Jak eConnect zpracovává účtenky a pokladní doklady: méně polí, náhradní hodnoty a proč.
IDR zpracovává také účtenky, pokladní doklady a vyúčtování výdajů. Jde o zjednodušené faktury s méně údaji než běžná faktura. To ovlivňuje, co se rozpoznává a jak vypadá e-faktura.
Pokladní doklad je podle daňových pravidel zjednodušená faktura. U transakcí do 100 € (včetně DPH) může dodavatel uvést méně údajů. Často chybí adresa, registrační číslo nebo i celé jméno dodavatele.
Standard UBL však vyžaduje, aby určitá pole byla vždy vyplněna. E-faktura bez identifikace dodavatele není platná. Proto eConnect u účtenek častěji používá fiktivní hodnoty: zástupné hodnoty, které činí e-fakturu technicky platnou, i když údaje na dokladu chybí.
U účtenek IDR rozpoznává menší sadu polí než u běžných faktur:
U účtenek je IBAN hlavním identifikačním polem. Název na dokladu slouží k rozpoznání dodavatele, ale adresa se nepovažuje za podstatnou. IBAN poskytuje nejspolehlivější vazbu na správného dodavatele.
Protože na účtence chybí mnoho povinných polí UBL, používá se více fiktivních hodnot než u běžné faktury. Typické fiktivní hodnoty jsou fiktivní číslo OIN dodavatele a unknown pro DIČ.
Více v Fiktivní hodnoty v e-faktuře.
Pokud na účtence chybí číslo faktury — což je časté, protože zjednodušená faktura číslo faktury jako zákonný požadavek nemá — pipeline IDR automaticky vygeneruje náhradní číslo ve struktuře YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND. Dokument není zamítnut, ale zpracován s označením. Přes RBE nebo vlastní systémy můžete dokumenty s tímto číslem zachytit k ručnímu posouzení.
Viz Rozpoznaná pole – Chybí číslo faktury: náhradní číslo pro logiku a zachycení přes RBE.
U účtenek IDR rozpoznává menší sadu polí než u běžných faktur. Název a IBAN dodavatele, částka, DPH a datum se rozpoznávají, pokud jsou přítomny. Adresa a registrační číslo na účtenkách často chybí a pak se nerozpoznávají.
Mnoho povinných polí UBL (např. registrační číslo nebo DIČ) na účtence není. Standard UBL vyžaduje, aby tato pole byla vždy vyplněna. Fiktivní hodnoty zajišťují, že e-faktura zůstane technicky platná a může být doručena, i když údaje na původní účtence chybí.
Ano, IDR podporuje JPEG, PNG, BMP a PDF. Pořiďte jasnou fotografii nebo sken účtenky, ideálně co nejdříve, protože termopapír rychle bledne. Odešlete každou účtenku jako samostatný soubor.
Chcete vědět, jaká pole IDR rozpoznává u běžných faktur? Přečtěte si Jaká pole rozpoznává IDR?.
Přečtěte si, jak odesílat faktury