La facturation électronique obligatoire en Pologne reportée à 2025

Le gouvernement polonais a annoncé le 19 janvier 2024 que l'obligation de facturation électronique, initialement prévue à partir du 1er juillet 2024, est reportée à 2025. Le gouvernement polonais va rendre obligatoire la facturation électronique pour les transactions entre entreprises (B2B). La principale raison de cette décision est de réduire l'écart fiscal. Cet écart fiscal national représente la différence entre la TVA réellement versée et le montant attendu.

Comment fonctionne la facturation électronique obligatoire en Pologne ?

Le processus de facturation électronique en Pologne suit le modèle dit de « Clearance ». Cela signifie que chaque transaction doit être autorisée par le gouvernement pour être valide. Le gouvernement intervient en tant qu'intermédiaire entre le fournisseur et l'acheteur : le fournisseur envoie d'abord la facture au gouvernement, qui la valide. Si la facture est jugée valide, un numéro de facture est attribué et un horodatage est appliqué. La date de validation est alors considérée comme la date de la facture.

Introduction d'une plateforme centrale en Pologne

La Pologne introduit une plateforme centrale, le Système National de Facturation Électronique - KSeF. Cette plateforme gouvernementale doit être utilisée pour l'envoi et la réception de factures électroniques. Les entreprises polonaises doivent y envoyer leurs factures électroniques après les avoir créées dans leur système existant. Les utilisateurs reçoivent ensuite une confirmation lorsqu'un numéro est attribué ou si une facture est rejetée.

Les factures peuvent être consultées (ou téléchargées) sur la plateforme sous forme de fichier XML, qui est le format de facture électronique pouvant être analysé et extrait par des logiciels. Le portail agit donc à la fois comme une passerelle et un dépôt de factures.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les fichiers XML.

Quel est le lien entre les factures électroniques et les réseaux de facturation électronique ?

Une facture électronique (ainsi que d'autres documents associés, comme un bon de commande ou une facture d'avoir) est caractérisée par le fait qu'elle est envoyée via un réseau de facturation électronique. L'échange de factures électroniques se fait sur des réseaux sécurisés. Comme l'expéditeur et le destinataire sont inscrits sur ce réseau, il n'y a aucun doute sur l'origine de la facture électronique. Le réseau ouvert de facturation électronique le plus connu est Peppol.

Qu'est-ce que Peppol ?

Le réseau ouvert de facturation électronique le plus connu est Peppol. Peppol est une norme mondiale. Même le gouvernement central néerlandais n'accepte plus que des factures électroniques, de préférence via le réseau Peppol. Peppol vise l'interopérabilité et des normes de facturation uniformes à l'échelle européenne, supervisées par les autorités publiques.

Il existe également d'autres réseaux de facturation électronique (fermés), et il est possible d'échanger entre différents réseaux. Ces réseaux fermés de facturation électronique, tout comme Peppol, visent à faciliter la facturation électronique et ont également d'autres fonctions, objectifs et approches.

Les différents réseaux de facturation électronique utilisent des formats et des conventions différents, sur lesquels l'utilisateur n'a pas besoin de réfléchir. La comparaison la plus simple est celle de la téléphonie mobile : lorsque vous souscrivez à un abonnement, vous n'avez pas à vous demander si la personne que vous souhaitez contacter utilise un autre opérateur avec des normes techniques différentes. Les opérateurs se chargent eux-mêmes de la compatibilité technique entre eux.

Comment KSeF se compare-t-il à Peppol ?

Peppol est (également) en Pologne le canal utilisé pour envoyer des factures au gouvernement (B2G). Pour les transactions B2B, le gouvernement polonais exige que les factures soient envoyées via KSeF, mais il laisse aux entreprises la liberté d'envoyer la même facture par d'autres canaux. Cela inclut Peppol, mais aussi l'email. En Pologne, une facture doit être délivrée via le canal indiqué par le destinataire. Cela inclut donc également Peppol si c'est la préférence.

À qui s'applique l'obligation d'envoyer des factures à KSeF ?

Cette obligation s'applique aux entreprises enregistrées auprès de l'administration fiscale polonaise.

Qui est concerné par l'introduction de KSeF en Pologne parmi les clients néerlandais ?

L'obligation s'applique aux entreprises qui doivent payer la TVA en Pologne. Les entreprises néerlandaises ne sont donc pas tenues de modifier leurs processus. Cette situation est conforme à la règle habituelle selon laquelle la TVA est payée dans le pays du fournisseur. Les entreprises néerlandaises devront toutefois adapter leurs processus si elles ont des filiales ou des succursales en Pologne, car ces entités seront alors tenues de payer la TVA en Pologne.

eConnect assurera la transformation vers le format FA(2) requis

Une facture électronique est un fichier électronique. Dans le cas de KSeF, il s'agit d'un « fichier XML » conforme à la structure du format FA(2) défini par le gouvernement polonais. Ce format décrit, par exemple, où le logiciel doit trouver le numéro de facture ou comment les lignes de la facture doivent être présentées. Étant donné qu'un fichier XML n'est pas facilement lisible pour tout le monde, la plupart des gens préfèrent consulter une facture en PDF. Le PDF est généralement ajouté pour faciliter la lecture et la reconnaissance.

Peu importe si l'utilisateur souhaite envoyer une facture électronique sous forme de PDF, de fichier XML ou via son logiciel de comptabilité. eConnect s'assurera que les factures devant être enregistrées sur la plateforme KSeF seront transformées au format de fichier FA(2) requis par la plateforme. Après réception, l'expéditeur recevra un message de retour, appelé UPO. Ce message contient le numéro KSeF.

Qu'est-ce qu'un numéro KSeF ?

Le numéro KSeF est le numéro de facture attribué après validation sur la plateforme KSeF. Ce numéro est composé du numéro d'identification fiscale de l'expéditeur (vendeur), de la date de la facture, d'une chaîne de douze caractères aléatoires et d'un chiffre de contrôle. La plateforme KSeF génère ce numéro et envoie une notification à ce sujet, appelée UPO.

Qu'est-ce qu'un UPO ?

Un Certificat de Réception Officiel (UPO) est un message technique que l'expéditeur reçoit de la plateforme KSeF. Ce message indique si la facture a été validée et, si c'est le cas, il contient le numéro du document, le numéro KSeF attribué, le numéro de la facture, la date d'envoi de la facture et la date et l'heure de son approbation par la plateforme KSeF. Il est important de conserver l'UPO, car l'expéditeur est tenu de conserver le numéro KSeF pour les factures correctives.

Facturation en Pologne en résumé

Les entreprises enregistrées auprès de l'administration fiscale polonaise doivent enregistrer leurs factures sortantes sur la plateforme KSeF. La facture n'est valide qu'après autorisation par le gouvernement polonais, qui attribue un numéro unique et un horodatage (date de la facture). Cela nécessite un changement de mentalité et de processus pour ces entreprises, qui étaient habituées à ce qu'une facture soit « définitive » après son envoi depuis le logiciel de facturation. La plateforme polonaise exige un format spécifique, et la technologie doit permettre d'attribuer le numéro de facture KSeF et la date de la facture après validation.

eConnect assure la transformation et l'ajout du numéro de facture et de la date de validation pour ces entreprises polonaises.