválení: uživatel kontroluje a schvaluje timecard.
4. Odeslání: schválená timecard se elektronicky odešle personální agentuře.
5. Fakturace: na základě schválené timecardy personální agentura automaticky vystaví fakturu.

Protože uživatel a personální agentura pracují se stejnou schválenou timecardou, hodiny se nemusí znovu zadávat. To snižuje chyby a výrazně urychluje proces fakturace.

Při sekundárním pronájmu dodává personální agentura pracovníky od jiné strany (subdodavatele) uživateli. Standard SETU podporuje tři varianty pro přesměrování timecardů v této situaci:

Přímé přesměrování. Uživatel odešle timecard personální agentuře, která ho beze změny pošle subdodavateli. To vyžaduje doplňující dohody o identifikačních kódech.

Úprava a přesměrování. Personální agentura přijme timecard, upraví reference, sazby a identifikační kódy podle smlouvy se subdodavatelem a pošle upravenou verzi dále. Toto je nejčastější varianta.

Současné odeslání. Uživatel odešle timecard současně personální agentuře i subdodavateli. I zde jsou potřebné doplňující dohody o identifikaci.

Od června 2024 jsou zprávy SETU dostupné v síti Peppol, díky spolupráci mezi SETU a nizozemskou Peppol autoritou (NPa). Podporovány jsou následující typy zpráv:

Kromě toho existuje formát faktury specifický pro SETU: SETU Invoice v2.2, který navazuje na NLCIUS a obsahuje doplňující pole pro sektor dočasného zaměstnávání.

Tip: Úplný seznam podporovaných DocumentTypeId pro zprávy SETU najdete v přehledu DocumentType ID.

eConnect podporuje formát SETU jako součást Procurement Service Bus (PSB). Přes PSB lze zprávy SETU odesílat a přijímat v síti Peppol se stejnou spolehlivostí a bezpečností jako e-faktury.

Konkrétně to znamená:

Odesílání a příjem timecardů. Organizace připojené na Peppol přes eConnect si mohou vyměňovat SETU timecardy s ostatními účastníky Peppol. PSB zprávu validuje, směruje k příjemci a potvrdí doručení.

Od timecardu k faktuře. Schválená timecard tvoří základ pro automatickou fakturaci. Faktura se pak může rovněž odeslat přes Peppol, ve formátu NLCIUS, BIS Billing V3 nebo SETU Invoice.

Všechny typy zpráv SETU. Kromě timecardu PSB podporuje i ostatní zprávy SETU pro umístění (Assignment), žádosti o pracovníky (StaffingOrder) a osobní údaje (HumanResource).

Aktuální zprávy SETU v síti Peppol používají verzi 1.4, založenou na schématu HR-XML. Verze 2.0 je ve vývoji a přináší několik důležitých změn:

Nejdůležitější změnou ve v2.0 je zaměření na internacionalizaci. Nová pole jako documentId, schemeAgencyId, legalId a taxId navazují na mezinárodní standardy a legislativu. Díky tomu se timecard stává vhodným pro použití mimo nizozemský sektor dočasného zaměstnávání, v mezinárodní síti Peppol.

Pozor: Verze 1.4 je v současnosti aktivní verzí v síti Peppol. Migraci na v2.0 provází SETU s detailním mapováním mezi oběma verzemi.

Zprávy SETU se v síti Peppol identifikují specifickými DocumentTypeId:

SETU Timecard v1.4 je XML dokument na základě schématu HR-XML. Nejdůležitější prvky jsou:

<TimeCard xmlns="http://ns.hr-xml.org/2007-04-15">
    <Id idOwner="StaffingCustomer">
        <IdValue>TC00123456</IdValue>
    </Id>
    <ReportedResource>
        <Person>...</Person>
    </ReportedResource>
    <ReportedTime>
        <PeriodStartDate>2024-01-08</PeriodStartDate>
        <PeriodEndDate>2024-01-12</PeriodEndDate>
        <TimeInterval type="Regular" billable="true">
            <Duration>8.00</Duration>
            <RateOrAmount currency="EUR" type="hourly"
                         multiplier="100">0.00</RateOrAmount>
        </TimeInterval>
        <Allowance type="102B" billable="true">
            <Amount currency="EUR">3.50</Amount>
            <Quantity>5</Quantity>
        </Allowance>
    </ReportedTime>
    <ApprovalInfo>
        <ApprovedDateTime>2024-01-14T09:00:00</ApprovedDateTime>
    </ApprovalInfo>
</TimeCard>

Prvek TimeInterval obsahuje odpracované hodiny za denní část, s typem (Regular, Overtime, Shift), trváním a sazbou. Atribut multiplier udává procento příplatku: 100 pro běžné hodiny, 150 pro přesčasy a tak dále. Prvek Allowance registruje náklady jako cestovné.

SETU poskytuje Schematron validační soubory pro všechny typy zpráv. PSB validuje příchozí zprávy SETU automaticky při přijetí. Zprávy, které neodpovídají schématu, jsou zamítnuty s jasným chybovým hlášením.

Úplné specifikace, vzorové zprávy a validační artefakty jsou dostupné na standard.setu.nl a v Semantic Treehouse.

Chcete si vyměňovat SETU timecardy přes síť Peppol?

• SEEF: standard pro energetické faktury
• DICO: formát faktur pro stavebnictví
• DocumentType ID: pas Vašeho dokumentu
• NLCIUS: nizozemský standard pro e-faktury
• Peppol BIS Billing V3: evropský Peppol profil
• Jaký je rozdíl mezi XML, UBL a NLCIUS?
• Self-billing: faktury jménem dodavatele