Holandský daňový úrad ponúka organizáciám s vozovým parkom viac ako 25 evidenčných čísel (ŠPZ) možnosť zjednodušeného platenia dane z motorových vozidiel (MRB) prostredníctvom GWH režimu. Namiesto jednotlivých predpisov za každé ŠPZ platíte ako organizácia MRB mesačne ako celkovú sumu formou automatického inkasa.

Nevýhodou tohto režimu je, že nezískate prehľad o špecifikácii za jednotlivé ŠPZ. Dostanete jednu celkovú sumu bez rozpisu. To sťažuje priradenie nákladov k oddeleniam, projektom alebo jednotlivým vozidlám.

FleetFlow tento problém rieši automatickým sťahovaním GWH špecifikácií faktúr z Digipoort, vládneho portálu pre digitálnu komunikáciu. Stiahnutá špecifikácia sa prevedie na štandardnú e-faktúru (UBL) so všetkými dostupnými informáciami za každé ŠPZ na úrovni riadkov.

Za každý registrovaný podnik (číslo KvK) dostanete súhrnnú faktúru, ktorá sa zabezpečene doručí cez sieť Peppol do Vášho priečinka Doručené na platforme eConnect. Faktúra je k dispozícii aj ako PDF a na stiahnutie vo formáte CSV. Pri aktívnom softvérovom prepojení dostanete súhrnnú faktúru priamo do Vášho účtovného softvéru.

Ako zákazník si nemusíte sami obstarávať PKI certifikát ani zriaďovať a udržiavať nákladné prepojenie s Digipoort.

Okrem GWH režimu ponúka FleetFlow aj možnosť automatizovaného spracovania dopravných pokút od CJIB. eConnect sťahuje digitálne pokutové rozhodnutia z CJIB a doručuje ich na platformu, kde prechádzajú rovnakým spracovateľským procesom ako ostatné prichádzajúce dokumenty.

Na využitie prepojenia s CJIB musíte ako organizácia najskôr vyplniť formulár na webovej stránke CJIB (kontaktný formulár pre organizácie s veľkým vozovým parkom). Funkcia CJIB je dostupná bez dodatočných nákladov na predplatné; účtuje sa len za každý doručený dokument prostredníctvom bežného transakčného kreditu.

Na používanie FleetFlow potrebujete:

• GWH režim (dohodu) s holandským daňovým úradom, čo znamená, že máte vozový park s 25 alebo viac ŠPZ.
• Aktívny účet na platforme eConnect s aktivovanou funkciou "Príjem".
• Podpísanú FleetFlow zmluvu s eConnect (pre GWH, CJIB alebo oboje).

FleetFlow zmluva sa uzatvára za každý subjekt (číslo KvK). Pri viacerých subjektoch platí zmluva za každý subjekt samostatne.

V zásade si môžete sami, bez ďalších nákladov, vytvoriť prostredie a pridať svoju organizáciu na platformu podľa poskytnutého návodu. Náš odbor Support vám tiež môže pomôcť pri spustení (nastavenie a aktivácia účtu, prípadne prepojenie s vaším účtovným softvérom) formou vzdialenej sedenia (Teams) alebo osobne na mieste. Táto možnosť podpory a s ňou súvisiaca sadzba sú uvedené ako voľiteľná možnosť v zmluve.

Spustenie FleetFlow prebieha v niekoľkých krokoch. Po Vašej registrácii Vám eConnect pošle registračný formulár, v ktorom uvediete, o ktoré produkty máte záujem. Následne dostanete zmluvu, ktorú je potrebné podpísať a vrátiť.

Po prijatí zmluvy tím eConnect určí, či ide o GWH, CJIB alebo oboje. Vytvoríte si (najlepšie sami) účet na platforme. eConnect sa potom prihlási u holandského daňového úradu ako sprostredkovateľ pre Vašu organizáciu. Daňový úrad Vám následne poštou pošle aktivačný kód, čo trvá zvyčajne približne tri týždne. Po prijatí tohto kódu ho prepošlete eConnect, ktorý aktivuje prepojenie s Digipoort.

Pri účte musí byť vždy zapnutá funkcia "Príjem". Bez aktívneho účtu nie je spracovanie GWH možné; potvrdzovací e-mail z Delivery na to výslovne upozorňuje. Majte na pamäti, že cez rovnaký účet môžete prijímať aj iné e-faktúry, ktoré sa GWH netýkajú.

Aktivácia GWH splnomocnenia prebieha cez Digipoort Management API. Holandský daňový úrad Vám pošle aktivačný kód poštou po tom, čo sa eConnect prihlásil ako sprostredkovateľ. Tento kód prepošlite tímu eConnect delivery, aby mohli prepojenie aktivovať.

Po úspešnej aktivácii je splnomocnenie aktívne a GWH špecifikácie faktúr sa automaticky sťahujú a doručujú ako e-faktúry na Vašu platformu.

Pozor: aj bez aktívneho GWH režimu niekedy daňový úrad pošle aktivačný kód. Bez režimu sa však nedá nič aktivovať a kód nie je použiteľný.

Prepojenie s CJIB konfiguruje tím eConnect po tom, čo ste vyplnili formulár CJIB a podpísali FleetFlow zmluvu pre CJIB. Je dôležité, aby názov Vašej organizácie a PSČ presne zodpovedali registrácii u CJIB. Po nastavení prepojenia sa pokutové rozhodnutia automaticky sťahujú a doručujú ako dokumenty na platformu.

FleetFlow beží kompletne na platforme eConnect. GWH špecifikácie a pokuty CJIB sa doručujú ako e-faktúry (UBL) do bežného priečinka Doručené Vášho účtu. Prechádzajú rovnakým spracovateľským procesom ako ostatné prichádzajúce dokumenty: uloženie na platforme, dostupnosť ako UBL, PDF a CSV a pri aktívnom softvérovom prepojení automatické preposlanie do Vášho účtovného softvéru.

Dokumenty FleetFlow sa odpočítavajú z Vášho transakčného kreditu, rovnako ako iné prijaté dokumenty. Predplatné FleetFlow je nezávislé od bežného predplatného platformy.

Chcete zistiť, či je FleetFlow vhodný pre Vašu organizáciu, alebo chcete dostať cenovú ponuku? Kontaktujte nás.