Každý podnikatel v Nizozemsku je ze zákona povinen uchovávat faktury a administrativu. Belastingdienst stanoví požadavky na dobu, formu a dostupnost tohoto uchovávání. Pro organizace přecházející na e-fakturaci jsou tato pravidla obzvlášť důležitá, protože potvrzují, že digitální faktury musí být uchovávány digitálně.

Standardní lhůta uchovávání faktur a základních údajů je 7 let. Pro některé kategorie platí delší lhůta:

Lhůta nezačíná datem faktury, ale okamžikem, kdy aktuálnost údaje pomine. Leasingovou smlouvu na 4 roky tedy nejprve 4 roky uchováváte jako součást aktivní administrativy; teprve poté začíná lhůta 7 let.

Pozor: i po ukončení podnikání musí administrativa zůstat uchována, aby Belastingdienst mohla provést závěrečnou kontrolu.

Belastingdienst je jasná: faktury uchováváte v podobě, v jaké jste je odeslali nebo přijali. Digitálně přijatou fakturu (jako UBL, Peppol BIS nebo XML) ukládáte digitálně. Vytisknout a smazat digitální soubor není dovoleno.

Opačně platí totéž: fakturu přijatou na papíře uchováváte zásadně na papíře, pokud nevyužijete zásadu převodu (viz níže).

Tip: když odesíláte nebo přijímáte faktury přes eConnect, automaticky se digitálně archivují na platformě. Tím ihned splníte požadavek na formu od Belastingdienst.

Zásada převodu dává podnikatelům možnost převést údaje z jednoho úložného média na jiné. Například skenovat papírové faktury do digitální podoby, přenést soubory z CD-ROM na USB nebo převést údaje do jiného formátu.

Po platném převodu už původní dokument nemusí být uchováván. Digitální verze nahrazuje originál.

Belastingdienst stanoví čtyři podmínky převodu:

1. Správné a úplné: převedené údaje musí být obsahově totožné s originálem.
2. Dostupné po celou dobu uchovávání: údaje musí zůstat přístupné po celých 7 nebo 10 let.
3. Reprodukovatelné a čitelné: údaje musí jít v přiměřené době reprodukovat, učinit čitelnými a zkontrolovat.
4. Zachovat znaky pravosti: při skenování papírových dokumentů se musí uložit i znaky pravosti (barva, logo, vodoznak, druh papíru, podpis). Pokud to technicky nejde, musí se nahradit technickými opatřeními (vysoké rozlišení) nebo organizačními opatřeními (odsouhlasení s bankovními výpisy).

Ne všechny dokumenty smějí být převedeny. Rozvaha, výkaz zisku a ztráty a některé celní dokumenty musí zůstat v původní podobě.

Auditfile Financieel je výtah z hlavní knihy a podporuje ho většina účetních balíků. Nestačí však uchovávat jen Auditfile: všechny podrobné podkladové údaje (faktury, účtenky, smlouvy) musí zůstat dostupné.

Belastingdienst považuje za administrativu všechny údaje o podnikání bez ohledu na formu:

• Přijaté faktury a kopie odeslaných faktur
• Bankovní výpisy
• Smlouvy, dohody a korespondence
• Pokladna (včetně poznámek) a účtenky
• Software a datové soubory
• Finanční záznamy (nákupní/prodejní kniha, hlavní kniha)
• Průběžné kontrolní výpočty

Obchodní zprávy přes e-mail, WhatsApp, SMS a sociální sítě také spadají pod povinnost uchovávání. Při kontrole musí být dostupné ve formě požadované inspektorem. Pokud není oddělena obchodní a soukromá data, musí se uchovávat i soukromá data.

Povinnost uchovávání vyžaduje, aby digitální soubory zůstaly konzultovatelné po celou lhůtu. V praxi to může znamenat uchovávat starý hardware nebo software, pokud jsou soubory čitelné jen na něm. Při výběru archivačního řešení je proto rozumné pracovat s otevřenými, široce podporovanými formáty.

Tip: strukturované e-faktury ve formátu UBL nebo Peppol BIS jsou otevřené standardy nezávislé na konkrétním softwaru. Snáze tak splníte požadavek dlouhodobé dostupnosti než u proprietárních formátů.

Pokud administrativu vede zcela nebo zčásti účetní, daňový poradce nebo jiná kancelář, údaje u této třetí strany musí být také uchovávány podle stejných pravidel.

Při neúplné administrativě nebo příliš krátké lhůtě může Belastingdienst sama stanovit váš obrat a zisk. Pokud s tímto výpočtem nesouhlasíte, musíte dokázat, že je nesprávný. Jde o obrácení důkazního břemene – závažnou sankci, které se chcete vyhnout.

Fiskální pravidla uchovávání dokonale navazují na přechod k e-fakturaci:

• Digitální faktury jsou rovnocenné papírovým podle Belastingdienst, pokud je zajištěna pravost, integrita a čitelnost.
• Uchovávání v původní podobě znamená, že UBL a Peppol faktury se archivují digitálně. To probíhá automaticky při práci přes eConnect.
• Zásada převodu nabízí přechodovou cestu: papírové faktury smějí být skenovány a uchovávány digitálně, poté už papírový originál není potřeba. To snižuje práh pro plně digitální práci.
• Otevřené standardy (UBL, Peppol BIS) zaručují dlouhodobou čitelnost bez závislosti na konkrétním softwaru.

Chcete vědět, které údaje jsou na faktuře povinné? Přečtěte si více o zákonných požadavcích na faktury.