Platform | Jaaroverzicht 2021
We blijven ons eConnect-platform continue verbeteren. Dit jaar informeerden we je op LinkedIn en in onze eConnect Update over een aantal interessante platform functionaliteiten. We hebben ze hier nog even voor je op een rij gezet.
januari - Sales app
februari - Koppeling Snelstart & Exact Online
maart - E-retourberichten
april - Workflow
mei - Chatbot Eve
juni - Tungsten & Coupa
september - Automatische statusupdates
oktober - XML transformaties
november - Hermes integrator
Januari / Sales app
Wanneer je je registreert op het platform van eConnect kan je je eigen organisatie toevoegen en activeren. Op het moment dat de organisatie geactiveerd is, kan je een e-factuur versturen.** Dit doe je vanuit de verkoopfactuur App, hier kan je een nieuwe e-factuur opstellen of een conceptfactuur aanpassen. In de e-factuur voeg je informatie toe die nodig is voor de betaling door de leverancier. Bijvoorbeeld het bankrekeningnummer waarop betaald moet worden en een ordernummer als hierom gevraagd wordt. Je kan ook je eigen PDF of bijlage uploaden welke dan in de e-factuur komt te staan. We hebben in onze FAQ meerdere supportpagina’s staan die je helpen met het stap voor stap versturen van een e-factuur.
Waarom zou je als ZZP’er een e-factuur moeten sturen?
Je kan verplicht worden om een e-factuur te sturen namens je klant. Dit scheelt de ontvanger van de e-factuur veel tijd, doordat de gegevens 1 op 1 ingelezen worden in het softwarepakket. Automatische verwerking voorkomt typefouten en daarnaast is jouw verzonden factuur binnen enkele seconden bij de ontvanger. Hierdoor krijg je in praktijk vaak veel sneller betaald. Een win-win situatie eigenlijk, ook blijft jouw verstuurde e-factuur 7 jaar beschikbaar op ons platform zodat je deze altijd kan opvragen of downloaden als de belastingdienst hierom vraagt. Wij zijn eigenlijk jouw archief.
Waarom e-factureren naar de Overheid?
Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid, daarvan gaan er 1,5 miljoen naar de Rijksoverheid. Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten. De voordelen van e-factureren zijn onder andere:
- Gemak: de verwerking verloopt automatisch
- Snellere verwerking: de papierstroom blijft achterwege
- Nauwkeuriger: geen fouten door handmatige verwerking
- Goedkoper: geen print- en portokosten
Lees hier meer over deze feature.
Februari / Verbeterde koppeling SnelStart en Exact Online
De eConnect koppelingen met de online versies van SnelStart en Exact (Online) zijn sterk verbeterd. De nieuwe koppeling vervangt de oude en moet éénmalig opnieuw worden ingesteld.** De komende tijd zullen we alle SnelStart en Exact Online gebruikers benaderen om de nieuwe online koppeling te maken. Uiteraard kun je de koppeling ook zelf leggen doormiddel van de instructie op onze supportpagina over de nieuwe SnelStart of Exact Online koppeling.
Wat verandert er? De wijziging die we nu doorvoeren is vooral technisch en zorgt ervoor dat de koppeling nog robuuster en veiliger werkt. De facturen staan nu veel sneller in het onderdeel inkoopfacturen van SnelStart, dat scheelt weer een paar muisklikken.De nieuwe koppeling stelt ons in staat de komende tijd innovaties door te voeren die de verwerking in SnelStart en Exact Online nóg beter maakt. Denk hierbij aan het automatisch aanmaken van relaties en het boeken van verkoopfacturen. Daarover later meer!
Hoe stap ik over? We helpen je graag op weg en sturen je daarom binnenkort een uitnodiging voor een afspraak met een van onze supportcollega’s. Wil je niet wachten? Dan kun je natuurlijk ook zelf de koppeling instellen aan de hand van de stappen op de supportpagina’s van SnelStart en Exact Online.
Belangrijk SnelStart gebruikers moeten er wel voor zorgen dat de administratie ‘online’ staat. Zo profiteer je direct van alle voordelen van werken in de cloud.
Maart / E-retourberichten
E-retour berichten (Invoice Response) via Peppol zijn technisch (sinds 2015) onderdeel van de dienstverlening van eConnect. Met e-retourberichten krijg je als verzender automatisch bericht van een gewijzigde factuurstatus bij de ontvanger van de factuur. Het is met Peppol technisch mogelijk om procuratie statussen zoals bijvoorbeeld “goedgekeurd” en “afgekeurd” machine-2-machine uit te wisselen.
