Wenn ein Empfänger den Status Ihrer Rechnung über eine Invoice Response (Statusnachrichten) zurückmeldet, sendet der PSB eine Benachrichtigung an Ihren Webhook. So wissen Sie als Absender, ob eine Rechnung genehmigt, abgelehnt wurde oder ob der Empfänger zusätzliche Informationen benötigt. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie diese Benachrichtigungen empfangen und verarbeiten.

Nach dem Versand einer Rechnung kann der Empfänger über das Peppol-Netzwerk Statusnachrichten zurücksenden. Der PSB verknüpft jede eingehende Invoice Response automatisch mit Ihrer ursprünglichen Rechnung und veröffentlicht ein Webhook-Event.

Der Ablauf:

1. Sie versenden eine Rechnung über den PSB
2. Der Empfänger verarbeitet die Rechnung und sendet eine Invoice Response
3. Der PSB empfängt die Response-Nachricht und verknüpft sie mit Ihrer Rechnung
4. Ihr Webhook empfängt ein InvoiceResponseReceived-Event

Registrieren Sie einen Hook auf das Topic InvoiceResponseReceived:

POST /api/v1/hook

{
  "action": "https://mein-system.de/webhook/responses#meinSecretKey",
  "topics": ["InvoiceResponseReceived"]
}

Der Webhook-Payload enthält die documentId der ursprünglichen Rechnung und die responseDocumentId der Invoice Response Nachricht.

Rufen Sie die vollständige Invoice Response Nachricht über die API ab:

GET /api/v1/{partyId}/salesInvoice/{documentId}/response/{responseDocumentId}/download HTTP/1.1
Host: psb.econnect.eu
Authorization: Bearer {access_token}

Die Nachricht enthält den Statuscode, eventuelle Clarification Codes und eine optionale Erläuterung des Empfängers.

Der empfangene Statuscode gibt an, in welchem Stadium sich die Rechnung beim Empfänger befindet:

Bei den Status UQ und RE ist es wichtig, den mitgesendeten Reason Code und Action Code zu lesen. Diese geben an, was falsch ist und welche Aktion der Empfänger von Ihnen erwartet. Siehe den Artikel Invoice Response versenden für eine Übersicht aller Reason und Action Codes.

Um Invoice Responses als Absender empfangen zu können, muss Ihre Organisation in der Peppol SMP mit der invoiceResponse-Capability registriert sein. Ohne diese Registrierung kann der Access Point des Empfängers die Response-Nachricht nicht zustellen.

Prüfen und aktivieren Sie die Capability:

PUT /api/v1/peppol/config HTTP/1.1
Host: psb.econnect.eu
Authorization: Bearer {access_token}
Content-Type: application/json

{
  "invoiceResponse": {
    "state": "on"
  }
}

Einige Empfehlungen für die Verarbeitung von Invoice Responses:

• Mit der Rechnung verknüpfen: Verwenden Sie die documentId aus dem Payload, um die Response mit der richtigen Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltung zu verknüpfen.
• Status anzeigen: Machen Sie den Rechnungsstatus für Ihre Benutzer sichtbar. Ein Indikator "genehmigt" oder "abgelehnt" verhindert unnötige Rückfragen.
• Auf Ablehnungen reagieren: Bei Status RE ist es üblich, die Rechnung zu korrigieren und eine neue Version zu senden. Beachten Sie: Verwenden Sie dafür eine neue X-EConnect-DocumentId, da es sich um ein neues Dokument handelt.
• Audit Trail aufbewahren: Speichern Sie jede empfangene Invoice Response als Teil der Rechnungshistorie.

Invoice Responses sind im Peppol-Netzwerk optional. Nicht jeder Empfänger sendet sie. Wenn sie jedoch verwendet werden, bieten sie wertvolle Einblicke in den Rechnungsprozess.