'E-orders via Peppol zijn nieuwe stap in digitalisering Rijksinkoop'
'Onze missie is het inkoopproces van het Rijk gemakkelijker maken door digitalisering. Daarom hebben we nu een pilot gedaan met e-orders', vertelt Wouter Scholten, projectleider bij het CPO-office van BZK.
'Bij een e-order verstuur je als inkoper van het Rijk een bestelling digitaal rechtstreeks naar een leverancier. Die kan de bestelling dan razendsnel verwerken en direct een foutloze e-factuur terugsturen. Dat is niet volstrekt nieuw, de laagdrempelige manier waarop we het nu inrichten wel', vertelt Scholten.
Wat is er nieuw?
In de pilot met e-orders die Scholten heeft gedaan, zijn Digipoort en het wereldwijde Peppol-netwerk gebruikt. Daarmee kunnen Rijksdiensten inkoopberichten uitwisselen met leveranciers. Dat kunnen e-facturen of e-orders zijn, maar ook contractgegevens of statusmeldingen. 'Omdat Peppol een wereldwijde standaard is, sluiten steeds meer bedrijven en overheden erop aan. Daardoor wordt het steeds laagdrempeliger', aldus Scholten.
E-orders bereikbaar maken
'Hoewel leveranciers nu al e-orders kunnen ontvangen van het Rijk, met een rechtstreekse aansluiting op Digipoort, is dit alleen kosteneffectief voor hele grote marktpartijen. Er is nog veel te winnen door ook orders aan kleinere leveranciers digitaal te versturen. Voor hen is het voordeel dat bestellingen direct foutloos in hun ordersysteem komen te staan, zonder handmatig werk. Met de e-ordergegevens kunnen zij meteen een factuur maken, die het Rijk efficiënt kan verwerken, met snellere betaling als bijkomend voordeel. Daarom zetten we nu in op de combinatie Digipoort en het Peppol-netwerk.'
Pilot: e-orders via Peppol
Samen met het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) en een gespecialiseerde toeleverancier, het van oorsprong Duitse bedrijf Merck, zette Scholten een pilot voor e-orders op. Omdat het de eerste keer was dat dit op deze manier gebeurde bij het Rijk, waren er vanzelfsprekend technische uitdagingen te overwinnen. Scholten: 'Het is gelukt, de e-ordering tussen het NFI en Merck is inmiddels in productie, tot grote tevredenheid van beide partijen.'
Naar digitaal zakendoen
'We hebben van de zomer al de uitgaande e-factuur aangepakt. Die kunnen Rijksdiensten straks ook versturen via Digipoort en het Peppol-netwerk. Als volgende stap hebben we nu e-orders laagdrempelig beschikbaar gemaakt voor Rijksdiensten en hun leveranciers', vertelt Scholten. 'Zo willen we de voorwaarden scheppen om de hele inkoopketen te ondersteunen met nieuwe digitale mogelijkheden.'
BZK stelselverantwoordelijk
Omdat BZK stelselverantwoordelijk is voor de Rijksinkoop, wordt elke stap - om het stelsel verder te digitaal te maken - interdepartementaal afgestemd. Zo heeft Scholten zijn pilot met e-orders gepresenteerd aan de Interdepartementale Commissie Inkopen en Aanbesteden (ICIA). Deze commissie heeft kennis genomen van de nieuwe mogelijkheden die Rijksdiensten nu hebben voor e-ordering via Digipoort en Peppol. Bovendien heeft de ICIA commitment afgegeven om in 2023 een start te maken met de benodigde voorbereidingen om e-orders te kunnen implementeren. Scholten: 'Met deze pilot zijn we klaar voor de volgende stap, Rijksdiensten kunnen e-orders nu gaan implementeren in hun inkoopsystemen. Daarbij helpen wij ze graag op weg, zodat dit Rijksbreed de norm wordt.'
Tekst en foto: Remon Scheinhardt, contentadviseur, BZK, NMBF/directie IFHR