Qué hacer si una tarea de conversión ha sido rechazada: motivos frecuentes, soluciones y reenvío.
A veces eConnect no puede convertir un documento enviado en una factura electrónica. La tarea de conversión recibe entonces el estado "rechazada" y usted recibe un mensaje de error por correo electrónico con el motivo. En la mayoría de los casos puede resolver el problema usted mismo y volver a enviar el documento.
Un número de factura sin espacios tras la conversión PDF no es un motivo de rechazo. La conversión PDF elimina siempre todos los espacios del número de factura. El XML del proveedor (Peppol o una carga XML) conserva el número, espacios incluidos. La detección de duplicados compara de forma exacta proveedor, fecha de factura y número de factura. Solo una diferencia de espacio produce dos originales, no un duplicado. Si la conversión PDF difiere del XML, envíe solo el XML. Un nombre de archivo distinto se corrige en el remitente.
A continuación, los motivos por los que una tarea de conversión puede rechazarse y qué puede hacer en cada caso.
No se puede determinar el importe total, o faltan elementos obligatorios de la factura. Una factura válida debe contener como mínimo un número de factura, una fecha de factura, importes y datos de identificación del proveedor y del cliente.
¿Qué puede hacer? Compruebe que la factura esté completa y vuelva a enviar el documento. Si faltan datos de forma estructural en facturas de un proveedor, contacte con ese proveedor.
El sistema ha reconocido el documento como algo distinto de una factura o un pedido de compra. La clasificación automática (Detect API) distingue, entre otros: facturas, facturas proforma, logotipos, tickets, albaranes, pedidos de compra, nóminas, recordatorios, documentos fiscales, condiciones generales y anexos. Los documentos que no se clasifican como factura o pedido de compra pueden rechazarse.
La clasificación en sí es totalmente automática, pero el rechazo efectivo de una tarea de conversión es siempre una acción manual del equipo de calidad. Un documento puede clasificarse correctamente como "no es una factura" y después ser evaluado por el equipo.
¿Qué puede hacer? Suele ser una clasificación correcta. Las facturas proforma se rechazan por defecto y no se puede intervenir. Lo mismo aplica a documentos denominados factura proforma, factura de prueba, trial invoice, test invoice o sample invoice: si están pensados como proforma o documento de prueba (es decir, no una factura real), eConnect los procesa del mismo modo y se rechazan. Si quiere que una proforma se procese igualmente, cambie usted mismo la palabra "proforma" del PDF por "factura" antes de enviar el documento. La responsabilidad es suya como cliente.
Si quiere enviar el documento como anexo de una factura, envíelo junto con la factura en el mismo correo. ¿Su factura se clasifica de forma incorrecta como factura proforma? Comuníquelo a soporte para que se pueda mejorar la clasificación.
El escaneo es demasiado claro, demasiado oscuro, movido o del reverso. El motor OCR no puede reconocer el texto de forma fiable.
¿Qué puede hacer? Escanee de nuevo el documento a un mínimo de 300 dpi, asegure un buen contraste y colóquelo recto sobre el cristal.
El PDF tiene cifrado, una firma digital u otras restricciones que impiden leer el texto.
¿Qué puede hacer? Quite la protección del archivo PDF o pida al proveedor una versión sin protección.
El archivo PDF contiene más de una factura. eConnect procesa siempre una factura por archivo.
¿Qué puede hacer? Divida el archivo PDF para que cada factura esté en un archivo aparte. Una factura de varias páginas puede ir en un solo PDF.
Se ha producido un error técnico. El documento se vuelve a ofrecer automáticamente en 24 horas en días laborables.
¿Qué puede hacer? Espere el reprocesamiento automático. Si el documento sigue sin procesarse pasadas 24 horas, contacte con soporte.
Consejo ante errores de procesamiento persistentes: un PDF que se queda atascado en un error de procesamiento a menudo se desbloquea "imprimiendo" de nuevo el archivo origen a PDF mediante Microsoft Print to PDF (o una impresora PDF similar) y enviando el nuevo PDF. Esto normaliza la estructura del PDF y resuelve muchos problemas de PDF incrustado sin que soporte tenga que intervenir.
Una factura de autofacturación se envió al receptor incorrecto. Como cliente la envía como factura de compra, como proveedor como factura de venta.
¿Qué puede hacer? Vuelva a enviar la factura a la dirección de correo correcta (compras o ventas).
En facturas ZUGFeRD (PDF híbrido con XML incrustado) la tarea de conversión puede mostrar el estado "Procesada con éxito", pero la factura no aparece en su bandeja de entrada. En ese caso el reconocimiento IDR tuvo éxito, pero la conversión del formato CII a UBL no. La plataforma solo puede almacenar facturas UBL válidas.
¿Qué puede hacer? Contacte con soporte e indique que la tarea de conversión está marcada como correcta pero falta la factura. El equipo técnico puede ajustar la transformación para que facturas similares se procesen correctamente en el futuro.
