Cómo eConnect procesa recibos y tickets de caja: menos campos, valores ficticios y por qué.
La IDR también procesa recibos, tickets de caja y notas de gastos. Son facturas simplificadas con menos datos que una factura ordinaria. Eso afecta a lo que se reconoce y a cómo queda la factura electrónica.
Un ticket de caja es, según las normas fiscales, una factura simplificada. Para transacciones de hasta 100 € (IVA incluido), un proveedor puede indicar menos datos en la factura. A menudo faltan la dirección, el número de registro o incluso el nombre completo del proveedor.
Sin embargo, el estándar UBL exige que ciertos campos estén siempre rellenados. Una factura electrónica sin identificación del proveedor no es válida. Por eso eConnect usa con más frecuencia valores ficticios en los recibos: valores de marcador de posición que hacen la factura electrónica técnicamente válida aunque falten datos en el recibo.
En los recibos, la IDR reconoce un conjunto de campos más reducido que en las facturas ordinarias:
En los recibos, el IBAN es el campo de identificación principal. El nombre del ticket se usa para reconocer al proveedor, pero la dirección no se considera esencial. El IBAN ofrece el vínculo más fiable con el proveedor correcto.
Como faltan muchos campos UBL obligatorios en un recibo, se usan más valores ficticios que en una factura ordinaria. Valores ficticios típicos en recibos son el número OIN ficticio del proveedor y unknown para el número de IVA.
Más información en Valores ficticios en la factura electrónica.
Si falta el número de factura en un recibo —lo habitual, porque una factura simplificada no exige número de factura por ley— el pipeline IDR genera automáticamente un número sustituto con la estructura YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND. El documento no se rechaza, sino que se procesa con una marca. Mediante RBE o sus propios sistemas puede interceptar documentos con este número para revisión manual.
Véase Campos reconocidos – Falta el número de factura: número sustituto para la lógica y la interceptación vía RBE.
En los recibos, la IDR reconoce un conjunto de campos más reducido que en las facturas ordinarias. El nombre y el IBAN del proveedor, el importe, el IVA y la fecha se reconocen si están presentes. La dirección y el número de registro suelen faltar en los recibos y entonces no se reconocen.
Muchos campos UBL obligatorios (como el número de registro o el de IVA) no figuran en un recibo. El estándar UBL exige que esos campos estén siempre rellenados. Los valores ficticios mantienen la factura electrónica técnicamente válida y entregable aunque falten datos en el recibo original.
Sí, la IDR admite JPEG, PNG, BMP y PDF. Haga una foto o escaneo nítido del recibo, preferiblemente cuanto antes porque el papel térmico se desvanece rápido. Envíe cada recibo como archivo aparte.
¿Quiere saber qué campos reconoce la IDR en facturas ordinarias? Lea ¿Qué campos reconoce la IDR?.
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