UWV je jedným z najväčších príjemcov e-faktúr v Holandsku a kladie špecifické požiadavky na obsah a štruktúru faktúr. Cez eConnect môžete faktúry UWV odosielať cez Peppol, ale je dôležité poznať správny peňažný tok, správne číslo OINO a povinné polia. Tento článok všetko vysvetľuje krok za krokom.

UWV rozlišuje dva peňažné toky, z ktorých každý má vlastné číslo OINO a vlastné požiadavky na faktúry:

Pozor: OINO má vždy 20 číslic, vrátane úvodných núl. Ak vynecháte nuly, faktúra nebude doručená.

Pri zostavovaní faktúry použite OINO správneho peňažného toku. Ak si nie ste istí, ku ktorému peňažnému toku Vaša faktúra patrí, opýtajte sa Vašej kontaktnej osoby v UWV.

Veľký peňažný tok má najrozsiahlejšie požiadavky. Vaša faktúra musí spĺňať tieto náležitosti:

Povinné polia na úrovni dokumentu:

• Číslo nákupnej objednávky: číslo objednávky UWV, ktoré ste dostali. Maximálne jedno číslo objednávky na faktúru.
• Zákonné údaje faktúry: číslo KvK, IČ DPH a IBAN dodávateľa musia byť úplne vyplnené.
• Kontaktné údaje dodávateľa: Vaša e-mailová adresa a telefónne číslo musia byť na faktúre.

Povinné polia na riadku faktúry:

• Kód produktu (BuyersItemIdentification): každý riadok faktúry musí obsahovať kód produktu, ktorý UWV uviedol v nákupnej objednávke.
• Odkaz na riadok objednávky: každý riadok faktúry musí odkazovať na príslušný riadok objednávky.

Tip: kódy produktov nájdete v nákupnej objednávke, ktorú ste od UWV dostali. Presne ich prevzajte, pretože odlišné kódy vedú k odmietnutiu.

Malý peňažný tok má mierne odlišné požiadavky:

Povinné polia na úrovni dokumentu:

• Číslo nákupnej objednávky alebo nákladové stredisko: vyplňte číslo objednávky z nákupnej objednávky UWV, alebo nákladové stredisko, ak číslo objednávky nie je k dispozícii.
• Meno kontaktnej osoby UWV: meno Vašej kontaktnej osoby v UWV musí byť na faktúre.

Povinné polia na riadku faktúry:

• Čísla riadkov objednávky: každý riadok faktúry musí odkazovať na príslušný riadok v nákupnej objednávke UWV.

Skontrolujte celkovú sumu: celková suma Vašej faktúry nesmie byť vyššia ako suma na príslušnej nákupnej objednávke. Vyššia suma vedie k automatickému odmietnutiu.

Ak od UWV dostanete nákupnú objednávku cez Peppol, môžete ju na platforme eConnect niekoľkými kliknutiami previesť na faktúru. Nazýva sa to Order flip. Platforma automaticky prevezme údaje objednávky (číslo objednávky, riadky, kódy produktov, sumy), takže stačí len skontrolovať a odoslať.

Order flip predchádza preklepom a zabezpečuje, že Vaša faktúra priamo spĺňa všetky požiadavky UWV, pretože povinné polia sa automaticky preberajú z nákupnej objednávky.

Potrebujete opraviť faktúru? UWV akceptuje len úplné kreditovanie: úplne kreditujte pôvodnú sumu a potom vytvorte novú faktúru so správnou sumou. Kreditná faktúra musí mať nové, jedinečné číslo faktúry.

Ak Vaša faktúra nespĺňa požiadavky, dostanete chybové hlásenie so špecifickým chybovým kódom UWV. UWV používa vlastné validačné pravidlá nad rámec štandardnej validácie Peppol/NLCIUS.

Bežné chybové kódy zahŕňajú UWV001 (chýbajúce povinné polia ako meno dodávateľa, adresa, IČ DPH, sumy), UWV009 (neplatné číslo objednávky), UWV013 (chýba číslo riadku objednávky) a UWV014 (chýba kód produktu), UWV017 (neplatné číslo objednávky alebo nesprávna kombinácia s KvK -- invoiceCheck). Pri neznámom chybovom kóde kontaktujte support@econnect.eu.

Chcete vedieť, ako fungujú e-objednávky od UWV? Prečítajte si viac o prijímaní e-objednávok cez Peppol.