Configurar el Email Receiver: autorizar una dirección de correo electrónico o dominio específico para el envío de facturas.
El Email Receiver le permite definir con precisión qué direcciones de correo electrónico están autorizadas para enviar facturas a su organización. De esta forma evita que facturas no deseadas o desconocidas entren en su contabilidad. Puede configurar por proveedor o por dominio el procesamiento automático de sus facturas.
Un remitente de confianza es una dirección de correo electrónico o un dominio que usted ha aprobado para el envío de facturas a su organización. Solo se procesan los correos electrónicos de estos remitentes aprobados, todos los demás se bloquean. Este mecanismo funciona como una lista blanca para la recepción de sus facturas.
Al crear un remitente de confianza, la plataforma genera una dirección de correo electrónico única. Comunique esta dirección a su proveedor, quien la utilizará para enviar sus facturas. En la vista general (la opción "Todo" en la barra lateral) puede ver todos sus email receivers creados con sus direcciones generadas y su estado.
Necesita como mínimo un abonnement Basic para utilizar el Email Receiver.
Abra la aplicación Email Receiver en la plataforma y haga clic en Nuevo remitente. Para cada remitente configura los siguientes ajustes.
Elija cómo desea identificar al remitente:
proveedor.es). Práctico si un proveedor envía desde varias direcciones.Por cada dirección Email Receiver puede autorizar un solo dominio. ¿Su organización necesita recibir facturas de varios dominios? Cree entonces una dirección Email Receiver independiente por dominio, o utilice una dirección de correo electrónico específica por proveedor para una seguridad máxima.
¿Necesita una segunda dirección de remitente específica? Con el tipo de lista blanca Dirección de correo electrónico específica, no puede simplemente añadir una segunda dirección en White List From Address: el campo admite un solo valor. Para un segundo remitente de confianza en la misma organización, cree un Email Receiver adicional con esa segunda dirección. Si ambas direcciones pueden pertenecer al mismo dominio, hay una forma más sencilla: cambie el tipo de lista blanca del Email Receiver existente a Dominio completo / All within this domain en lugar de crear un segundo receptor.
Opcionalmente puede indicar en el campo Organización (lado remitente) qué organización está autorizada a enviar como proveedor. Si completa este campo, solo se aceptan correos electrónicos de esa organización proveedora específica. Esto hace que la dirección de correo electrónico generada sea aún más segura, ya que los correos de otras organizaciones se rechazan.
Indique qué debe ocurrir con las facturas recibidas:
El campo Tipos de documentos permitidos le permite definir qué formatos de factura se aceptan:
En la terminología de eConnect, "facturas digitales" se refiere a facturas PDF y "e-facturas" a facturas XML.
El campo Completar dirección de correo del proveedor en base a determina qué campo de correo se utiliza para identificar al proveedor. Por defecto es "Dirección de correo del remitente", pero si un proveedor utiliza un alias o una dirección de reenvío, puede elegir otro campo del encabezado del correo electrónico (como Reply-To).
La identificación del proveedor es importante por dos razones. En primer lugar, el proveedor recibe mensajes de feedback si algo falla en el procesamiento, por ejemplo si no hay adjunto en el correo o si el documento no puede procesarse. En segundo lugar, la dirección de correo identificada se incluye en el XML entregado al sistema contable, lo que permite rastrear al proveedor.
Para facturas borrador, puede activar la opción Enviar XML automáticamente. Si el remitente envía una factura XML válida, esta se transmite automáticamente a través de Peppol sin intervención manual. Si el XML no es válido, la factura se prepara como borrador para control manual. Esta opción requiere que la seguridad SSL/TLS esté activada y que el XML sea válido.
La opción Enviar vía le permite transmitir de una sola vez correos electrónicos seguros con facturas XML válidas al destinatario a través de Peppol. Esta opción requiere que la seguridad SSL/TLS esté activada y que el XML sea válido.
El Email Receiver ofrece capas de seguridad adicionales:
Si trabaja con varias administraciones, puede activar la opción Conversión para varias organizaciones. La plataforma detecta automáticamente a qué administración está destinada una factura enviada. De este modo puede utilizar una sola dirección de correo electrónico para varias administraciones en lugar de crear una dirección independiente por administración. Esta función es compatible con facturas XML y PDF.
Esta funcionalidad requiere un abonnement Professional o superior.
Por remitente de confianza puede configurar la recepción de un correo de confirmación cuando llega una factura a través de este remitente. De esta forma mantiene un control sobre qué proveedores envían facturas y en qué momento.
Tras su creación, el remitente de confianza se encuentra en estado "Borrador". Antes de que se procesen los correos electrónicos, el remitente debe ser activado. Existen dos métodos:
Activación manual: cambie el estado a "Activo". El remitente de confianza estará entonces operativo de inmediato.
Enviar una invitación: en lugar de activar manualmente, puede enviar una invitación al proveedor. El proveedor recibirá entonces un correo electrónico con la explicación de la dirección generada y cómo utilizarla para enviar facturas. En el primer uso por parte del proveedor, el email receiver se activa automáticamente. El estado cambia entonces de "Invitado" a "Activo".
En la barra lateral de la aplicación Email Receiver puede filtrar por estado: Borradores, Invitado, Activo e Inactivo. De esta forma mantiene una visión general de los remitentes y su fase.
Sí, puede crear un remitente de confianza independiente por proveedor. Cada remitente de confianza obtiene una dirección de correo electrónico única y sus propios ajustes de tipo de lista blanca, tipo de documento y opciones de seguridad. De esta forma tiene control total sobre quién puede enviar facturas y cómo se procesan.
El correo electrónico se rechaza y no se procesa. Solo se aceptan los correos electrónicos de remitentes aprobados (según el tipo de lista blanca configurado). El remitente no recibe ningún mensaje de error: el correo simplemente no se recoge.
Sí, necesita como mínimo un abonnement Basic para utilizar el Email Receiver. Para la opción "Conversión para varias organizaciones" (detección de administración) se requiere un abonnement Professional o superior.
¿Trabaja con varias entidades o una estructura de holding, y un Email Receiver en *@trust.econnect.eu permanece vacío mientras el dominio del remitente parece estar en la lista blanca? Compruebe primero si realmente llega algo a los registros o a la Bandeja de entrada de este receptor concreto, no solo en otra entidad. A continuación, abra el correo enviado y observe literalmente el campo De: eso es lo que importa, no el nombre visible. Una holding y una filial suelen tener Email Receivers separados con sus propias listas blancas. El hecho de que la misma dirección de envío funcione en otra entidad no prueba que la dirección De y la lista blanca sean correctas para este receptor concreto. Compare la entrada de la lista blanca exactamente con la dirección De: erratas, alias y reglas de reenvío cambian la dirección de remitente visible. ¿Quiere probar rápidamente si el canal es accesible? Configure temporalmente el Email Receiver en Aceptar todo (no posible con Factura borrador) y restaure la lista blanca después de la prueba.
Compruebe esto en un orden fijo: saltarse un paso suele llevar a una conclusión errónea:
trust.econnect.eu frente a una variante piloto).¿Su organización utiliza Office 365 y el reenvío de correos electrónicos no está permitido? Puede establecer una conexión directa con su buzón de Office 365. Utilice el campo "Dirección de entrega alternativa" en la configuración del Email Receiver para configurar la integración con O365.
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