El cambio a la e-facturación depende de la cooperación de sus proveedores. WeConnect es el programa probado de eConnect para activar proveedores. Resultado: más del 90% de adopción en 3 meses.
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WeConnect combina tecnología con acompañamiento personal. Los proveedores reciben un portal multilingüe con instrucciones paso a paso, y el equipo de eConnect les guía activamente a través del proceso de registro.
WeConnect sigue un enfoque estructurado de cinco pasos: analizar, asesorar, comunicar, activar y controlar. En primer lugar, eConnect procesa toda la base de proveedores y compara para cada proveedor el método de envío real con el método óptimo. Sobre esa base se elabora una recomendación de política a medida, que incluye un plan de comunicación y una estimación de la tasa de éxito esperada. Los proveedores son invitados a través de un portal multilingüe con instrucciones personalizadas por software. eConnect dispone de instrucciones para más de 200 paquetes de software, lo que significa que prácticamente cada proveedor tiene disponible un camino de implementación adecuado. Los proveedores que no responden son contactados telefónicamente por el equipo de activación. En la fase de control, el sistema de monitorización sigue el progreso de forma continua y detecta automáticamente cualquier proveedor que retome la entrega en PDF.
WeConnect se ha desplegado en decenas de organizaciones y ofrece consistentemente altas tasas de adopción. Los resultados típicos son más del 90% de activación de proveedores abordados en 3 meses, una caída sustancial del volumen de facturas PDF y una aceleración medible del procesamiento de facturas.
El portal WeConnect está disponible en neerlandés, inglés, alemán y francés. Los proveedores reciben instrucciones en su propio idioma y pueden completar el proceso de registro sin barreras lingüísticas. Especialmente relevante para organizaciones con proveedores internacionales.
Los proveedores sin su propio software de contabilidad pueden crear una cuenta gratuita en el portal de facturas de eConnect directamente a través de WeConnect. Esto permite que cada proveedor, independientemente de su tamaño o madurez técnica, envíe e-facturas. Eso reduce significativamente la barrera y explica las altas tasas de adopción.
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La tasa de activación con WeConnect supera consistentemente el 90% dentro de los 3 meses del inicio del programa. Ese porcentaje es el resultado de una combinación de tecnología y acompañamiento personal. El portal multilingüe hace que el registro sea accesible, la comunicación dirigida elimina obstáculos, y el equipo de eConnect realiza un seguimiento activo con los proveedores que aún no han sido activados.
La experiencia muestra que el primer contacto es decisivo: los proveedores que reciben una invitación clara con un enlace a un proceso de registro sencillo responden en la mayoría de los casos dentro de una semana. Para el grupo restante, eConnect despliega recordatorios dirigidos y seguimiento telefónico. El porcentaje de más del 90% se ha medido en decenas de proyectos en organizaciones que van desde PYMES hasta enterprise. Una de las referencias más fuertes es la Provincia de Brabante del Norte, donde WeConnect llevó a más del 90% de e-facturas vía Peppol en tres meses y una reducción del plazo de pago medio de 22 a 8 días.
Los proveedores sin su propio software de contabilidad pueden crear una cuenta gratuita en el portal de facturas de eConnect directamente a través de WeConnect. El portal proporciona un entorno de facturación completo: crear facturas, enviar vía Peppol y seguir el estado. No hay costes por crear la cuenta y no se requieren conocimientos técnicos.
El proceso de registro tarda menos de quince minutos. El proveedor recibe instrucciones paso a paso en su propio idioma a través del portal WeConnect, crea una cuenta, verifica la organización y puede enviar inmediatamente la primera factura. El portal de facturas ofrece, además de la creación manual, la posibilidad de importar datos de facturación, hacer seguimiento de estados (recibida, aprobada, pagada) y mantener un mini catálogo de servicios. Esto permite que cada proveedor, independientemente de su tamaño o madurez técnica, envíe e-facturas y se conecte inmediatamente al mismo proceso que los proveedores con integración de software.
El portal está disponible en neerlandés, inglés, alemán y francés. Los proveedores reciben la invitación y las instrucciones en su propio idioma. Todo el proceso de registro, incluyendo información de ayuda y FAQ, está traducido.
El soporte multilingüe es especialmente valioso para organizaciones con proveedores internacionales. Un proveedor alemán ve el portal en alemán y puede completar todo el proceso sin barreras lingüísticas. Un proveedor francés es guiado en francés desde la invitación hasta la activación. Esto reduce significativamente el umbral y contribuye a las altas tasas de adopción. Si un idioma específico no está disponible, eConnect puede añadirlo a petición. La elección del idioma se determina automáticamente según el país del proveedor, pero también puede ajustarse manualmente.
Un proyecto WeConnect típico dura 3 meses desde el inicio hasta el informe. Las primeras semanas se dedican a mapear la base de proveedores y priorizar el alcance. Luego los proveedores se invitan en lotes, empezando por los de mayor volumen. El equipo de eConnect monitoriza el progreso semanalmente y envía recordatorios dirigidos a los proveedores que aún no han sido activados.
Después de 3 meses, su organización recibe un informe con el porcentaje de activación, un resumen de los proveedores restantes y recomendaciones para los próximos pasos. Para el grupo restante, eConnect ofrece la opción de programar rondas de comunicación adicionales. El plazo puede ser más corto para una base de proveedores más pequeña o más largo para proyectos internacionales complejos. Antes del proyecto, se inicia una fase de pre-proyecto con una toma de contacto, análisis e informe consultivo que forma la base de la campaña.
WeConnect proporciona un dashboard con informes de progreso en tiempo real sobre el proyecto de onboarding. El dashboard muestra el número de proveedores abordados, el porcentaje de proveedores activados, el número de invitaciones pendientes y la evolución del volumen de e-facturas a lo largo del tiempo. Estos KPIs son visibles tanto para el equipo de proyecto como para la dirección.
A nivel de proveedor, se ve por proveedor el estado (invitado, registrado, primera factura enviada), volumen estimado de facturas y método de facturación utilizado. El sistema de monitorización también detecta regresiones: si un proveedor que anteriormente enviaba e-facturas vuelve a la entrega de PDF, el sistema genera automáticamente una señal. Después del proyecto, su organización recibe un informe final con el porcentaje de activación logrado, un análisis del grupo restante y recomendaciones concretas para los próximos pasos.
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