Gemeente Nijmegen: "Binnen 2 dagen hadden we onze eerste e-factuur al binnen"
Het kunnen ontvangen van e-facturen was voor de Gemeente Nijmegen aanleiding om met eConnect in gesprek te gaan. Al snel werd gekozen voor de Procurement Service Bus (PSB) van eConnect, omdat deze eenvoudig was aan te sluiten op hun eigen Enterprise Service Bus. Sophie Groenen, Senior Functioneel Beheerder bij de Gemeente Nijmegen vertelt waarom hiervoor gekozen is en hoe ze dit hebben ingericht.
Nog maar net terug van een heerlijke, welverdiende vakantie in Zuid-Frankrijk, spraken wij uitgebreid met Sophie. “Afgelopen jaar was heel druk. We zijn bezig geweest met een intensief project voor Unit4 Financials. De ondersteuning voor onze versie van Unit4 Financials liep af, dus we moesten upgraden. We merkten dat de techniek ook verouderd raakte, dus het was gewoon écht nodig om dat op te frissen. Daar is veel van mijn tijd in gaan zitten afgelopen periode.”, licht Sophie toe. “Dus die vakantie, daar was ik wel even aan toe”, zegt ze met een grote glimlach.*
Inkomende facturen via de PSB
Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties, waaronder gemeenten, verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Gemeente Nijmegen was op zoek naar een oplossing die aangesloten kon worden op hun eigen Enterprise Service Bus (ESB) en vond die uiteindelijk via de Procurement Service Bus (PSB) van eConnect. Sophie zegt hierover: “Bij het keuzeproces waren we met meerdere partijen in gesprek en daar ging best wat tijd inzitten. Maar het was al snel duidelijk dat eConnect het best bij ons paste.” Waarom de keuze voor eConnect: “eConnect is overzichtelijk en wendbaar, zeker in tegenstelling tot sommige andere tools, die soms erg log en zwaar voelden.”, legt Sophie uit.
Wat is de Procurement Service Bus (PSB)?
De Procurement Service Bus (PSB) is een oplossing van eConnect voor het ontvangen en versturen van e-facturen via het beveiligde Peppol-netwerk. Het is een extreem betrouwbare en schaalbare ontsluiting met simpele API, waarbij transformatie en statusuitwisseling native is geregeld. Daarnaast kun je je software aansluiten op het wereldwijde Peppol-netwerk of aan andere e-facturatienetwerken zoals Ariba, Tungsten, Coupa of Tradeshift.
De PSB is geschikt als ‘white-label’ oplossing voor financiële softwarepakketten én als aansluiting op maatwerksoftware voor zorgeloos verzenden en ontvangen van e-facturen. Ook eerdere positieve ervaringen met kleinere organisaties heeft een rol gespeeld bij de beslissing: “Mijn ervaring is dat kleinere organisaties flexibel zijn en als er issues zijn, deze snel worden opgelost. Daarnaast is gevoel belangrijk – en dat zat gewoon goed.”
“Binnen 2 dagen al onze eerste e-factuur binnen”
Intern werd er een projectteam opgesteld om het in goede banen te leiden. “Door de ervaring die eConnect heeft met Unit4 Financials ging de implementatie uiteindelijk heel soepel. Binnen 2 dagen hadden we onze eerste e-factuur al binnen. Supersnel!”, zegt ze enthousiast.
Facturenstroom
De e-facturen komen via de PSB de Enterprise Service Bus binnen en gaan dan automatisch door naar Document Management System Corsa, die er een plaatje van maakt. Dit is nodig voor het archief, want financiële administratie moet 7 jaar bewaard worden. Corsa zet het vervolgens door naar Unit4 Financials via Invoice Matching. Per jaar komen er zo’n 30.000 – 35.000 facturen binnen. Deze komen op 3 manieren binnen: PDF-factuur via e-mail, post (ingescande factuur) of e-factuur. Veruit de meeste facturen worden in PDF-formaat gestuurd, zo’n 85%. Het aandeel e-facturen ligt beduidend lager op zo’n 8-10%. Bij deze laatste zorgt met name één klant voor deze toestroom.
Procurement Service Bus of Platform
eConnect heeft ook een platform waarop je e-facturen kunt ontvangen. De meeste organisaties kiezen hiervoor, omdat facturen eenvoudig bewaard kunnen worden en e-mailnotificaties ingesteld kunnen worden. Heb je hiervoor zelf al een oplossing, maar wil je wel e-facturen kunnen ontvangen, dan kan de PSB uitkomst bieden. De technologie van de PSB is te vergelijken met die van een ESB. Sophie vertelt hierover: “Onze facturen worden al automatisch bewaard, dus we waren meer op zoek naar een technische oplossing voor het ontvangen van e-facturen. Dat werd dus de PSB, zeker omdat deze ook eenvoudig via een API is aan te sluiten op onze eigen ESB.
Vindbaar op het Peppol-netwerk
De Gemeente Nijmegen heeft op verschillende manieren kenbaar gemaakt dat ze op het Peppol-netwerk te vinden zijn en dus e-facturen kunnen ontvangen, van een bericht naar een paar duizend leveranciers tot een melding op de website en een opname in de leveringsvoorwaarden. Sophie licht toe: “We zien een hele lichte toename in het aantal e-facturen dat we ontvangen. We hebben onze leveranciers niet direct gevraagd om ons een e-factuur te sturen. Wel hebben we gemeld dat we op het Peppol-netwerk te vinden zijn en dat, als ze ons een e-factuur willen sturen, dit mogelijk is. Maar het vragen om een e-factuur is wellicht een volgende stap.”
Nog geen e-facturen versturen
Zelf e-facturen versturen doet Gemeente Nijmegen nog niet. Op dit moment wordt ongeveer 50% van de facturen per post verstuurd en 50% per mail. De wens is er wel. “Via Unit4 Financials kunnen we op dit moment geen e-facturen versturen. Maar dit is zeker een wens voor de toekomst.” Sophie ziet zeker de vele voordelen van zelf e-facturen versturen, zoals het voorkomen van spookfacturen en dubbele facturen.
Iets goed doen voor de stad
Inmiddels werkt Sophie alweer zo’n 12 jaar met veel plezier bij de Gemeente Nijmegen. Gestart als Functioneel Applicatie Beheerder en inmiddels doorgegroeid naar Senior Functioneel Beheerder, waar ze bij veel verschillende projecten betrokken is: “Geen dag is hetzelfde en eigenlijk is iedere dag chaos. Maar juist die afwisseling en dynamiek vind ik leuk.”, vertelt ze enthousiast. “Bovendien is het een leuke club mensen, kan ik fietsend naar mijn werk en zitten we midden in de stad. Ik vind het fijn dat ik iets goed kan doen voor de stad Nijmegen.” Sophie heeft ook een duidelijke missie in haar werk: “De organisatie digitaal vaardiger maken!”. In haar werk merkt ze dat namelijk niet iedereen even handig is met de computer en dat wil ze veranderen.
Nog een laatste tip
Sophie heeft nog een laatste tip voor organisaties die ook e-facturen willen ontvangen: “Zorg dat je van tevoren goed weet wat wilt bereiken en hoe je dit gaat communiceren naar je leveranciers!”