No se puede determinar el importe total, o faltan elementos obligatorios de la factura. Una factura válida debe contener como mínimo un número de factura, fecha de factura, importes y datos de identificación del proveedor y el comprador.

¿Qué puede hacer? Compruebe que la factura esté completa y reenvíe el documento. Si faltan datos sistemáticamente en las facturas de un determinado proveedor, contacte con el proveedor.

El sistema ha identificado el documento como algo distinto a una factura o un pedido de compra. La clasificación automática (Detect API) distingue entre otros: facturas, facturas proforma, logotipos, recibos, albaranes, pedidos de compra, nóminas, recordatorios, documentos fiscales, condiciones generales y anexos. Los documentos que no se clasifican como factura o pedido de compra son susceptibles de rechazo.

La clasificación en sí es completamente automática, pero el rechazo efectivo de una tarea de conversión es siempre una acción manual del equipo de calidad. Un documento puede ser correctamente clasificado como "no es una factura" y posteriormente ser revisado por el equipo.

¿Qué puede hacer? Se trata generalmente de una clasificación correcta. Si desea adjuntar el documento a una factura, envíelo en el mismo correo electrónico que la factura. ¿Su factura se clasifica incorrectamente como factura proforma u otro tipo de documento? Notifíquelo a soporte para que la clasificación pueda mejorarse.

El escaneo es demasiado claro, demasiado oscuro, borroso o escaneado por el reverso. El motor OCR no puede reconocer el texto de forma fiable.

¿Qué puede hacer? Escanee de nuevo el documento con un mínimo de 300 ppp, asegúrese de un buen contraste y colóquelo bien alineado sobre el cristal del escáner.

El PDF está protegido con cifrado, firma digital u otras restricciones que impiden la lectura del texto.

¿Qué puede hacer? Elimine la protección del archivo PDF o solicite al proveedor una versión sin protección.

El archivo PDF contiene más de una factura. eConnect procesa siempre una sola factura por archivo.

¿Qué puede hacer? Separe el archivo PDF de modo que cada factura esté en un archivo independiente. Una factura de varias páginas sí puede estar en un solo PDF.

Se ha producido un error técnico. El documento se reenviará automáticamente en un plazo de 24 horas en días laborables.

¿Qué puede hacer? Espere el reprocesamiento automático. Si el documento no se ha procesado transcurridas 24 horas, contacte con soporte.

Consejo en caso de errores de procesamiento persistentes: un PDF que se queda bloqueado una y otra vez en un error de procesamiento se puede desbloquear a menudo "imprimiendo" de nuevo el archivo origen a PDF mediante Microsoft Print to PDF (o una impresora PDF equivalente) y enviando el nuevo PDF. Esto normaliza la estructura del PDF y resuelve muchos problemas con PDF embebidos sin que soporte tenga que intervenir.

Una factura de autofacturación se ha enviado al destinatario incorrecto. Como comprador, envíela como factura de compra; como proveedor, como factura de venta.

¿Qué puede hacer? Reenvíe la factura a la dirección de correo electrónico correcta (compra o venta).

Con las facturas ZUGFeRD (PDF híbrido con XML integrado), puede ocurrir que la tarea de conversión muestre el estado "Procesado correctamente", pero la factura no aparezca en su bandeja de entrada. En ese caso, el reconocimiento IDR se realizó con éxito, pero la conversión del formato CII a UBL falló. La plataforma solo puede almacenar facturas UBL válidas.

¿Qué puede hacer? Contacte con soporte e indique que la tarea de conversión está marcada como exitosa pero la factura no aparece. El equipo técnico puede ajustar la transformación para que facturas similares se procesen correctamente en el futuro.

Consejo: una factura ZUGFeRD que obtiene una puntuación "verde" en validadores externos puede fallar igualmente en la plataforma eConnect. Esto se debe a que la plataforma aplica requisitos más estrictos (BIS Billing v3 / NLCIUS) que la mayoría de los validadores CII.

En una factura de compra (PDF) entrante, el mensaje "El cálculo del IVA es incorrecto" significa que los importes y el IVA del documento o del reconocimiento no cuadran. Como resultado, el documento no se transmite (temporalmente) a su contabilidad o ERP. Este mensaje también puede aparecer como estado final en el historial de la tarea de conversión.

Un documento previamente rechazado puede aun así contabilizarse correctamente: la plataforma recalcula automáticamente los importes (el importe total de la factura prevalece, seguido de los importes de IVA y demás valores) y así puede hacer que un documento cuadre sin ninguna acción adicional por su parte.

Si el rechazo permanece definitivo, se trata de una excepción pero de una decisión deliberada del equipo de calidad. Si impugna el rechazo, corresponde a usted demostrar que los importes sí cuadran.

¿Qué puede hacer? Compruebe primero el estado actual del documento en el historial de la tarea de conversión: si ya muestra un estado correcto tras el recálculo, no es necesario reenviarlo. Si la tarea sigue abierta o en proceso, espere el recálculo. Si el rechazo persiste y considera que es incorrecto, contacte con soporte y explique por qué los importes sí cuadran.

Un abono entregado como XML por el proveedor (por ejemplo, mediante Peppol) a veces se procesa como una factura normal en lugar de como un abono. Esto ocurre porque el proveedor ha configurado incorrectamente el tipo de documento en ese XML: código de factura 380 (factura normal) en lugar de 381 (abono).

En un documento entregado como XML, el proveedor (o el sistema de origen del proveedor) determina el tipo de documento. eConnect procesa este XML tal como se entrega y no ajusta el tipo de documento.

¿Qué puede hacer? Póngase en contacto con su proveedor y pídale que reenvíe el abono con el código de tipo de documento correcto (381). Si el documento llegó a eConnect como PDF y no como XML del proveedor, contacte con soporte: en ese caso puede tratarse de un error de reconocimiento que se puede corregir.