April / Snellere taakverwerking door workflow
Het afhandelen van een workflow-taak gaat nu nog sneller. Mede dankzij input van onze gebruikers hebben we twee wijzigingen doorgevoerd. Na het kiezen van de vervolgactie voor het betreffende document wordt direct de volgende taak geopend. Op de achtergrond wordt de volgende taak alvast ingeladen, zodat die nog sneller verschijnt.
Tijdbesparing
Het is hierbij mogelijk om een taak te openen en deze toe te wijzen aan een volgende stap. Hierna wordt automatisch de volgende taak geladen. Voorheen werd je hierbij terugverwezen naar de open taken lijst, waardoor je een stuk langer bezig was.
Activeren van de snellere taakverwerking
Om gebruik te maken van de snellere taakverwerking in ons platform volg je de onderstaande stappen: 1. Ga in het platform naar de 'Taken' 2. Selecteer een template (factuur of declaratie) waarvan je de taken wilt verwerken, door te klikken op de drie puntjes naast 'Alle Taken' 3. Gebruik het filter door alleen open taken te laten zien 4. Klik op de eerste taak en je kunt beginnen!
Mei / Chatbot Eve
Wellicht heb je op ons platform al kennis gemaakt met Eve. Onze vrolijke, charmante chatbot geeft nu automatisch antwoord op veelgestelde vragen. Welke support-vraag je ook hebt, Eve helpt je graag verder! Eve is een ijverige leerling en ontwikkelt zich graag. Ze wordt continue aangevuld dankzij nieuwe input vanuit onze klanten. Het kan zo nu en dan voorkomen dat een vraag niet direct beantwoord wordt. Maar hoe meer er gevraagd wordt, hoe slimmer ze wordt! De chatbot is een logische aanvulling voor onze support-afdeling. Naast de mogelijkheid om onze support-site te bezoeken, een contactformulier in te vullen of een telefoontje te plegen, kun je nu dus ook gebruikmaken van onze chatbot om antwoord te krijgen op je support-vragen. Zelf proberen? Ga naar het platform en klik rechtsonderin op het icoontje!
Juni / Afleveren in o.a. Tungsten & Coupa
Het afleveren van elektronische bestanden op verschillende netwerken is vaak een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. eConnect heeft hiervoor de oplossing! We hebben dit proces geautomatiseerd en leveren de bestanden af in het door de klant gewenste netwerk.
Afleveren - Procurement Service Bus (PSB)
Met de Procurement Service Bus (PSB) heb je toegang tot verschillende procurement-netwerken zoals Peppol, Coupa, Tungsten en Ariba. Door het eenmalig inrichten en verbinden van de PSB met je software, ERP of ESB worden documenten van én naar deze netwerken automatisch gerouteerd en getransformeerd. Dus nooit meer handmatig inloggen op een extern facturatienetwerk of een één-op-één verbinding onderhouden. Ook het onderhouden van verschillende documentformaten behoort tot het verleden.
Afleveren - platform
Daarnaast is het ook mogelijk om af te leveren via het eConnect-platform. Als jouw softwarepakket met ons platform is gekoppeld én de koppeling met een Coupa-, Tungsten- of Ariba-klant is ingeregeld, dan heb je hier geen omkijken meer naar.
Meer weten?
Wil je meer weten over de Procurement Service Bus of de mogelijkheden in het platform? Kijk dan eens op deze pagina. Of neem contact op via sales@econnect.eu of 088 - 440 66 33.
Schematische weergave van e-retourberichten via Peppol (Bron: GBNED)
September / Ontvang automatisch statusupdates van je e-factuur
Wist je dat je automatisch statusupdates kunt krijgen van je verzonden e-facturen? Zo weet je precies waar je factuur zich bevindt!
Met statusupdates, ook wel e-retourberichten genoemd, krijg je als verzender automatisch bericht van een gewijzigde factuurstatus bij de ontvanger. Zo weet je of je factuur goed is afgeleverd en of deze zelfs al betaalbaar is gesteld. Dit is een groot voordeel ten opzichte van het versturen van facturen per e-mail. Het is niet alleen fijn om te weten dat je factuur goed afgeleverd wordt, maar het is ook belangrijk om te weten wanneer het niet goed gaat. Zo kan het voorkomen dat de e-factuur valide is, maar dat bijvoorbeeld het ordernummer niet klopt. De ontvanger stuurt dan automatisch een statusupdate terug dat het ordernummer niet klopt met het verzoek om een nieuwe factuur op te sturen mét het juiste ordernummer. Zo simpel is het, Machine-to-Machine!
