Faktury zbiorcze | eConnect

Faktura zbiorcza łączy wiele dostaw, zamówień lub świadczeń na jednej fakturze. Zamiast wysyłać osobną fakturę dla każdej dostawy, odbiorca otrzymuje jedną, która podsumowuje wszystko. Oszczędza to czas przetwarzania po obu stronach i zmniejsza liczbę dokumentów w administracji. W UBL faktura zbiorcza jest technicznie zwykłą fakturą, ale sposób strukturyzacji pozycji i odniesień wymaga szczególnej uwagi.

Jak wygląda faktura zbiorcza w UBL?

Faktura zbiorcza nie jest osobnym typem dokumentu. Jest to zwykła faktura UBL Invoice (InvoiceTypeCode 380) z wieloma pozycjami, z których każda odwołuje się do innego zamówienia, dostawy lub okresu. Różnica polega na referencjach.

Odniesienie na poziomie faktury

Jeśli wszystkie pozycje dotyczą tego samego zamówienia, wystarczy pojedynczy OrderReference na poziomie faktury:

<cac:OrderReference>
  <cbc:ID>PO-2026-5500</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

Odniesienia na poziomie pozycji

W przypadku prawdziwej faktury zbiorczej (wiele zamówień) odniesienie do zamówienia umieszcza się na każdej pozycji osobno za pomocą elementu OrderLineReference:

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>1</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">20</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">500.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:OrderLineReference>
    <cbc:LineID>1</cbc:LineID>
    <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO-2026-5500</cbc:ID>
    </cac:OrderReference>
  </cac:OrderLineReference>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Dostawa 1 marca</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">25.00</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>2</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">15</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">375.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:OrderLineReference>
    <cbc:LineID>1</cbc:LineID>
    <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO-2026-5501</cbc:ID>
    </cac:OrderReference>
  </cac:OrderLineReference>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Dostawa 15 marca</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">25.00</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

Każda pozycja odwołuje się do innego numeru zamówienia zakupu (PO-2026-5500 i PO-2026-5501). Dzięki temu odbiorca może dla każdej pozycji prześledzić, do którego zamówienia należy dana dostawa.

Okres fakturowania

W przypadku okresowych faktur zbiorczych (na przykład faktura miesięczna za wszystkie dostawy z marca) warto wskazać okres fakturowania. Można to zrobić na poziomie faktury:

<cac:InvoicePeriod>
  <cbc:StartDate>2026-03-01</cbc:StartDate>
  <cbc:EndDate>2026-03-31</cbc:EndDate>
</cac:InvoicePeriod>

Lub na poziomie poszczególnych pozycji, jeśli okresy różnią się między pozycjami. Systemy odbierające mogą wykorzystać te okresy do prawidłowego zaksięgowania w odpowiednim miesiącu.

Kwestie wymagające uwagi

Obliczanie VAT. VAT jest obliczany według stawki od wszystkich pozycji łącznie, nie od poszczególnych pozycji. W przypadku faktury zbiorczej z wieloma pozycjami jest to szczególnie istotne: należy upewnić się, że wszystkie pozycje mają prawidłową kategorię VAT i że sumy się zgadzają.

Maksymalny rozmiar pliku. Faktura zbiorcza z setkami pozycji może wygenerować duży plik XML. Niektóre systemy odbierające mają limit rozmiaru pliku. W przypadku bardzo dużych faktur należy liczyć się z maksymalnym rozmiarem wynoszącym około 10 MB (zależy to od odbiorcy).

Czytelne pozycje. Każda pozycja faktury powinna mieć jasny opis. W przypadku faktury zbiorczej odbiorcy trudniej jest zorientować się, która pozycja dotyczy której dostawy. Dobrze wypełnione pole Item/Name, na przykład z datą dostawy, jest bardzo pomocne.

Dane dostawy. W przypadku wielu dostaw pod różne adresy można dla każdej pozycji dołączyć element Delivery z datą dostawy i adresem dostawy. Jest to opcjonalne, ale znacznie zwiększa przejrzystość faktury dla odbiorcy.

Wskazówka: w eConnect faktury zbiorcze można przesyłać dokładnie tak samo jak zwykłe faktury, za pośrednictwem platformy, e-mailem lub przez API. Platforma przetwarza faktury z setkami pozycji bez problemów. Jednak w przypadku więcej niż 500 pozycji zalecamy kontakt z działem wsparcia w celu optymalnego przetworzenia.

Często zadawane pytania

Czy mogę zgrupować wiele zamówień na jednej fakturze?

Tak, ale Peppol BIS Billing V3 pozwala tylko na jedną OrderReference na poziomie dokumentu. Przy wielu zamówieniach należy umieścić referencje zamówień na każdej pozycji faktury za pomocą OrderLineReference. Każda pozycja odnosi się wtedy do numeru zamówienia, do którego należy dostawa.

Czy istnieje maksymalna liczba pozycji na fakturze zbiorczej?

W standardzie UBL nie ma sztywnego maksimum, ale należy zwrócić uwagę na rozmiar pliku. Przy bardzo dużych fakturach (ponad 500 pozycji) zalecamy kontakt z pomocą techniczną w celu optymalnego przetwarzania. Niektóre systemy odbiorcze mają limit ok. 10 MB.

Jak wskazać okres dostawy na fakturze zbiorczej?

Należy użyć elementu InvoicePeriod z StartDate i EndDate. Można to zrobić na poziomie dokumentu (dla całej faktury) lub na każdej pozycji faktury, jeśli okresy różnią się dla poszczególnych pozycji. Systemy odbiorcze mogą wykorzystać te okresy do księgowania w odpowiednim miesiącu.

Utwórz fakturę

Powiązane