L'apprentissage automatique (Machine Learning) est utile, pas sacré
eConnect est connu comme fournisseur de l'infrastructure Peppol aux prestataires de services. Ce qui est moins connu, c'est notre solution de traitement hybride des factures. Il y a quelques années, eConnect utilisait encore des prestataires existants pour la conversion des factures PDF et des reçus, mais la qualité était médiocre. C'est pourquoi nous avons décidé de développer notre propre solution ! Nous nous sommes concentrés sur une approche idéale basée sur les techniques les plus récentes.
le machine learning est utile, mais pas infaillible
Le machine learning (ML) ne résout pas tous les problèmes et n'améliore pas tout. Il est particulièrement utile pour reconnaître des motifs dans le chaos, mais moins adapté pour prendre des décisions absolues à partir de données structurées. Le machine learning est inadapté pour générer une proposition de comptabilisation, mais il est en revanche très utile pour classifier des pièces jointes (images) dans un email.
l'approche de eConnect
classification des pièces jointes des emails
Les factures PDF sont souvent envoyées par email, mais toutes les pièces jointes ne doivent pas être traitées. Il peut s'agir d'un rappel ou d'une facture avec pièce jointe. La première étape du processus consiste donc à classifier les pièces jointes grâce au machine learning. Les logos sont supprimés et les factures converties. Ensuite, il est pratique que les spécifications PDF soient automatiquement fusionnées avec la facture PDF, afin d'éviter une gestion séparée.
transformation des factures xml
Toutes les factures xml reçues par email ne sont pas basées sur UBL, c'est pourquoi eConnect détecte quelle norme xml est utilisée. Nous observons souvent des erreurs dans les factures xml et nous pouvons les corriger automatiquement afin d'augmenter le taux de traitement des factures xml. Pour ces techniques, le machine learning n'est pas fiable. Nous développons donc un logiciel basé sur des règles spécifiques pour corriger ces erreurs dans les factures xml.
conversion des pdf
Les factures PDF sont d'abord analysées grâce à la technique OCR standard. L'interprétation de l'image du PDF et du texte reconnu est effectuée à l'aide du machine learning, afin de proposer des données reconnues.
C'est là que ça devient intéressant ! Chez eConnect, nous ne demandons pas à l'utilisateur de vérifier la reconnaissance, c'est le système qui s'en charge. Chaque valeur est comparée à une source externe ou à une analyse, ce qui nous permet de savoir automatiquement quelles valeurs sont correctes. Nous attirons ainsi l'attention uniquement sur les valeurs qui échouent à ce test.
Lorsque nous trouvons un numéro de facture, il est vérifié s'il peut provenir du fournisseur. Dans ce cas, le motif et la position « ressemblent » aux numéros de factures précédents de ce fournisseur. Ce « ressemble à » (reconnaissance de motifs) est basé sur le machine learning.
proposition de comptabilisation
La comptabilisation des factures d'achat nécessite des connaissances. Nous avons combiné l'expertise humaine et celle de la machine dans un puissant robot de comptabilisation, qui propose toujours une suggestion de comptabilisation pour chaque facture sur la base de ces connaissances.
La première version de ce robot a permis de remporter l'« ICT Accountancy award 2017 » et fournit une proposition de comptabilisation pour chaque facture. La proposition de base est effectuée en RGS et peut ensuite être affinée, par exemple, avec votre propre schéma. Ces dernières années, ce robot de comptabilisation a été perfectionné sous la supervision d'un groupe d'utilisateurs comptables.
Le machine learning n'est pas adapté pour créer des propositions de comptabilisation, mais il est très utile pour détecter des écarts par rapport à la proposition de comptabilisation. Le machine learning peut donc contribuer à améliorer le logiciel basé sur des règles.
arrêtez la comptabilité
La mission de eConnect est de réaliser une administration automatisée pour tous. La technologie a déjà comparé les factures à d'autres sources ou analyses, il n'est donc plus nécessaire de les examiner à nouveau. Toutes les factures sont comptabilisées directement dans l'administration, ce qui permet de maintenir les comptes à jour – même lorsque vous êtes en vacances. L'administrateur (ou le cabinet comptable) effectue une évaluation périodique des chiffres et fournit des retours au logiciel basé sur des règles.
indépendant
Les solutions de eConnect fonctionnent indépendamment du logiciel de comptabilité. Nous avons déjà des connexions et intégrations avec plus de 40 logiciels financiers. Grâce à ce grand nombre de connexions et d'intégrations, passer à une autre application financière est dans la plupart des cas une simple question d'« activer un bouton » dans la plateforme eConnect. Vous évitez ainsi l'enfermement avec un éditeur de logiciels, car le passage d'un logiciel à l'autre est très facile. Il est également possible de combiner des solutions sectorielles avec des logiciels financiers génériques, par exemple l'envoi de factures depuis un logiciel sectoriel et la comptabilisation de ces factures dans l'administration financière du comptable. Le fonctionnement de la solution reste le même et les connaissances acquises par le robot ne sont pas perdues. Ainsi, de plus en plus d'organisations, dans des secteurs variés, peuvent bénéficier d'une comptabilité automatique.