Cómo se procesan las notas de crédito, la importancia de un número único y los problemas habituales.
La IDR reconoce y procesa las notas de crédito del mismo modo que las facturas ordinarias. Hay, no obstante, algunos puntos a tener en cuenta para evitar problemas.
Una nota de crédito debe tener siempre un número de factura propio y único. No es correcto reutilizar el número de la factura original en la nota de crédito. La nota de crédito hace referencia a la factura original mediante un campo de referencia, no mediante el propio número de factura.
Si el proveedor no asigna un número propio a la nota de crédito, pueden surgir problemas con la detección de duplicados (véase más abajo).
Una nota de crédito puede bloquearse incorrectamente como duplicado. Ocurre cuando la IDR reconoce el número de pedido de la nota de crédito como número de factura. Ese número de pedido ya ha aparecido en otras facturas, por lo que la plataforma cree que el documento ya se ha recibido.
¿Cómo reconocerlo? La nota de crédito no aparece en su bandeja de entrada y la plataforma muestra un aviso de duplicado.
¿Qué puede hacer?
Atención: el número de factura en el XML no es correcto en este caso (contiene el número de pedido en lugar del número de nota de crédito). Compruébelo en su contabilidad.
Tras el procesamiento, la nota de crédito se convierte en una UBL Credit Note. La factura electrónica contiene:
A veces la IDR reconoce una nota de crédito como factura de débito ordinaria, o al revés («factura de crédito reconocida como factura normal», «nota de crédito reconocida como factura»). Esto forma parte del reconocimiento general de PDF a XML: los errores pueden producirse en teoría en todos los campos, incluido débito/crédito y el tipo de documento. Este aviso sigue el mismo primer paso que «crédito como débito» más abajo.
¿Qué puede hacer?
Otra vía: UBL/XML nativo con InvoiceTypeCode. Lo anterior se aplica a facturas escaneadas/PDF (reconocimiento IDR). Si recibe una nota de crédito ya como UBL/XML nativo con una desviación de InvoiceTypeCode (381 vs. 380 + importes negativos), no es un error de reconocimiento IDR sino una cuestión de TypeCode. Véase Variantes de notas de crédito en UBL para esa vía.
Puede ocurrir si la IDR reconoce el número de pedido de la nota de crédito como número de factura. Ese número ya ha aparecido en otras facturas, por lo que la plataforma cree que el documento ya se ha recibido. Marque el documento como «Marcar como original» en la plataforma e infórmelo al soporte.
Sí, una nota de crédito debe tener siempre un número de factura propio y único. No es correcto reutilizar el número de la factura original. La nota de crédito hace referencia a la factura original mediante un campo de referencia, no mediante el propio número de factura.
Tras el procesamiento por la IDR, la nota de crédito se convierte en una UBL Credit Note. La factura electrónica contiene el número de nota de crédito como número de factura, una referencia a la factura original (si figura en la nota de crédito) y los importes abonados.
Puede ocurrir en la conversión de PDF a XML: son posibles errores de reconocimiento en todos los campos, incluido débito/crédito. Descargue el PDF original y el XML de la bandeja de entrada y envíelos al soporte. El feedback ayuda a mejorar el reconocimiento de ese proveedor; no prometemos plazos hasta una corrección estructural.
¿Quiere saber más sobre la detección de duplicados? Lea ¿Cómo detecta eConnect las facturas duplicadas?.
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