Jak zaslat přijaté faktury e-mailem do eConnect pro automatickou konverzi a doručení.
Dostáváte faktury e-mailem nebo poštou? Přeposláním na svou osobní e-mailovou adresu eConnect se automaticky zpracují a doručí do vašeho účetního softwaru. Nezáleží na tom, zda se jedná o PDF, obrázek nebo soubor XML, eConnect Scan & Rozpoznávání zpracuje vše.
Jakmile je vaše organizace aktivována na platformě, získáte vlastní e-mailovou adresu pro přijaté faktury:
<ico>@inkoopfacturen.econnect.eu
Tato adresa je ihned k dispozici a nemusíte ji zvlášť žádat ani aktivovat. Výchozí nastavení však ne vždy odpovídá vašim konkrétním potřebám. Vždy proto zkontrolujte, zda je adresa správně nakonfigurována, nebo si prostřednictvím Email Receiver vytvořte novou adresu, u které si nastavení upravíte přesně podle svých požadavků.
Kromě standardní adresy podle IČO můžete prostřednictvím Email Receiver vytvořit také specifickou e-mailovou adresu pro každého dodavatele. Platforma poté vygeneruje jedinečnou adresu v doméně trust.econnect.eu s náhodnou řadou znaků, například:
y49jvmtw@trust.econnect.eu
Pro každou adresu určíte, která doména nebo e-mailová adresa smí odesílat, jaký typ dokumentu se vytvoří a zda se XML faktury automaticky přeposílají. To poskytuje větší kontrolu než standardní adresa podle IČO a je k dispozici od tarifu Basic.
Tip: používáte PSB (Procurement Service Bus)? Obraťte se na Sales a domluvte se, jak vám eConnect může pomoci se zpracováním e-mailů na PSB.
Když odešlete e-mail s přílohou faktury na svou adresu pro přijaté faktury, stane se následující:
Systém zkontroluje každou přílohu a automaticky určí, zda se jedná o fakturu, dodací list, přílohu nebo jiný dokument.
Faktury se převedou na ověřenou e-fakturu. PDF faktury procházejí IDR (Intelligent Document Recogniser) pro OCR rozpoznávání. XML faktury se ověřují přímo.
Ostatní dokumenty ve stejném e-mailu (specifikace, dodací listy) se automaticky připojí k faktuře jako příloha.
Zpracovaná faktura se objeví ve vaší doručené poště a automaticky se přepošle do vašeho propojeného účetního softwaru.
Většina faktur je zpracována během několika minut. Přečtěte si více o dobách zpracování.
eConnect zpracovává PDF, XML faktury (všechny formáty e-faktur), obrázky (JPEG, PNG, BMP) a hybridní formáty jako ZUGFeRD/Factur-X. E-mail může mít maximálně 35 MB s maximálně 50 přílohami. Příloha menší než 10 KB se ignoruje. Vždy zasílejte jednu fakturu na soubor.
Přečtěte si požadavky na odesílání faktur pro úplný přehled formátů, limitů a bodů, na které je třeba dávat pozor.
E-maily s fakturami můžete přeposílat také z vlastní e-mailové schránky. Dávejte přitom pozor na následující:
everbinding.nl a econnect.eu z automatického přeposílání, abyste předešli smyčkám.Pokud se při odesílání něco pokazí, obdržíte chybové hlášení e-mailem na adresu, ze které jste fakturu odeslali. Mezi časté příčiny patří příliš velký soubor, nečitelné PDF nebo XML soubor, který nesplňuje požadovaný standard.
Ano, můžete přiložit více faktur do jednoho e-mailu, maximálně do 50 příloh a celkem 35 MB. Každá faktura však musí být v samostatném souboru. PDF s více fakturami bude odmítnuto.
Pokud IDR nemůže dokument zpracovat, obdržíte chybové hlášení e-mailem na adresu, ze které jste fakturu odeslali. Ve většině případů můžete problém vyřešit sami, například zasláním čitelnější verze nebo použitím správného formátu souboru.
Průměrná doba výpočtu bez lidského zásahu je 5 až 30 sekund na dokument. Průměrná doba end-to-end včetně fronty je asi 3,5 minuty. Norma SLA je 99 % do 8 hodin. Jde-li dokument k ruční kontrole, může to v pracovních dnech trvat až 24 hodin.
Chcete, aby vám dodavatelé posílali faktury přímo na tuto adresu? Nastavte důvěryhodného odesílatele pro dodatečné zabezpečení.
Odešlete svou první fakturu