Każda faktura, niezależnie od tego, czy jest papierowa, PDF czy elektroniczna, musi spełniać wymogi prawne. Dla e-faktur dochodzą wymogi techniczne EN 16931. Ten artykuł opisuje obydwa.

Holenderski urząd skarbowy określa, jakie dane muszą znajdować się na fakturze. Te wymogi obowiązują niezależnie od formatu:

Dla faktur do 100 euro (z VAT) obowiązują uproszczone zasady. Przy dostawach międzynarodowych mogą być potrzebne dodatkowe dane, takie jak numer VAT nabywcy przy dostawach wewnątrzwspólnotowych.

Europejska norma EN 16931 definiuje model semantyczny dla e-faktur. Opisuje, jakie elementy informacyjne musi zawierać e-faktura i jak się do siebie odnoszą. Norma rozróżnia elementy obowiązkowe, warunkowo obowiązkowe i opcjonalne.

Rdzeń EN 16931 ściśle odpowiada holenderskim wymogom prawnym, ale dodaje strukturę. Tam, gdzie urząd skarbowy wymaga "nazwy i adresu dostawcy", EN 16931 precyzuje, w jakich oddzielnych polach (nazwa prawna, nazwa handlowa, linie adresowe, kod pocztowy, miasto, kraj) te informacje muszą być umieszczone.

Więcej o tym, jak EN 16931 odnosi się do UBL, BIS Billing i NLCIUS w Od semantyki do składni.

EN 16931 używa ustandaryzowanych kodów dla kategorii VAT (UNCL5305):

Więcej o różnicy między K i AE w Odwrotne obciążenie VAT.