Meer weten? E-retourberichten zijn technisch onderdeel van de dienstverlening van eConnect. Wil je hier meer over weten? Lees dan ons blogartikel. Of neem contact met ons op voor de mogelijkheden via 088 440 66 33 of info@econnect.eu.
Oktober / Help! Steeds meer xml-standaarden.
eConnect transformeert xml-facturen automatisch van en naar verschillende standaarden en versies van standaarden. Het doel is dat je je als gebruiker van eConnect geen zorgen hoeft te maken welke xml-standaard je leverancier of klant gebruikt, omdat wij deze automatisch kunnen omzetten. Dit maakt de discussie over standaarden voor onze gebruikers overbodig.
Internationalisering Binnen Europa zijn afspraken gemaakt over de e-factuur, zodat deze goed kan worden uitgewisseld tussen verschillende landen. Op basis hiervan is er binnen het Peppol-netwerk de BISv3 standaard ontwikkeld wat breed wordt geaccepteerd. Dit helpt enorm bij de harmonisatie van standaarden. Toch zijn er nog veel landen met hun eigen variant, zoals de NLCIUS (NL), de FinVoice (FI) en de xRechnung
(DE). Door middel van transformaties zorgt eConnect ervoor dat de e-factuur in het juiste formaat wordt ontvangen. Hierbij wordt ook rekening gehouden met internationale verschillen tussen creditfacturen, negatieve facturen en correctiefacturen.
Verschillende versies van standaarden Nieuwe versies van standaarden zorgen voor extra complexiteit. Wijzigingen moeten zowel bij de verzender als ontvanger worden doorgevoerd, waarbij er dus een periode meerdere versies in gebruik zijn. Ook dit probleem wordt door eConnect opgelost door middel van transformaties. Een oudere versie van een xml-factuur (met voldoende informatie) wordt automatisch omgezet naar een nieuwe versie of andersom.
Branche-specifieke standaarden Er is vooral in Nederland veel geïnvesteerd in standaarden voor specifieke branches. eConnect erkent de enorme meerwaarde van deze standaarden voor het uitwisselen van documenten binnen de branche, maar buiten de branche werkt dit niet. Daarom ondersteunen we steeds meer branchestandaarden en maken we die leesbaar voor iedereen. Een mooi voorbeeld hiervan is de bouwbranche; eConnect ondersteunt de DICO-standaard met Sales005 en insbou003. Vergelijkbaar is de uitzendbranche met de SETU-standaard. Door transformatie maken we het voor al onze klanten mogelijk om e-facturen vanuit deze branches gewoon in standaardsoftware te verwerken, of juist te versturen naar deze branches. Doorontwikkeling We blijven transformaties toevoegen en extra branches ontsluiten. Net als bij de e-factuur zijn er ook verschillende standaarden voor de e-order en pakbon. Daarom blijven wij onze technologie doorontwikkelen, zodat we de kwaliteit van deze transformaties in de toekomst kunnen blijven garanderen.
November / eConnect is Hermes integrator
Wist je dat in België standaard alle CBE-nummers (KvK-nummers) worden geregistreerd in Peppol voor ontvangst?
Dat betekent dat de verzender van de e-factuur via het zogenoemde Hermes-platform vrijwel alle Belgische organisaties
kan bereiken via Peppol. Kan de ontvanger nog geen e-facturen ontvangen, omdat bijvoorbeeld het softwarepakket hier nog niet op is ingericht, dan wordt de factuur automatisch omgezet naar een pdf-factuur.
Van e-mail naar échte e-facturatie Dit systeem is bedoeld om e-factureren te stimuleren. Dit is een tijdelijke oplossing, want het is natuurlijk nog geen echte e-facturatie. Daarom stappen veel Belgische organisaties over naar echte e-facturatie door zich aan te melden bij één van de geregistreerde Hermes integrators. eConnect is zo’n integrator en Belgische organisaties kunnen eenvoudig worden gemigreerd. Zo kun je veilig en snel e-facturen versturen én ontvangen.
Handmatig deregistreren niet meer nodig met eConnect Wil je hiervan ook gebruikmaken, dan heeft eConnect hiervoor een oplossing! Door onze directe API-koppeling met het Hermes-platform is handmatig deregistreren onnodig. Dit gebeurt volledig automatisch! Dit geldt zowel van gebruikers van onze PSB (Softwareleveranciers) als voor onze platform-klanten. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op.