Exact Online est l'une des connexions les plus utilisées avec eConnect. Via l'Autopilote, les factures d'achat sont automatiquement traitées et comptabilisées dans votre administration. La boîte aux lettres numérique garantit que les factures d'achat sont directement disponibles dans Exact Online.

Assurez-vous d'avoir les éléments suivants :

• Un compte eConnect actif avec au moins un abonnement Basic
• Accès administrateur à votre environnement Exact Online
• Suffisamment de crédit de transactions sur votre compte eConnect

La connexion Autopilote avec Exact Online est axée sur la réception et la comptabilisation des factures d'achat. L'envoi de factures de vente via l'Autopilote n'est actuellement pas disponible pour Exact Online.

Vous souhaitez quand même envoyer des factures de vente via Peppol ? C'est possible via la plateforme eConnect ou via le Récepteur e-mail avec l'option d'envoi automatique XML.

Les factures d'achat reçues via eConnect sont automatiquement placées dans votre administration Exact Online :

1. La facture arrive chez eConnect (via Peppol, e-mail ou le Récepteur e-mail).
2. L'Autopilote transfère la facture vers la boîte aux lettres numérique d'Exact Online.
3. La facture apparaît dans votre administration Exact Online, prête à être traitée.

Lors de la connexion via l'application eConnect, une boîte aux lettres numérique est automatiquement créée dans Exact Online. Si cela échoue, vous verrez l'un des messages d'erreur suivants.

Si la boîte aux lettres n'a pas été créée automatiquement, vous pouvez le faire manuellement :

1. Dans Exact Online, allez dans Mon Exact Online > Mes coordonnées > Mes boîtes aux lettres numériques.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Saisissez l'adresse e-mail au format : <kvk-numero>@facturen.econnect.eu (remplacez <kvk-numero> par le numéro KVK de votre organisation).
4. Assurez-vous que cette adresse e-mail est également incluse dans vos coordonnées.

Conseil : Il peut falloir quelques minutes avant que la boîte aux lettres soit utilisable après sa création. Attendez un moment et réessayez si la connexion ne fonctionne pas immédiatement.

• Si vous utilisiez précédemment une autre méthode d'intégration, déconnectez-la d'abord avant d'activer l'Autopilote.
• L'Autopilote fonctionne par administration. Si vous avez plusieurs administrations, configurez l'Autopilote séparément pour chaque administration.
• Après la configuration, il peut y avoir un court délai avant que les premières factures soient visibles.

Tous les comptes Exact Online ne conviennent pas pour la connexion avec eConnect. Un utilisateur MijnKantoor est destiné à la collaboration entre clients et leur cabinet comptable via la plateforme Exact Online pour comptables. Ces utilisateurs ont un modèle d'accès limité : ils n'ont pas accès à l'API et ne peuvent donc pas créer de connexions avec des systèmes externes comme l'Autopilote.

Pour une connexion réussie avec eConnect, vous avez toujours besoin d'un utilisateur Exact Online complet avec une licence payante et des droits complets.

L'utilisateur qui configure la connexion Autopilote a besoin de droits spécifiques dans Exact Online.

Exact applique, par administration et par application, des limites sur le nombre d'appels API par jour et le nombre de lignes de comptabilisation par mois. Pour les grandes administrations ou un volume de traitement plus élevé, cela peut affecter la connexion Autopilote. Envisagez alors un forfait Premium ou un Volume Pack et confirmez les limites actuelles auprès d'Exact. La connexion Autopilote utilise JSON, pas XML.

Seule la connexion Exact Online Advanced, où l'Autopilote comptabilise la facture ligne par ligne, transmet le centre de coûts, le support de coûts et le projet. Avec la connexion simple (comptabiliser uniquement le document), ces dimensions ne sont pas utilisées. Il n'est pas encore établi si cela vaut aussi pour les écritures de vente. Les codes eux-mêmes se trouvent dans Exact Online.

La propriété sur la ligne de facture commence exactement par Dimension: (D majuscule). Puis CostCenter, CostUnit ou Project. La casse de ce nom n'a pas d'importance. dimension: et des noms comme Dimension:Kostenplaats sont ignorés sans message. Les espaces en début et en fin sont retirés. Une valeur vide est ignorée. Une ligne peut porter une, deux ou trois dimensions.

Le fournisseur place la propriété sur la facture, ou TechSupport la définit via une règle RBE. Il n'y a pas de réglage marche/arrêt séparé. Si la dimension est sur la ligne et que le client utilise Advanced, l'Autopilote tente de la transmettre.

Le code doit correspondre exactement, majuscules comprises. kp100 ne trouve pas KP100. Les codes trouvés sont placés sur la ligne de comptabilisation. Le résultat de comptabilisation ne cite que les dimensions trouvées, par exemple Dimensions resolved for line '…': CostCenter 'KP100', Project 'P-2026-014'. Un code inexistant, ou dont les majuscules diffèrent, est ignoré. La comptabilisation continue, sans erreur. Pour chaque dimension manquante, une note indique : [WARNING] CostCenter code 'KP100' not found in Exact Online for line '…'. The dimension will be skipped. Dans le PSB figure aussi une suggestion avec l'id MissingDimensionMapping.

Le résultat de comptabilisation se trouve sur la page de détail de la facture dans le PSB. Les mêmes notes figurent dans la pièce jointe Autopilot.txt de l'écriture dans Exact Online. Les suggestions ne figurent que dans le PSB.

L'Autopilote mémorise la liste de codes d'Exact Online pendant dix minutes au maximum. Un centre de coûts tout juste créé peut donc n'être trouvé qu'après dix minutes.

Vous souhaitez en savoir plus sur les propositions de comptabilisation automatique ? Lisez comment fonctionne l'Autopilote.