Jak IDR identifikuje dodavatele pomocí Purple Pages a obchodního rejstříku a proč se název na e-faktuře může lišit od PDF.
Při zpracování PDF faktury musí IDR určit, kdo je dodavatelem. Neděje se to na základě jména a adresy uvedených na PDF, ale prostřednictvím Purple Pages: databáze subjektů eConnect, která je napájena nizozemskou Obchodní komorou (KvK). Údaje o dodavateli v e-faktuře jsou proto vždy oficiálními údaji z rejstříku.
Název dodavatele na PDF faktuře může být zapsán mnoha způsoby: s právní formou nebo bez ní, zkráceně, s obchodním názvem místo statutárního názvu. Díky identifikaci dodavatele na základě údajů z rejstříku namísto textu na faktuře je identifikace spolehlivá a konzistentní bez ohledu na to, jak dodavatel uvádí své jméno na faktuře.
Purple Pages obsahuje údaje o všech nizozemských organizacích a je průběžně aktualizována. U zahraničních dodavatelů je identifikace doplněna údaji z jiných zdrojů.
Může se stát, že se název v e-faktuře liší od názvu na originálním PDF. Jedná se o normální chování: e-faktura obsahuje oficiální údaje z rejstříku, nikoli text z PDF. Údaje, které IDR na faktuře rozpozná jako příjemce (odběratele), jsou samostatně uvedeny v XML rozšíření, včetně upozornění při zásadních odchylkách (například jiné DIČ).
Známý specifický případ: u faktur od dceřiných organizací nebo nadací, které jsou součástí větší organizace, může IDR někdy rozpoznat název zastřešující organizace místo skutečného dodavatele. K tomu dochází, pokud je název zastřešující organizace na faktuře dominantní.
Pokud k tomu dojde, opravte fakturu ručně a nahlaste to podpoře. Tým eConnect upraví rozpoznávání tak, aby budoucí faktury tohoto dodavatele byly správně identifikovány.
Poznámka: každá oprava je zpětně předána do IDR jako trénovací data. Systém se z nahlášení učí a při dalších fakturách dodavatele správně rozpozná.
U dodavatelů, kteří jsou částí koncernu s více právními subjekty v různých zemích (například nizozemská a dánská pobočka stejné značky), IDR vždy identifikuje skutečného dodavatele na základě identifikátorů (ičo, DIČ nebo lokální rejstříky) a IBAN, nikoli na základě přání klienta.
Pokud je na PDF uvedena nizozemská adresa a/nebo nizozemský IBAN, shoda s nizozemskou pobočkou může být technicky správná, i když fakturu normálně účtujete na jiný koncernový subjekt (například dánskou pobočku). Tento rozdíl leží ve vašem vlastním účetním zpracování nebo nastavení ERP, nikoli v chybě IDR.
To se liší od výše popsaného specifického případu, kdy IDR rozpozná název zastřešující organizace místo skutečné dceřiné společnosti: tam jde o dominanci názvu na faktuře, zde o právně správný, ale potenciálně neočekávaný koncernový subjekt.
Žádná samoobslužná možnost změny subjektu. Neexistuje žádné nastavení (SampleStore nebo nápověda), které by umožnilo vynutit na IDR jiný, preferovaný zemní nebo koncernový subjekt proti identifikátorům a IBAN. Řešení je na vaší straně: namapujte dodavatele ve svém ERP systému na požadovaný subjekt, nebo fakturu zaúčtujte manuálně na správný koncernový subjekt.
E-faktura vždy obsahuje oficiální údaje z rejstříku z Purple Pages, nikoli text uvedený na PDF. Dodavatel může svůj název psát různými způsoby (s právní formou nebo bez ní, jako obchodní název), ale identifikace pomocí údajů z rejstříku je spolehlivější a konzistentnější.
Opravte fakturu ručně a nahlaste to podpoře. Tým eConnect upraví rozpoznávání tak, aby budoucí faktury tohoto dodavatele byly správně identifikovány. Každá oprava je zpětně předána do IDR jako trénovací data, díky čemuž se systém z nahlášení učí.
U nizozemských dodavatelů využívá Purple Pages údaje z obchodního rejstříku. U zahraničních dodavatelů je identifikace doplněna údaji z jiných zdrojů, jako je DIČ nebo jiné specifické národní rejstříky. IDR rozpoznává faktury ve více než 200 jazycích.
IDR porovnává podle identifikátorů (ičo, DIČ nebo lokální rejstříky) a IBAN, nikoli podle pobočky, kterou očekáváte. Pokud je například na faktuře nizozemská adresa nebo IBAN, shoda s nizozemskou pobočkou může být technicky správná, i když normálně účtujete na jiný koncernový subjekt. Řešte to prostřednictvím mapování ERP nebo manuálním zaúčtováním na správný subjekt; neexistuje nastavení pro vynucení subjektu.
Chcete vědět, která pole IDR rozpoznává? Přečtěte si Která pole rozpoznává IDR?.
Zobrazit všechna rozpoznaná pole