Consejo: una factura ZUGFeRD que sale "verde" en validadores externos puede fallar igualmente en la plataforma eConnect. La plataforma exige requisitos más estrictos (BIS Billing v3 / NLCIUS) que la mayoría de los validadores CII.
En una factura de compra entrante (PDF), el mensaje "El cálculo del IVA es incorrecto" significa que los importes y el IVA del documento o del reconocimiento no cuadran. Por ello el documento no se envía (temporalmente) a su contabilidad o ERP. Este mensaje también puede figurar como estado final en el historial de la tarea de conversión.
Un documento rechazado antes puede registrarse con éxito: la plataforma recalcula los importes automáticamente (el total de la factura manda, después los importes de IVA y el resto de valores) y puede cuadrar un documento sin más acción suya.
Si el rechazo permanece definitivo, es una excepción, pero una decisión consciente del equipo de calidad. Si impugna el rechazo, le corresponde demostrar que los importes sí cuadran.
¿Qué puede hacer? Compruebe primero el estado actual del documento en el historial de la tarea de conversión: si ya hay un estado correcto tras el recálculo, no hace falta reenviar. Si la tarea sigue abierta o en curso, espere el recálculo. Si el rechazo se mantiene y cree que es incorrecto, contacte con soporte y explique por qué los importes cuadran.
Una nota de crédito entregada como XML por el proveedor (por ejemplo vía Peppol) a veces se procesa como factura ordinaria en lugar de como nota de crédito. Esto ocurre porque el proveedor fijó mal el tipo de documento en ese XML: código de factura 380 (factura ordinaria) en lugar de 381 (nota de crédito).
En un documento entregado como XML, el proveedor (o el sistema de origen del proveedor) determina el tipo de documento. eConnect procesa ese XML tal como se entregó y no cambia el tipo de documento.
¿Qué puede hacer? Contacte con su proveedor y pida que vuelva a entregar la nota de crédito con el código de tipo de documento correcto (381). Si el documento llegó a eConnect como PDF y no como XML del proveedor, contacte con soporte: en ese caso puede tratarse de un error de reconocimiento que se puede mejorar.
El XML muestra un importe o tipo de IVA distinto al de la factura PDF, con el mensaje "The applied VAT differs from the expected rate". Esto ocurre, por ejemplo, con un tipo de IVA del 17% (el tipo estándar de Luxemburgo). eConnect y el IDR admiten facturas con un 17% de IVA; este tipo no es no admitido ni desconocido.
El mensaje no es un error de reconocimiento automático. El procesamiento IDR da primero prioridad a un importe total correcto (el importe total a pagar) y después toma el IVA completo de la factura. El IDR toma siempre el importe y el tipo de IVA de la propia factura; eConnect no corrige la factura. Solo hay un error de reconocimiento estructural si el tipo o el importe de IVA del XML difiere realmente de lo que figura en la factura PDF.
¿Qué puede hacer? Compruebe primero si el importe total a pagar se ha tomado correctamente. Compare después el tipo y el importe de IVA del PDF con el XML. Si coinciden, no hay error de reconocimiento: el mensaje es solo una advertencia de validación. Si el importe o el tipo de IVA del XML difiere de forma demostrable del PDF, contacte con soporte y envíe el PDF original y el XML correspondiente.
Atención: las preguntas de contabilización fiscal (por ejemplo IVA soportado frente a devolución UE con un tipo de IVA extranjero) quedan fuera del alcance de este mensaje de error. Consulte a su asesor fiscal.
Si la factura PDF no muestra IVA (tampoco como otro importe, como un impuesto de seguro, o un porcentaje del 21%), la conversión PDF pone la categoría de IVA en O (IVA no aplicable). Esto ocurre también cuando el PDF sí indica un número de IVA del proveedor.
Es comportamiento de producto, no un error de reconocimiento automático: el procesamiento IDR basa la categoría de IVA en lo que figura realmente como IVA en el documento, no en la presencia de un número de IVA.
¿Qué puede hacer? ¿El PDF sí muestra IVA, pero falta en el XML? Entonces puede haber un error de reconocimiento. En ese caso contacte con soporte mediante Feedback PDF-conversion y envíe el PDF original y el XML correspondiente.
Tras resolver el problema puede volver a enviar el documento por correo electrónico. Envíelo a la misma dirección que la primera vez. La plataforma lo trata como un documento nuevo e inicia una nueva tarea de conversión.
Si cree que una factura se ha rechazado de forma incorrecta, puede indicarlo en support.econnect.eu. Adjunte el documento a la solicitud de revisión. El equipo de eConnect vuelve a revisar la factura y ajusta la clasificación o el reconocimiento si es necesario.
Atención: cada corrección que aplica el equipo de Quality Control se devuelve al IDR como datos de entrenamiento. Así se evita automáticamente un error similar en el futuro.
¿Quiere entender cómo funciona el proceso de conversión completo? Lea Tarea de conversión: el proceso de principio a fin.
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