Neben Webhooks bietet der PSB die Möglichkeit, Benachrichtigungen per E-Mail zu versenden. Ein E-Mail-Hook (auch Mailhook oder Mailto-Hook genannt) sendet eine E-Mail für jedes Ereignis zu einem gewählten Topic. Nützlich für Organisationen, die keinen eigenen Webhook-Endpoint haben, oder als Ergänzung zu bestehenden Webhooks.

Registrieren Sie einen Hook über die API mit einer mailto:-Action:

{
  "action": "mailto:buchhaltung@Ihr-unternehmen.de",
  "topics": ["InvoiceReceived"]
}

Bei jeder empfangenen Rechnung sendet der PSB nun eine Benachrichtigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Die E-Mail-Adresse in der Action darf auch einen Platzhalter enthalten: [senderEmailAddress] oder [receiverEmailAddress], um dynamisch an die E-Mail-Adresse des Absenders oder Empfängers zu senden.

Wichtig: Verwenden Sie bei Platzhaltern immer den fallbackEmail-Parameter. Wenn die E-Mail-Adresse im Dokument nicht verfügbar ist, sendet der PSB die Benachrichtigung an die Fallback-Adresse.

E-Mail-Hooks unterstützen umfangreiche Konfiguration über Queryparameter in der Action-URL. Sie bauen die URL auf als mailto:adresse@domain.de?param1=wert&param2=wert.

Der PSB unterstützt zwei Versionen des E-Mail-Templates:

Tipp: Verwenden Sie immer Version 1.0 für neue Konfigurationen. Version 0.9 sendet von der alten eVerbinding-Domäne, die nicht mehr aktiv gepflegt wird.

Ein E-Mail-Hook, der bei jeder empfangenen Rechnung eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang (ohne XML) sendet:

mailto:buchhaltung@Ihr-unternehmen.de?includeAttachment=true&excludePrimaryAttachment=true&version=1.0

Ein Hook, der dynamisch an den Absender sendet, mit Fallback:

mailto:[senderEmailAddress]?includeAttachment=true&version=1.0&fallbackEmail=backup@Ihr-unternehmen.de

Möchten Sie die volle Kontrolle über das E-Mail-Layout? Lassen Sie von eConnect ein eigenes SendGrid-Template konfigurieren und verwenden Sie den templateId-Parameter. Sie können auch Ihr eigenes SendGrid-Konto anbinden, indem Sie ein init-Objekt mit Ihrem API-Key zur Hook-Konfiguration hinzufügen.

Wenn ein Kunde feststellt, dass weitergeleitete eingehende Rechnungen nur die XML enthalten und nicht die PDF, liegt das an excludeAdditionalAttachments=true. Beim Erstellen eines E-Mail-Connectors/Mailhooks ist dieser Parameter standardmäßig auf true gesetzt, sodass PDF-Anhänge nicht mitgesendet werden.

Lösung: Setzen Sie excludeAdditionalAttachments=false auf dem Mailhook. Die zusätzlichen Anhänge (PDF/PNG aus der XML) werden dann in der E-Mail mitgeschickt.

Durchführung: Ist der automatisch erstellte E-Mail-Connector (Collabrr-Plattform) betroffen, kann nur TechSupport diese Änderung vornehmen. Ändern Sie den Connector nach der Korrektur nicht manuell — eine manuelle Anpassung überschreibt die Korrektur und unterdrückt den PDF-Anhang erneut. Verwaltet der Kunde einen eigenen PSB-Mailhook, kann er den Parameter selbst auf false setzen.

Sie können mehrere E-Mail-Adressen angeben, indem Sie separate Hooks erstellen, oder den bcc-Parameter für zusätzliche Empfänger verwenden.

Ein E-Mail-Hook sendet Benachrichtigungen von einer No-Reply-Adresse (noreply@everbinding.nl für Version 0.9, noreply@econnect.email für Version 1.0). Antwortet das empfangende Postfach automatisch — z. B. per Abwesenheitsassistent — prallt diese Antwort häufig als Undeliverable oder NDR (Non-Delivery Report) zurück, typischerweise mit Fehlercode 550 5.1.10 Recipient not found.

Erhalten Sie eine solche Undeliverable/NDR mit einem Betreff, der auf eine PSB-Benachrichtigung wie InvoiceSent verweist, bedeutet das nicht, dass die Rechnung über Peppol nicht zugestellt wurde. Das Topic InvoiceSent bedeutet, dass die ausgehende Rechnung erfolgreich beim Empfänger angekommen ist (siehe Webhooks einrichten: häufig verwendete Topics). Der Bounce entsteht, weil das Postfach des Kunden automatisch auf eine No-Reply-Adresse geantwortet hat — nicht wegen eines Peppol-Zustellfehlers.

Prüfung:

1. Lesen Sie den Anhang des NDR: verweist der ursprüngliche Betreff oder der Envelope-Absender auf eine No-Reply-Adresse (noreply@everbinding.nl oder noreply@econnect.email)?
2. Handelt es sich um eine Benachrichtigung wie InvoiceSent, wurde die Rechnung bereits erfolgreich zugestellt. Der Bounce ist eine Reaktion auf die Benachrichtigungs-E-Mail selbst, kein Zustellfehler.
3. Bitten Sie den Kunden, die automatische Antwort oder den Abwesenheitsassistenten für Mail von everbinding.nl und econnect.eu zu deaktivieren oder No-Reply-Adressen von automatischen Antworten auszuschließen.

Einen echten Plattform-Zustellfehler erkennen Sie am Status Delivery Failed im Postausgang — nicht an einem NDR auf eine No-Reply-Adresse.

Die vollständige API-Spezifikation finden Sie unter psb.econnect.eu mit allen möglichen Konfigurationen und Beispielen.