Een softwarepartner die de client-serverversie van het ERP vervangt door een webomgeving, loopt vast op herkenning die op een server bij de klant draait. Die lokale OCR zette een binnengekomen pdf om naar XML en deed inhoudelijk wat hij moest doen, maar een server op kantoor past niet bij een omgeving die de klant via een URL opent. Daarnaast weegt een eigen Peppol Access Point zwaar wanneer het aantal Peppol-facturen klein blijft en de eisen van de Peppol-autoriteit toenemen.
Van Meijel Automatisering zit in die situatie met Metacom Online. De voorbereiding om te starten was kort, een deel ging al doende, en die houding was nodig om snel resultaat te halen. Nieuwe klanten staan er daarna in twee dagen, ongeveer zestien uur. Zonder flexibiliteit aan beide kanten, en zonder het product tussendoor aan te scherpen, was de groei volgens partnermanager Arnold Ruisch niet gelukt.
Nieuwe klanten doorlopen een vast traject. Van Meijel doet een intake, legt uit welke toegangen de klant technisch moet regelen en geeft daar een document bij. Daarna staat de oplossing er in twee dagen, ongeveer zestien uur. De duur hangt af van de grootte van het bedrijf, het aantal administraties en of projectnummers en opdrachtnummers herkend moeten worden. Een traject van vijf dagen komt voor. Dat is wat Ruisch betreft het maximum.
De integratie zelf ging snel. Ruisch verklaart de voorsprong uit het eigen verleden als serviceprovider: de route van dit soort XML-berichten naar Metacom bestond al. Daarna stopte het werk niet. Waar aanpassingen na een geslaagde integratie elders vaak maanden duren, was dat hier niet het geval. In het begin hadden beide partijen elkaar nog regelmatig nodig bij de bestaande herkenning. Die herkenning loopt inmiddels vlot, met serviceafspraken die volgens Ruisch makkelijk gehaald worden (peildatum september 2026).
Voor de klant zit de winst in tijd, niet vanzelf in een kleinere bezetting. Een heel groot bedrijf merkt dat misschien wel in fte's. Bij de meeste administraties verschuift het werk: niet langer het document nalopen om de herkenning te regelen, wel een factuur die kant-en-klaar geboekt kan worden.
"Ik denk dat het onze klanten echt tijd bespaart heeft uiteindelijk. Dat wil niet zeggen dat er allemaal fte's over zijn; als je een heel groot bedrijf hebt misschien wel. Maar normaal gesproken is iemand die op de administratie werkt en drie uur minder heeft te doen niet overbodig, en kan die drie uur andere dingen gaan doen in plaats van zorgen dat de herkenning optimaal verloopt."
Arnold Ruisch, partnermanager, Van Meijel Automatisering
Van Meijel is automatiseerder voor de bouw. Ongeveer 150 klanten gebruiken het ERP-platform Metacom, en een vergelijkbaar aantal gebruikt alleen het calculatiedeel. Zo'n 70 procent zit in de grond-, weg- en waterbouw. De rest werkt vooral in industriële dienstverlening, zoals kraanverhuur en het reinigen van tanks in de petrochemie. Ruisch noemt het bedrijf een van de belangrijkste spelers in die markt, en laat het daarbij.
Facturen van leveranciers kwamen als pdf binnen. Op een server bij de klant zette OCR-software die om naar XML, zodat Metacom ze kon inlezen. Die route begon zo'n vijftien jaar geleden, misschien langer, en was destijds een goede oplossing. Voor een webomgeving bleek een lokale server niet handig, en Van Meijel ging op zoek naar herkenning die bij de web-aanbieding paste.
Klanten die naar Metacom Online gaan, beheren hun hardware niet meer zelf. Van Meijel levert die mee, als SaaS, bereikbaar via een URL op de laptop. In 2026 ondersteunt het bedrijf nog beide platformen. Bij de overstap naar de webversie is er vanuit techniek en beheer één herkenningsroute, ook al zitten nog niet alle 150 klanten op die webversie. Bijna alle Metacom-klanten gebruiken deze herkenning inmiddels, ook wanneer ze de webversie nog niet draaien. Van de circa 150 ERP-klanten werken er 40 op Metacom Online; wie die stap zet, krijgt deze oplossing en geen tweede route (peildatum september 2026).
De keuze liep langs techniek, product en cultuur. Technisch moest de oplossing op de webomgeving aansluiten, en dat deed zij. Het product veranderde het werk van de klant: die kan de herkenning niet meer zelf bijsturen en krijgt een kant-en-klare XML die direct in Metacom te verwerken is. De meeste klanten zien dat als een verbetering, al is het even wennen omdat het net anders werkt. Cultuur woog daarnaast zwaar. Van Meijel is een familiebedrijf dat ver gaat in flexibiliteit, en Ruisch wilde een partner bij wie dat ook zo is. Anders ontstaat een mismatch.
In ongeveer 2,5 jaar groeide het gezamenlijke volume van 1.000 naar 100.000 facturen per maand. Technisch sluit dat aan op Metacom Online. Klanten verwachten dat ook van een product dat ze afnemen.
Van Meijel verstuurde Peppol-facturen al jaren via een eigen Access Point en was zelf serviceprovider. Veel klanten leveren aan overheden en moeten dan via Peppol. Meestal gaat het om één termijnfactuur per maand: een groot bedrag, een klein aantal documenten. Tegenover de stroom herkende facturen bleef dat aandeel gering, en dat is nog steeds zo.
De eisen van de Peppol-autoriteit werden strenger, ook op complexiteit en veiligheid. Knowhow en servers bijhouden woog voor deze markt niet meer op. In die afweging speelde mee dat Peppol in opkomst was en dat Van Meijel een partner zocht die daarin wilde investeren. DICO hoorde bij die partnerkeuze.
Bij een paar klanten werden pakbonnen al in het DICO-formaat verwerkt. De besparing die daar mogelijk is, is groot, maar veel bedrijven staan nog aan het begin met de afspraken en de investering. Eén grote klant werkt er nauw met eConnect aan, een andere is ook bezig. Het krijgt volgens Ruisch langzaam voet aan de grond, en het is iets wat Van Meijel wil oppakken. Voor Van Meijel sluit de samenwerking aan op de doorontwikkeling rond DICO-pakbonnen, naast de factuurstroom die nu draait.
- Groei van 1.000 naar 100.000 facturen per maand in ongeveer 2,5 jaar (september 2026).
- Nieuwe klant staat er in twee dagen, ongeveer zestien uur.
- Bijna alle Metacom-klanten gebruiken deze herkenning; 40 van circa 150 ERP-klanten op Metacom Online (september 2026).
Een softwarepartner die een webmigratie combineert met Peppol en een ketenformaat als DICO, herkent de afweging om herkenning en het Access Point niet zelf te blijven hosten. Werk je daaraan en wil je weten hoe zo'n koppeling in jouw pakket past? Plan een partnership-gesprek